Eine genaue Schätzung der Projektkosten ist für den Erfolg (und den Abschluss) eines Projekts entscheidend. Dennoch sind Kostenschätzung und Budgetmanagement heute zwei der schwierigsten Herausforderungen für Projektmanager.
Im Jahr 2016 wurden laut PMI nur 53 % der Projekte innerhalb ihres ursprünglichen Budgets abgeschlossen. Und diese nicht eingehaltenen Budgets und gescheiterten Projekte verursachten eine Verschwendung von 122 Millionen Dollar für jede investierte Milliarde Dollar.
Das ist eine Menge Geld.
Lassen Sie in diesem Jahr jeden Dollar zählen, indem Sie klare und genaue Projektkostenschätzungen durchführen.
Was ist eine Projektkostenschätzung?
Projektkostenschätzungen prognostizieren die für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts erforderlichen Ressourcen und finanziellen Investitionen. Ziel der Schätzung ist es, alle mit dem Projekt verbundenen Kosten zu ermitteln, um ein genaues Budget und einen genauen Zeitplan zu erstellen.
Je besser die Schätzung, desto besser können Sie Ihr Projekt planen.
Eine Projektschätzung umfasst in der Regel eine Aufschlüsselung der Aufgaben, Ressourcen, Abrechnungssätze und des Zeitplans für ein Projekt. Die mit jedem Element verbundenen Kosten werden zusammengezählt, um eine umfassende Schätzung für das gesamte Projekt zu erstellen.
Eine Projektkostenschätzung hilft Projektmanagern und Kunden:
- abzuschätzen, ob das Projekt finanziell machbar ist.
- einen klaren Projektplan mit genauen Zeitvorgaben zu erstellen.
- den Projektansatz auf der Grundlage des Budgets und der Ressourcen festzulegen.
Kostenschätzungen werden vor Beginn des Projekts erstellt (obwohl sie vor und während des Projekts mehrfach aktualisiert werden können). Sie sind zwar keine Garantie für den endgültigen Preis, aber sie geben den Kunden eine Spanne vor, die ihnen hilft, ein Budget zu genehmigen und die notwendigen Mittel für den Projektbeginn zu sichern.
Die Herausforderung bei jeder Projektkostenschätzung besteht darin, das Gleichgewicht zwischen Über- und Unterschätzung zu finden. Da die Projektleiter dafür verantwortlich sind, dass die Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden, kann es verlockend sein, auf Nummer sicher zu gehen und die Kosten für das Projekt zu hoch anzusetzen. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, das Budget zu unterschreiten und die Erwartungen zu übertreffen.
Eine zu hohe Schätzung kann Ihr Team jedoch das gesamte Projekt kosten oder den Start verzögern, wenn das Preisschild zu hoch ist. Andererseits riskieren Sie bei einer zu niedrigen Schätzung, das Budget zu sprengen und einen frustrierten Kunden zu haben.
Wie können Projektmanager also den „Sweet Spot“ finden?
Es gibt verschiedene Arten von Kostenschätzungen im Projektmanagement sowie Kostenschätzungswerkzeuge und -methoden, die Managern helfen, genaue Prognosen zu erstellen.
Zu berücksichtigende Kostenarten
Zu Beginn einer Schätzung gibt es zwei Arten von Kosten, die bei jedem Projekt zu berücksichtigen sind: direkte Kosten und indirekte Kosten.
Direkte Kosten
Direkte Kosten sind ziemlich einfach. Sie umfassen alle Kosten oder Ressourcen, die in direktem Zusammenhang mit dem Projekt stehen. Diese Kosten können Arbeit, Material und Ausrüstung und sogar Reisekosten umfassen.
Arbeitskosten: Gehälter und Löhne für Teammitglieder und Auftragnehmer, die an dem Projekt arbeiten.
Materialien: Alle Materialien und Ausrüstungen, die für die Erstellung der Ergebnisse oder die Umsetzung der Projektziele benötigt werden.
Reisekosten: Alle Reisekosten (z. B. Benzin, Flugtickets, Hotelübernachtungen), die Ihnen zur Durchführung des Projekts entstehen. Wenn Sie z.B. zu einem entfernten Arbeitsort reisen oder an verschiedenen Orten Untersuchungen durchführen müssen, sollten Sie diese Ausgaben in Ihre Kostenschätzung einbeziehen.
Indirekte Kosten
Indirekte Kosten umfassen alle Ressourcen, die dem Projekt nicht direkt zugeordnet werden, aber für seinen Erfolg notwendig sind.
Diese Kosten fallen in der Regel unter Gemein- und Verwaltungskosten. Dazu können Managementgehälter, Rechts- und Buchhaltungsdienstleistungen, Miete für die Büroräume und allgemeine Ausrüstung oder Zubehör gehören, die das Unternehmen als Ganzes ausstatten.
Methoden zur Schätzung der Projektkosten
Es gibt verschiedene Methoden zur Kostenschätzung im Projektmanagement. Betrachten Sie diese vier Methoden zur Schätzung der Projektkosten.
