Přesný odhad nákladů na projekt je pro úspěch (a dokončení) projektu klíčový. Přesto jsou odhad nákladů a řízení rozpočtu dvěma nejobtížnějšími výzvami pro současné projektové manažery.
V roce 2016 bylo podle PMI pouze 53 % projektů dokončeno v rámci původního rozpočtu. A tyto nedodržené rozpočty a neúspěšné projekty představovaly až 122 milionů promarněných dolarů na každou investovanou miliardu dolarů.
To je spousta peněz.
V letošním roce zajistěte, aby se každý dolar počítal, a to tak, že provedete jasný a přesný odhad nákladů projektu.
Co je odhad nákladů projektu?
Odhad nákladů projektu předpovídá zdroje a finanční investice potřebné k úspěšné realizaci projektu. Cílem odhadu je určit všechny náklady spojené s projektem, aby bylo možné sestavit přesný rozpočet a časový plán.
Čím lepší bude odhad, tím lépe budete schopni projekt zmapovat.
Odhad projektu obvykle obsahuje rozpis úkolů, zdrojů, fakturačních sazeb a harmonogramu projektu. Náklady spojené s jednotlivými prvky se sečtou a vytvoří se komplexní odhad celého projektu.
Odhad nákladů projektu pomáhá projektovým manažerům a klientům:
- Zjistit, zda je projekt finančně proveditelný.
- Vytvořit jasný plán projektu s přesným časovým harmonogramem.
- Definovat přístup k projektu na základě rozpočtu a zdrojů.
Odhad nákladů se provádí před zahájením projektu (i když může být před projektem a v jeho průběhu několikrát aktualizován). I když nejsou zárukou konečné ceny, odhady poskytují klientům rozmezí, které jim pomůže schválit rozpočet a zajistit potřebné finanční prostředky pro zahájení projektu.
Úkolem každého odhadu nákladů na projekt je najít rovnováhu mezi nadhodnocením a podhodnocením. Vzhledem k tomu, že projektoví manažeři mají odpovědnost za včasné dodání projektů v rámci rozpočtu, může být lákavé hrát na jistotu a náklady na projekt nadhodnocovat. Tímto způsobem se s větší pravděpodobností dostanete pod rozpočet a překonáte očekávání.
Přeceňování však může váš tým připravit o celý projekt nebo zpozdit jeho spuštění, pokud je cena příliš vysoká. Na druhou stranu, pokud přijdete s příliš nízkou cenou, riskujete, že rozpočet nevyužijete a budete mít po cestě frustrovaného klienta.
Jak tedy mohou projektoví manažeři najít správnou cestu?
V projektovém managementu existuje několik typů odhadů nákladů a také nástroje a metody pro odhad nákladů, které manažerům pomáhají přesně předpovídat.
Typy nákladů, které je třeba zvážit
Při zahájení odhadu je třeba v každém projektu zvážit dva typy nákladů: přímé náklady a nepřímé náklady.
Přímé náklady
Přímé náklady jsou poměrně jednoduché. Zahrnují veškeré náklady nebo potřebné zdroje, které přímo souvisejí s projektem. Tyto náklady mohou zahrnovat mzdové náklady, materiál a vybavení, a dokonce i cestovní náklady.
Mzdové náklady: Mzdy a platy členů týmu a dodavatelů pracujících na projektu.
Materiál:
Cestovné: Veškerý materiál a vybavení potřebné k vytvoření výstupů nebo k realizaci cílů projektu: Jakékoli cestovní náklady (např. na benzín, letenky, pobyty v hotelu), které vám vzniknou v souvislosti s realizací projektu. Pokud například musíte cestovat na vzdálené pracoviště nebo provádět výzkum na různých místech, měli byste tyto výdaje zahrnout do odhadu nákladů.
Přímé náklady
Přímé náklady se člení na veškeré zdroje, které nejsou přímo přiděleny projektu, ale jsou nezbytné pro jeho úspěch.
Tyto náklady obvykle spadají do režijních a správních nákladů. Mohou zahrnovat mzdy managementu, právní a účetní služby, nájemné za kancelářské prostory a všeobecné vybavení nebo zásoby, které vybavují podnik jako celek.
Metody odhadu nákladů projektu
V projektovém řízení existuje několik technik odhadu nákladů. Zvažte tyto čtyři metody, jak odhadnout náklady na projekt.
Analogický
Dalším příkladem odhadu nákladů na projekt je analogický odhad (neboli odhad shora dolů). Tato metoda provádí odhady nákladů na základě historických nákladů na podobné projekty. Jinými slovy, pokud váš tým nebo organizace opakuje podobné projekty (například opravy konkrétních zařízení nebo jiné pravidelné iniciativy), můžete tyto minulé projekty a s nimi spojené náklady porovnat se specifikací současného projektu.
