Evaluarea exactă a costurilor proiectului este crucială pentru succesul (și finalizarea) unui proiect. Cu toate acestea, estimarea costurilor și gestionarea bugetului sunt două dintre cele mai dificile provocări pentru managerii de proiect din prezent.
În 2016, doar 53% dintre proiecte au fost finalizate în limitele bugetului inițial, potrivit PMI. Iar aceste bugete ratate și proiecte eșuate au reprezentat până la 122 de milioane de dolari irosiți pentru fiecare miliard de dolari investiți.
Este o grămadă de bani.
În acest an, faceți ca fiecare dolar să conteze prin efectuarea unor estimări clare și precise ale costurilor proiectului.
Ce este estimarea costurilor proiectului?
Este estimarea costurilor proiectului prevede resursele și investițiile financiare necesare pentru a executa cu succes un proiect. Scopul estimării este de a identifica toate costurile asociate proiectului pentru a crea un buget și un calendar precis.
Cu cât estimarea este mai bună, cu atât mai bine vă veți putea trasa proiectul.
O estimare de proiect include, de obicei, o defalcare a sarcinilor, a resurselor, a ratelor de facturare și a calendarului pentru un proiect. Costurile asociate cu fiecare element sunt numărate pentru a crea o estimare cuprinzătoare pentru întregul proiect.
O estimare a costurilor unui proiect ajută managerii de proiect și clienții:
- Să evalueze dacă proiectul este fezabil din punct de vedere financiar.
- Să creeze o foaie de parcurs clară a proiectului cu termene precise.
- Să definească abordarea proiectului pe baza bugetului și a resurselor.
Stimarea costurilor are loc înainte de începerea proiectului (deși poate fi actualizată de mai multe ori înainte și în timpul unui proiect). Deși nu reprezintă o garanție a prețului final, estimările oferă clienților un interval pentru a-i ajuta să aprobe un buget și să asigure finanțarea necesară pentru a începe proiectul.
Provocarea oricărei estimări a costurilor unui proiect este de a găsi un echilibru între supraestimare și subestimare. Deoarece managerii de proiect au responsabilitatea de a livra proiectele la timp și în buget, poate fi tentant să joace la sigur și să supraestimeze costurile proiectului. În acest fel, aveți mai multe șanse să vă încadrați sub buget și să depășiți așteptările.
Cu toate acestea, supraestimarea poate costa echipa dvs. proiectul în întregime sau poate întârzia lansarea acestuia dacă eticheta de preț este prea mare. Pe de altă parte, veniți prea jos și riscați să depășiți bugetul și să gestionați un client frustrat pe parcurs.
Atunci cum pot managerii de proiect să găsească punctul optim?
Există mai multe tipuri de estimări de costuri în managementul proiectelor, precum și instrumente și metode de estimare a costurilor pentru a ajuta managerii să facă previziuni exacte.
Tipuri de costuri de luat în considerare
Când se începe o estimare, există două tipuri de costuri de luat în considerare în orice proiect: costurile directe și costurile indirecte.
Costurile directe
Costurile directe sunt destul de simple. Ele includ orice costuri sau resurse necesare care sunt direct legate de proiect. Aceste costuri pot include forța de muncă, materialele și echipamentele și chiar costurile de deplasare.
Funcția de muncă: Salarii și indemnizații pentru membrii echipei și contractorii care lucrează la proiect.
Materiale: Orice consumabile sau echipamente necesare pentru a produce livrabilele sau pentru a executa obiectivele proiectului.
Călătorii: Orice costuri de călătorie (de exemplu, benzină, bilete de avion, cazări la hotel) pe care le suportați pentru a finaliza proiectul. De exemplu, dacă trebuie să vă deplasați la un loc de muncă la distanță sau să efectuați cercetări în diferite locații, ar trebui să includeți aceste cheltuieli ca parte a estimării costurilor.
Costuri indirecte
Costurile indirecte se împart în orice resurse care nu sunt alocate direct proiectului, dar care sunt necesare pentru succesul acestuia.
Aceste costuri se încadrează de obicei în costurile generale și administrative. Acestea pot include salariile conducerii, serviciile juridice și de contabilitate, chiria pentru spațiile de birouri și echipamentele sau consumabilele generale care mobilează afacerea în ansamblu.
Metode de estimare a costurilor proiectului
Există mai multe tehnici de estimare a costurilor în managementul proiectelor. Luați în considerare aceste patru metode privind modul de estimare a costurilor proiectului.
Analogic
Un alt exemplu de estimare a costurilor proiectului este estimarea analogică (sau de sus în jos). Această metodă face proiecții ale costurilor pe baza costurilor istorice pentru proiecte similare. Cu alte cuvinte, dacă echipa sau organizația dvs. repetă proiecte similare (cum ar fi reparații specifice de echipamente sau alte inițiative regulate), puteți compara acele proiecte anterioare și costurile asociate acestora cu specificațiile proiectului dvs. actual.
