Une estimation précise des coûts d’un projet est cruciale pour la réussite (et l’achèvement) d’un projet. Pourtant, l’estimation des coûts et la gestion du budget sont deux des défis les plus difficiles à relever pour les chefs de projet aujourd’hui.
En 2016, seuls 53 % des projets ont été achevés dans le respect de leur budget initial, selon le PMI. Et ces budgets non respectés et ces projets ratés ont représenté jusqu’à 122 millions de dollars gaspillés pour chaque milliard de dollars investi.
C’est beaucoup de moolah.
Cette année, faites en sorte que chaque dollar compte en effectuant des estimations claires et précises des coûts du projet.
Qu’est-ce que l’estimation des coûts d’un projet ?
Les estimations des coûts d’un projet prévoient les ressources et l’investissement financier nécessaires pour exécuter un projet avec succès. L’objectif de l’estimation est d’identifier tous les coûts associés au projet afin de créer un budget et un calendrier précis.
Plus l’estimation est bonne, plus vous serez en mesure de tracer votre projet.
Une estimation de projet comprend généralement une ventilation des tâches, des ressources, des taux de facturation et du calendrier d’un projet. Les coûts associés à chaque élément sont comptabilisés pour créer une estimation complète pour l’ensemble du projet.
Une estimation des coûts d’un projet aide les gestionnaires de projet et les clients :
- Jauger si le projet est financièrement réalisable.
- Créer une feuille de route claire du projet avec des délais précis.
- Définir l’approche du projet en fonction du budget et des ressources.
Les estimations de coûts interviennent avant le début du projet (bien qu’elles puissent être mises à jour plusieurs fois avant et pendant un projet). Bien qu’elles ne soient pas une garantie du prix final, les estimations donnent aux clients une fourchette pour les aider à approuver un budget et à obtenir le financement nécessaire pour démarrer le projet.
Le défi de toute estimation des coûts d’un projet est de trouver un équilibre entre la surestimation et la sous-estimation. Parce que les chefs de projet ont la responsabilité de livrer les projets à temps et dans le respect du budget, il peut être tentant de jouer la sécurité et de surestimer les coûts du projet. De cette façon, vous avez plus de chances d’être en dessous du budget et de dépasser les attentes.
Cependant, surestimer peut coûter à votre équipe le projet entièrement ou retarder son lancement si l’étiquette de prix est trop élevée. D’autre part, arriver trop bas et vous risquez de faire sauter le budget et de gérer un client frustré sur la route.
Alors, comment les gestionnaires de projet peuvent-ils trouver le sweet spot ?
Il existe plusieurs types d’estimations de coûts dans la gestion de projet ainsi que des outils et des méthodes d’estimation de coûts pour aider les gestionnaires à prévoir avec précision.
Types de coûts à considérer
Lorsqu’on commence une estimation, il y a deux types de coûts à considérer dans tout projet : les coûts directs et les coûts indirects.
Coûts directs
Les coûts directs sont assez simples. Ils comprennent tous les coûts ou ressources nécessaires qui sont directement liés au projet. Ces coûts peuvent inclure la main-d’œuvre, les matériaux et les équipements, et même les frais de déplacement.
La main-d’œuvre : Les salaires et les traitements des membres de l’équipe et des entrepreneurs travaillant sur le projet.
Matériaux : Toute fourniture ou équipement nécessaire pour produire les livrables ou exécuter les objectifs du projet.
Voyage : Tous les frais de déplacement (par exemple, l’essence, les billets d’avion, les séjours à l’hôtel) que vous engagez pour réaliser le projet. Par exemple, si vous devez vous rendre sur un site de travail éloigné ou effectuer des recherches à différents endroits, vous devez inclure ces dépenses dans votre estimation des coûts.
Coûts indirects
Les coûts indirects se décomposent en toutes les ressources qui ne sont pas directement affectées au projet mais qui sont nécessaires à sa réussite.
Ces coûts relèvent généralement des frais généraux et administratifs. Il peut s’agir des salaires de la direction, des services juridiques et comptables, du loyer des bureaux et des équipements ou fournitures générales qui meublent l’entreprise dans son ensemble.
Méthodes d’estimation des coûts d’un projet
Il existe plusieurs techniques d’estimation des coûts dans la gestion de projet. Considérez ces quatre méthodes sur la façon d’estimer le coût du projet.
