Stimare accuratamente i costi del progetto è fondamentale per il successo (e il completamento) di un progetto. Eppure, la stima dei costi e la gestione del budget sono due delle sfide più difficili per i project manager di oggi.
Nel 2016, solo il 53% dei progetti sono stati completati entro il loro budget originale, secondo il PMI. E questi budget mancati e progetti falliti hanno rappresentato ben 122 milioni di dollari sprecati per ogni miliardo di dollari investiti.
Sono un sacco di soldi.
Quest’anno, fai contare ogni dollaro conducendo stime chiare e accurate dei costi del progetto.
Cos’è la stima dei costi del progetto?
La stima dei costi del progetto prevede le risorse e gli investimenti finanziari necessari per eseguire un progetto con successo. L’obiettivo della stima è identificare tutti i costi associati al progetto al fine di creare un budget e una timeline accurati.
Meglio la stima, meglio sarete in grado di mappare il vostro progetto.
Una stima di progetto include tipicamente una ripartizione dei compiti, delle risorse, delle tariffe di fatturazione e del calendario per un progetto. I costi associati ad ogni elemento sono sommati per creare una stima completa per l’intero progetto.
Una stima dei costi del progetto aiuta i project manager e i clienti:
- Misurare se il progetto è finanziariamente fattibile.
- Creare una chiara roadmap del progetto con accurate tempistiche.
- Definire l’approccio al progetto in base al budget e alle risorse.
Le stime dei costi avvengono prima dell’inizio del progetto (sebbene possano essere aggiornate più volte prima e durante un progetto). Mentre non sono una garanzia del prezzo finale, le stime danno ai clienti una gamma per aiutarli ad approvare un budget e assicurare il finanziamento necessario per iniziare il progetto.
La sfida per qualsiasi stima dei costi del progetto è trovare un equilibrio tra sovrastima e sottostima. Poiché i project manager hanno la responsabilità di consegnare i progetti in tempo e nel budget, si può essere tentati di andare sul sicuro e sovrastimare i costi del progetto. In questo modo, è più probabile che tu rientri nel budget e superi le aspettative.
Tuttavia, sovrastimare può costare al tuo team l’intero progetto o ritardarne il lancio se il prezzo è troppo alto. D’altra parte, se arrivi troppo basso rischi di far saltare il budget e di gestire un cliente frustrato lungo la strada.
Come possono i project manager trovare il punto dolce?
Ci sono diversi tipi di stime di costo nel project management così come strumenti e metodi di stima dei costi per aiutare i manager a fare previsioni accurate.
Tipi di costi da considerare
Quando si inizia una stima, ci sono due tipi di costi da considerare in qualsiasi progetto: costi diretti e costi indiretti.
Costi diretti
I costi diretti sono abbastanza semplici. Includono tutti i costi o le risorse necessarie che sono direttamente collegate al progetto. Questi costi possono includere manodopera, materiali e attrezzature, e anche costi di viaggio.
Lavoro: Stipendi e salari per i membri del team e gli appaltatori che lavorano al progetto.
Materiali: Qualsiasi fornitura o attrezzatura necessaria per produrre i risultati o eseguire gli obiettivi del progetto.
Viaggio: Tutte le spese di viaggio (ad esempio, benzina, biglietti aerei, pernottamenti in hotel) che devi sostenere per completare il progetto. Per esempio, se devi viaggiare in una sede di lavoro remota o condurre ricerche in luoghi diversi, dovresti includere queste spese come parte della tua stima dei costi.
Costi indiretti
I costi indiretti si dividono in tutte le risorse che non sono direttamente assegnate al progetto ma sono necessarie per il suo successo.
Questi costi tipicamente rientrano nelle spese generali e amministrative. Questi possono includere gli stipendi dei dirigenti, i servizi legali e contabili, l’affitto degli uffici e le attrezzature generali o le forniture che arredano il business nel suo complesso.