Această metodă este cea mai eficientă pentru proiectele care au un grad ridicat de similaritate în ceea ce privește produsele livrabile, domeniul de aplicare și contextul. Cu cât există mai multe variații sau complexitate între proiecte, cu atât va fi mai dificil să faceți estimări precise.
Analytic
O estimare analitică (denumită și estimare ascendentă) este una dintre cele mai precise tehnici de estimare a costurilor – dar poate fi, de asemenea, consumatoare de timp.
Stimarea ascendentă descompune proiectul în părți mai mici și apoi creează estimări de costuri pentru acele variabile. Aceasta implică analiza atât a resurselor care trebuie achiziționate, cât și a sarcinilor specifice care trebuie finalizate, apoi apelarea la experți în domeniu pentru a estima costurile pentru fiecare element și sarcină.
Pentru a face acest lucru, estimarea ascendentă utilizează de obicei o structură de defalcare a muncii (WBS) pentru a contura și subdiviza un proiect în părți mai mici numite pachete de lucru.
Parametrică
Stimarea parametrică este o metodă de estimare a costurilor foarte precisă pentru proiecte cu un grad ridicat de repetabilitate. Estimatorii de costuri împart proiectul în unități de lucru, estimează costul pe unitate și apoi însumează costurile unitare.
Această metodă funcționează cel mai bine pentru proiectele bazate pe competențe, cu sarcini sau unități de lucru concrete și repetabile. În schimb, proiectele creative sunt mai greu de estimat cu ajutorul acestei tehnici, deoarece unitățile de lucru sunt adesea mai puțin comparabile sau repetabile prin natura lor.
Stimarea în trei puncte
Stimarea în trei puncte evaluează trei niveluri de estimare pe baza incertitudinii și a riscului într-un anumit proiect. Puteți aplica această metodă la un întreg proiect sau la părțile componente ale acestuia într-o WBS. Această metodă are ca rezultat trei costuri previzionate ale proiectului:
- Costuri optimiste
- Costuri pesimiste
- Costuri cele mai probabile
Pentru a efectua o estimare în trei puncte, managerul de proiect va împărți proiectul în sarcini sau activități și apoi va lucra cu echipa sa pentru a identifica riscurile potențiale pentru estimarea costurilor proiectului în trei puncte. O diagramă PERT vă poate ajuta să determinați relațiile dintre sarcini și orice dependențe care ar putea afecta timpul și costurile cheltuite pentru proiect.
Valoarea unei estimări în trei puncte este o mai mare precizie în proiectarea costurilor și o mai bună gestionare a riscurilor. Prin luarea în considerare a riscurilor (cum ar fi întârzierile de programare și alte blocaje), managerii de proiect pot evita supraestimarea semnificativă a costurilor proiectului.
Caracteristicile unei bune estimări a costurilor
Atunci cum puteți determina dacă estimarea dumneavoastră este bună? Există mai mulți factori de evaluare a calității unei anumite estimări.
Dar concluzia este că o estimare trebuie să fie precisă, fiabilă și bine documentată.
Pentru a vă asigura că estimările dvs. de costuri îndeplinesc aceste criterii de top, alegeți tehnicile de estimare care se potrivesc cel mai bine specificațiilor proiectului dvs. Puteți chiar să efectuați două sau mai multe tipuri de estimări pentru a compara proiecțiile.
În plus, asigurați-vă că toate estimările sunt documentate cu atenție. Aceste informații vă vor ajuta să mențineți părțile interesate pe aceeași lungime de undă încă de la început și vor servi ca punct de referință valoros în cazul în care trebuie să ajustați estimările de costuri la mijlocul proiectului sau să estimați costurile în mod fiabil pentru proiecte similare în viitor.
Stimarea costurilor poate fi un proiect descurajant în sine. Lucidchart vă poate ajuta să începeți. Platforma robustă de diagramare a Lucidchart îi ajută pe managerii de proiect să planifice și să execute proiecte cu ușurință.
Utilizați Lucidchart pentru a crea structuri clare de defalcare a muncii, diagrame PERT și diagrame Gantt pentru a sublinia produsele livrabile ale proiectului, a estima termenele limită și a identifica câți membri ai echipei trebuie să recrutați.
Biblioteca de șabloane a Lucidchart facilitează completarea informațiilor despre proiect. Puteți chiar să acordați acces altor membri ai echipei pentru a colabora la documentele proiectului și pentru a împărtăși progresul cu părțile interesate în timp real. Cu o planificare atentă și instrumente fiabile de estimare a costurilor, puteți estima costurile cu încredere.