Tato metoda je nejefektivnější u projektů, které mají vysokou míru podobnosti výstupů, rozsahu a kontextu. Čím více rozdílů nebo složitosti mezi projekty, tím obtížnější bude provést přesný odhad.
Analytický
Analytický odhad (nazývaný také odhad zdola nahoru) je jednou z nejpřesnějších technik odhadu nákladů – může však být také časově náročný.
Odhad zdola nahoru rozdělí projekt na menší části a poté vytvoří odhady nákladů pro tyto proměnné. To zahrnuje analýzu jak zdrojů, které je třeba nakoupit, tak konkrétních úkolů, které je třeba dokončit, a poté zapojení odborníků na danou problematiku, aby odhadli náklady na každou položku a úkol.
Pro tento účel se při odhadu zdola nahoru obvykle používá struktura rozdělení prací (WBS), která načrtne a rozdělí projekt na menší části nazývané pracovní balíčky.
Parametrický
Parametrický odhad je vysoce přesná metoda odhadu nákladů pro projekty s vysokou mírou opakovatelnosti. Odhadci nákladů rozdělí projekt na jednotky práce, odhadnou náklady na jednotku a poté jednotkové náklady sečtou.
Tato metoda nejlépe funguje u projektů založených na dovednostech s konkrétními, opakovatelnými úkoly nebo jednotkami práce. Naopak kreativní projekty se touto technikou odhadují obtížněji, protože jednotky práce jsou často ze své podstaty méně srovnatelné nebo opakovatelné.
Tříbodový odhad
Tříbodový odhad vyhodnocuje tři úrovně odhadu na základě nejistoty a rizika v daném projektu. Tuto metodu můžete použít na celý projekt nebo na jeho dílčí části v rámci WBS. Výsledkem této metody jsou tři předpokládané náklady projektu:
- Optimistické náklady
- Pesimistické náklady
- Nejpravděpodobnější náklady
Při provádění tříbodového odhadu projektový manažer rozdělí projekt na úkoly nebo činnosti a poté společně se svým týmem identifikuje potenciální rizika tří odhadů nákladů projektu. Diagram PERT vám pomůže určit vztahy mezi úkoly a případné závislosti, které by mohly ovlivnit čas a náklady vynaložené na projekt.
Výhodou tříbodového odhadu je větší přesnost projekce nákladů a lepší řízení rizik. Zohledněním rizik (například zpoždění při plánování a další překážky) se mohou projektoví manažeři vyhnout výraznému nadhodnocení nákladů projektu.
Charakteristiky dobrého odhadu nákladů
Jak tedy zjistit, zda je váš odhad dobrý? Existuje několik faktorů pro posouzení kvality daného odhadu.
Ale základem je, že odhad by měl být přesný, spolehlivý a dobře zdokumentovaný.
Chcete-li zajistit, aby vaše odhady nákladů splňovaly tato hlavní kritéria, zvolte techniky odhadu, které nejlépe odpovídají specifikacím vašeho projektu. Můžete dokonce provést dva nebo více typů odhadů, abyste mohli porovnat projekce.
Dále se ujistěte, že jsou všechny odhady pečlivě zdokumentovány. Tyto informace pomohou udržet zúčastněné strany od začátku na stejné vlně a poslouží jako cenný referenční bod, pokud budete potřebovat upravit odhady nákladů uprostřed projektu nebo spolehlivě odhadnout náklady pro podobné projekty v budoucnu.
Odhad nákladů může být sám o sobě náročným projektem. Lucidchart vám pomůže začít. Robustní diagramová platforma aplikace Lucidchart pomáhá projektovým manažerům snadno plánovat a realizovat projekty.
Pomocí aplikace Lucidchart můžete vytvářet přehledné struktury rozdělení prací, grafy PERT a Ganttovy diagramy, které vám umožní nastínit výsledky projektu, odhadnout termíny a určit, kolik členů týmu je třeba získat.
Knihovna šablon aplikace Lucidchart usnadňuje vyplňování informací o projektu. Můžete dokonce poskytnout přístup ostatním členům týmu, aby mohli spolupracovat na projektových dokumentech a sdílet svůj postup se zúčastněnými stranami v reálném čase. Díky pečlivému plánování a spolehlivým nástrojům pro odhad nákladů můžete odhadovat náklady s jistotou.
Díky pečlivému plánování a spolehlivým nástrojům pro odhad nákladů můžete odhadovat náklady s jistotou.