En noggrann uppskattning av projektkostnader är avgörande för att ett projekt ska lyckas (och slutföras). Ändå är kostnadsuppskattning och budgethantering två av de svåraste utmaningarna för projektledare idag.
Under 2016 slutfördes endast 53 % av projekten inom den ursprungliga budgeten, enligt PMI. Och dessa missade budgetar och misslyckade projekt stod för så mycket som 122 miljoner dollar som slösades bort för varje investerad miljard dollar.
Det är mycket pengar.
I år ska du se till att varje dollar räknas genom att genomföra tydliga och korrekta projektkostnadsberäkningar.
Vad är projektkostnadsberäkning?
Projektkostnadsberäkningar prognostiserar de resurser och den ekonomiska investering som behövs för att genomföra ett projekt framgångsrikt. Målet med uppskattningen är att identifiera alla kostnader som är förknippade med projektet för att skapa en exakt budget och tidslinje.
Desto bättre uppskattning, desto bättre kommer du att kunna kartlägga ditt projekt.
En projektuppskattning innehåller vanligtvis en uppdelning av uppgifter, resurser, faktureringssatser och tidsplan för ett projekt. De kostnader som är förknippade med varje element räknas samman för att skapa en omfattande uppskattning för hela projektet.
En projektkostnadsberäkning hjälper projektledare och kunder:
- Göra en bedömning av om projektet är ekonomiskt genomförbart.
- Skapa en tydlig projektplan med exakta tidsramar.
- Detaljera tillvägagångssättet för projektet baserat på budget och resurser.
Kostnadsberäkningar görs innan projektet påbörjas (även om de kan uppdateras flera gånger före och under ett projekt). Även om de inte är en garanti för den slutliga prislappen, ger uppskattningar kunderna ett intervall som hjälper dem att godkänna en budget och säkra den nödvändiga finansieringen för att starta projektet.
Utmaningen i alla projektkostnadsberäkningar är att hitta balansen mellan att över- och underskatta. Eftersom projektledare har ett ansvar för att leverera projekt i tid och enligt budget kan det vara frestande att ta det säkra före det osäkra och överskatta kostnaderna för projektet. På så sätt är det mer sannolikt att ni kommer att klara budgeten och överträffa förväntningarna.
Överskattning kan dock kosta ert team projektet helt och hållet eller försena lanseringen av projektet om prislappen är för hög. Om du å andra sidan kommer in för lågt riskerar du att spränga budgeten och få en frustrerad kund.
Hur kan projektledare hitta rätt?
Det finns flera olika typer av kostnadsberäkningar inom projektledning samt verktyg och metoder för kostnadsberäkning som hjälper cheferna att göra korrekta prognoser.
Typer av kostnader att ta hänsyn till
När man påbörjar en uppskattning finns det två typer av kostnader att ta hänsyn till i alla projekt: direkta kostnader och indirekta kostnader.
Direkta kostnader
Direkta kostnader är ganska okomplicerade. De omfattar alla kostnader eller resurser som behövs och som är direkt relaterade till projektet. Dessa kostnader kan omfatta arbetskraft, material och utrustning och till och med resekostnader.
Arbetskraft: Löner för lagmedlemmar och entreprenörer som arbetar med projektet.
Material: Material: Alla förnödenheter och all utrustning som behövs för att producera resultaten eller genomföra projektmålen.
Resor: Alla resekostnader (t.ex. bensin, flygbiljetter, hotellvistelser) som du ådrar dig för att genomföra projektet. Om du till exempel måste resa till en avlägsen arbetsplats eller utföra forskning på olika platser bör du inkludera dessa kostnader som en del av din kostnadsberäkning.
Indirekta kostnader
Indirekta kostnader delas upp i alla resurser som inte är direkt allokerade till projektet men som är nödvändiga för att det ska bli framgångsrikt.
Dessa kostnader faller vanligen under overhead- och administrativa kostnader. Dessa kan inkludera ledningens löner, juridiska och bokföringsmässiga tjänster, hyra för kontorslokalerna och allmän utrustning eller förnödenheter som möblerar verksamheten som helhet.
Metoder för uppskattning av projektkostnader
Det finns flera metoder för kostnadsberäkning inom projektledning. Tänk på dessa fyra metoder för att uppskatta projektkostnader.
Analog
Ett annat exempel på uppskattning av projektkostnader är analog (eller top-down) uppskattning. Med denna metod görs kostnadsberäkningar utifrån historiska kostnader för liknande projekt. Med andra ord, om ditt team eller din organisation upprepar liknande projekt (t.ex. specifika utrustningsreparationer eller andra regelbundna initiativ), kan du jämföra dessa tidigare projekt och deras tillhörande kostnader med dina nuvarande projektspecifikationer.