Metodi di stima dei costi di progetto
Ci sono diverse tecniche di stima dei costi nella gestione dei progetti. Considera questi quattro metodi su come stimare il costo del progetto.
Analogico
Un altro esempio di stima dei costi del progetto è la stima analogica (o top-down). Questo metodo fa proiezioni di costo basate su costi storici per progetti simili. In altre parole, se il tuo team o la tua organizzazione ripetono progetti simili (come riparazioni di attrezzature specifiche o altre iniziative regolari), puoi confrontare quei progetti passati e i loro costi associati alle specifiche del tuo progetto attuale.
Questo metodo è più efficace per progetti che hanno un alto grado di somiglianza nei deliverable, nell’ambito e nel contesto. Più variazioni o complessità ci sono tra i progetti, più difficile sarà fare stime accurate.
Analitica
Una stima analitica (chiamata anche stima bottom-up) è una delle tecniche di stima dei costi più accurate – ma può anche richiedere molto tempo.
La stima bottom-up scompone il progetto in parti più piccole e poi crea stime dei costi per quelle variabili. Questo implica l’analisi di quali risorse devono essere acquistate e quali compiti specifici devono essere completati, quindi l’arruolamento di esperti in materia per stimare i costi per ogni elemento e compito.
Per fare questo, la stima bottom-up tipicamente usa una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) per delineare e suddividere un progetto in parti più piccole chiamate pacchetti di lavoro.
Parametrico
La stima parametrica è un metodo di stima dei costi molto accurato per progetti con un alto grado di ripetibilità. Gli stimatori dei costi rompono il progetto in unità di lavoro, stimano il costo per unità e poi sommano i costi delle unità.
Questo metodo funziona meglio per progetti basati sulle competenze con compiti concreti e ripetibili o unità di lavoro. Al contrario, i progetti creativi sono più difficili da stimare usando questa tecnica perché le unità di lavoro sono spesso meno comparabili o ripetibili per natura.
Stima a tre punti
La stima a tre punti valuta tre livelli di stima basati su incertezza e rischio in un dato progetto. Puoi applicare questo metodo a un intero progetto o alle sue parti componenti in una WBS. Questo metodo porta a tre costi di progetto proiettati:
- Costi ottimistici
- Costi pessimistici
- Costi più probabili
Per condurre una stima a tre punti, il project manager scompone il progetto in compiti o attività e poi lavora con il suo team per identificare i potenziali rischi per le tre stime di costo del progetto. Un grafico PERT può aiutare a determinare le relazioni tra i compiti e le eventuali dipendenze che potrebbero influenzare il tempo e i costi spesi per il progetto.
Il valore di una stima a tre punti è una maggiore precisione nella proiezione dei costi e una migliore gestione dei rischi. Contabilizzando i rischi (come i ritardi nella programmazione e altri blocchi stradali), i project manager possono evitare di sovrastimare significativamente i costi del progetto.
Caratteristiche di una buona stima dei costi
Come si può quindi determinare se la tua stima è buona? Ci sono diversi fattori per valutare la qualità di una data stima.
Ma la linea di fondo è che una stima dovrebbe essere accurata, affidabile e ben documentata.
Per assicurare che le tue stime dei costi soddisfino questi criteri principali, scegli le tecniche di stima che meglio si adattano alle specifiche del tuo progetto. Puoi anche condurre due o più tipi di stime per confrontare le proiezioni.
Inoltre, assicurati che tutte le stime siano accuratamente documentate. Queste informazioni aiuteranno a mantenere le parti interessate sulla stessa pagina fin dall’inizio e serviranno come un prezioso punto di riferimento nel caso in cui sia necessario modificare le stime dei costi a metà progetto o stimare i costi in modo affidabile per progetti simili in futuro.
La stima dei costi può essere un progetto scoraggiante in sé. Lucidchart può aiutarvi a iniziare. La robusta piattaforma di diagrammi di Lucidchart aiuta i project manager a pianificare ed eseguire i progetti con facilità.
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