Analogique
Un autre exemple d’estimation du coût du projet est l’estimation analogique (ou descendante). Cette méthode réalise des projections de coûts sur la base des coûts historiques de projets similaires. En d’autres termes, si votre équipe ou votre organisation répète des projets similaires (tels que des réparations d’équipements spécifiques ou d’autres initiatives régulières), vous pouvez comparer ces projets passés et leurs coûts associés aux spécifications de votre projet actuel.
Cette méthode est plus efficace pour les projets qui ont un haut degré de similitude dans les livrables, la portée et le contexte. Plus il y a de variations ou de complexité entre les projets, plus il sera difficile de faire des estimations précises.
Analytique
Une estimation analytique (également appelée estimation ascendante) est l’une des techniques d’estimation des coûts les plus précises – mais elle peut également prendre beaucoup de temps.
L’estimation ascendante décompose le projet en plus petites parties et crée ensuite des estimations de coûts pour ces variables. Cela implique d’analyser à la fois les ressources qui doivent être achetées et les tâches spécifiques qui doivent être réalisées, puis de faire appel à des experts en la matière pour estimer les coûts de chaque élément et de chaque tâche.
Pour ce faire, l’estimation ascendante utilise généralement une structure de répartition du travail (SRT) pour décrire et subdiviser un projet en parties plus petites appelées lots de travaux.
Paramétrique
L’estimation paramétrique est une méthode d’estimation des coûts très précise pour les projets présentant un haut degré de répétabilité. Les estimateurs de coûts divisent le projet en unités de travail, estiment le coût par unité, puis additionnent les coûts unitaires.
Cette méthode fonctionne mieux pour les projets axés sur les compétences avec des tâches ou des unités de travail concrètes et répétables. En revanche, les projets créatifs sont plus difficiles à estimer à l’aide de cette technique car les unités de travail sont souvent moins comparables ou répétables par nature.
L’estimation en trois points
L’estimation en trois points évalue trois niveaux d’estimation en fonction de l’incertitude et du risque d’un projet donné. Vous pouvez appliquer cette méthode à un projet entier ou à ses composantes dans un OTP. Cette méthode aboutit à trois coûts de projet projetés :
- Coûts optimistes
- Coûts pessimistes
- Coûts les plus probables
Pour réaliser une estimation en trois points, le chef de projet décompose le projet en tâches ou en activités, puis travaille avec son équipe pour identifier les risques potentiels pour le projet trois estimations de coûts. Un graphique PERT peut vous aider à déterminer les relations entre les tâches et toutes les dépendances qui pourraient affecter le temps et le coût consacrés au projet.
La valeur d’une estimation en trois points est une plus grande précision dans la projection des coûts et une meilleure gestion des risques. En tenant compte des risques (tels que les retards de calendrier et autres barrages routiers), les gestionnaires de projet peuvent éviter de surestimer considérablement les coûts du projet.
Caractéristiques d’une bonne estimation des coûts
Alors, comment déterminer si votre estimation est bonne ? Il existe plusieurs facteurs pour évaluer la qualité d’une estimation donnée.
Mais l’essentiel est qu’une estimation doit être précise, fiable et bien documentée.
Pour vous assurer que vos estimations de coûts répondent à ces principaux critères, choisissez les techniques d’estimation qui correspondent le mieux aux spécifications de votre projet. Vous pouvez même effectuer deux ou plusieurs types d’estimations pour comparer les projections.
En outre, assurez-vous que toutes les estimations sont soigneusement documentées. Ces informations permettront de garder les parties prenantes sur la même longueur d’onde dès le début et serviront de point de référence précieux si vous devez ajuster les estimations de coûts en milieu de projet ou estimer les coûts de manière fiable pour des projets similaires à l’avenir.
L’estimation des coûts peut être un projet intimidant en soi. Lucidchart peut vous aider à démarrer. La plate-forme de diagramme robuste de Lucidchart aide les chefs de projet à planifier et à exécuter des projets en toute simplicité.
Utilisez Lucidchart pour créer des structures de répartition du travail claires, des diagrammes PERT et des diagrammes de Gantt pour décrire les livrables du projet, estimer les délais et identifier le nombre de membres de l’équipe que vous devez enrôler.
La bibliothèque de modèles de Lucidchart permet de remplir facilement les informations du projet. Vous pouvez même donner accès à d’autres membres de l’équipe pour collaborer sur les documents du projet et partager vos progrès avec les parties prenantes en temps réel. Avec une planification minutieuse et des outils d’estimation des coûts fiables, vous pouvez estimer les coûts en toute confiance.