Denna metod är mest effektiv för projekt som har en hög grad av likhet i leveranser, omfattning och sammanhang. Ju större variationer eller komplexitet mellan projekten, desto svårare blir det att göra korrekta uppskattningar.
Analytisk
En analytisk uppskattning (även kallad bottom-up estimering) är en av de mest exakta kostnadsberäkningsmetoderna – men den kan också vara tidskrävande.
Bottom-up estimering bryter ner projektet i mindre delar och skapar sedan kostnadsberäkningar för dessa variabler. Detta innebär att man analyserar både vilka resurser som måste köpas och vilka specifika uppgifter som måste utföras, och sedan anlitar sakkunniga för att uppskatta kostnaderna för varje objekt och uppgift.
För att göra detta använder bottom-up estimering vanligtvis en arbetsfördelningsstruktur (WBS) för att beskriva och dela upp ett projekt i mindre delar som kallas arbetspaket.
Parametrisk
Parametrisk estimering är en mycket noggrann kostnadsberäkningsmetod för projekt med hög grad av repeterbarhet. Kostnadsbedömare delar upp projektet i arbetsenheter, uppskattar kostnaden per enhet och adderar sedan enhetskostnaderna tillsammans.
Denna metod fungerar bäst för kompetensbaserade projekt med konkreta, repeterbara uppgifter eller arbetsenheter. Kreativa projekt är däremot svårare att uppskatta med denna teknik eftersom arbetsenheterna ofta är mindre jämförbara eller upprepbara till sin natur.
Trepunktsskattning
Trepunktsskattning utvärderar tre nivåer av uppskattning baserat på osäkerhet och risk i ett visst projekt. Du kan tillämpa den här metoden på ett helt projekt eller på dess komponenter i en WBS. Denna metod resulterar i tre beräknade projektkostnader:
- Optimistiska kostnader
- Pessimistiska kostnader
- Mest sannolika kostnader
För att genomföra en trepunktsberäkning kommer projektledaren att bryta ner projektet i uppgifter eller aktiviteter och sedan arbeta med sitt team för att identifiera potentiella risker för projekt tre kostnadsberäkningar. Ett PERT-diagram kan hjälpa dig att fastställa relationerna mellan uppgifterna och eventuella beroenden som kan påverka tiden och kostnaden för projektet.
Värdet i en trepunktsberäkning är större noggrannhet i kostnadsberäkningen och bättre riskhantering. Genom att redovisa riskerna (t.ex. förseningar i schemaläggningen och andra hinder) kan projektledare undvika att avsevärt överskatta projektkostnaderna.
Kännetecken för en bra kostnadsberäkning
Så hur kan man avgöra om din kostnadsberäkning är bra? Det finns flera faktorer för att utvärdera kvaliteten på en viss uppskattning.
Men det viktigaste är att en uppskattning ska vara korrekt, tillförlitlig och väldokumenterad.
För att se till att dina kostnadsberäkningar uppfyller dessa toppkriterier väljer du uppskattningstekniker som bäst passar dina projektspecifikationer. Du kan även utföra två eller flera typer av uppskattningar för att jämföra prognoserna.
För övrigt ska du se till att alla uppskattningar är noggrant dokumenterade. Denna information hjälper till att hålla intressenterna på samma sida från början och fungerar som en värdefull referenspunkt om du skulle behöva justera kostnadsberäkningar mitt i projektet eller uppskatta kostnaderna på ett tillförlitligt sätt för liknande projekt i framtiden.
Att uppskatta kostnader kan vara ett skrämmande projekt i sig självt. Lucidchart kan hjälpa dig att komma igång. Lucidcharts robusta diagramplattform hjälper projektledare att enkelt planera och genomföra projekt.
Använd Lucidchart för att skapa tydliga arbetsfördelningsstrukturer, PERT-diagram och Gantt-diagram för att beskriva projektets leveranser, uppskatta tidsfrister och identifiera hur många teammedlemmar du behöver rekrytera.
Lucidcharts bibliotek med mallar gör det enkelt att fylla i projektinformation. Du kan till och med ge tillgång till andra teammedlemmar för att samarbeta om projektdokument och dela dina framsteg med intressenter i realtid. Med noggrann planering och tillförlitliga verktyg för kostnadsberäkning kan du uppskatta kostnaderna med självförtroende.