Analog
Ein weiteres Beispiel für die Schätzung von Projektkosten ist die analoge (oder Top-down-) Schätzung. Bei dieser Methode werden Kostenprognosen auf der Grundlage historischer Kosten für ähnliche Projekte erstellt. Mit anderen Worten, wenn Ihr Team oder Ihre Organisation ähnliche Projekte wiederholt (z.B. Reparaturen bestimmter Geräte oder andere regelmäßige Initiativen), können Sie diese vergangenen Projekte und die damit verbundenen Kosten mit den aktuellen Projektspezifikationen vergleichen.
Diese Methode ist am effektivsten für Projekte, die in Bezug auf die Ergebnisse, den Umfang und den Kontext ein hohes Maß an Ähnlichkeit aufweisen. Je mehr Abweichungen oder Komplexität zwischen den Projekten bestehen, desto schwieriger wird es, genaue Schätzungen vorzunehmen.
Analytische
Eine analytische Schätzung (auch Bottom-up-Schätzung genannt) ist eine der genauesten Kostenschätzungsmethoden, kann aber auch zeitintensiv sein.
Bottom-up-Schätzung zerlegt das Projekt in kleinere Teile und erstellt dann Kostenschätzungen für diese Variablen. Dabei wird analysiert, welche Ressourcen gekauft und welche spezifischen Aufgaben erledigt werden müssen, und dann werden Fachexperten hinzugezogen, um die Kosten für jedes Element und jede Aufgabe zu schätzen.
Zu diesem Zweck wird bei der Bottom-up-Schätzung in der Regel ein Projektstrukturplan (PSP) verwendet, um ein Projekt zu umreißen und in kleinere Teile zu unterteilen, die als Arbeitspakete bezeichnet werden.
Parametrische Schätzung
Die parametrische Schätzung ist eine hochpräzise Kostenschätzungsmethode für Projekte mit einem hohen Grad an Wiederholbarkeit. Die Kostenschätzer unterteilen das Projekt in Arbeitseinheiten, schätzen die Kosten pro Einheit und addieren dann die Kosten pro Einheit.
Diese Methode eignet sich am besten für fähigkeitsorientierte Projekte mit konkreten, wiederholbaren Aufgaben oder Arbeitseinheiten. Im Gegensatz dazu sind kreative Projekte mit dieser Technik schwieriger abzuschätzen, da die Arbeitseinheiten oft weniger vergleichbar oder wiederholbar sind.
Drei-Punkte-Schätzung
Bei der Drei-Punkte-Schätzung werden drei Stufen der Schätzung auf der Grundlage der Unsicherheit und des Risikos in einem bestimmten Projekt bewertet. Sie können diese Methode auf ein ganzes Projekt oder auf seine Bestandteile in einem Projektstrukturplan anwenden. Diese Methode führt zu drei voraussichtlichen Projektkosten:
- Optimistische Kosten
- Pessimistische Kosten
- Wahrscheinlichste Kosten
Um eine Drei-Punkte-Schätzung durchzuführen, unterteilt der Projektleiter das Projekt in Aufgaben oder Aktivitäten und arbeitet dann mit seinem Team zusammen, um potenzielle Risiken für die drei Kostenschätzungen zu ermitteln. Ein PERT-Diagramm kann Ihnen helfen, die Beziehungen zwischen den Aufgaben und alle Abhängigkeiten zu bestimmen, die sich auf die für das Projekt aufgewendete Zeit und die Kosten auswirken könnten.
Der Wert einer Drei-Punkte-Schätzung liegt in einer größeren Genauigkeit bei der Kostenprognose und einem besseren Risikomanagement. Durch die Berücksichtigung der Risiken (z.B. Terminverzögerungen und andere Hindernisse) können Projektmanager eine erhebliche Überschätzung der Projektkosten vermeiden.
Merkmale einer guten Kostenschätzung
Wie lässt sich nun feststellen, ob Ihre Schätzung gut ist? Es gibt mehrere Faktoren, anhand derer die Qualität eines Kostenvoranschlags bewertet werden kann.
Aber unterm Strich sollte ein Kostenvoranschlag genau, zuverlässig und gut dokumentiert sein.
Um sicherzustellen, dass Ihre Kostenvoranschläge diese Hauptkriterien erfüllen, wählen Sie Schätzverfahren, die am besten zu Ihren Projektspezifikationen passen. Sie können sogar zwei oder mehr Arten von Schätzungen durchführen, um die Projektionen zu vergleichen.
Zusätzlich sollten Sie sicherstellen, dass alle Schätzungen sorgfältig dokumentiert werden. Diese Informationen tragen dazu bei, dass sich die Beteiligten von Anfang an einig sind, und dienen als wertvolle Referenz, falls Sie die Kostenschätzungen während des Projekts anpassen oder die Kosten für ähnliche Projekte in der Zukunft verlässlich schätzen müssen.
Kostenschätzungen können an sich schon ein entmutigendes Projekt sein. Lucidchart kann Ihnen den Einstieg erleichtern. Die robuste Diagramm-Plattform von Lucidchart hilft Projektmanagern, Projekte mit Leichtigkeit zu planen und auszuführen.
Nutzen Sie Lucidchart, um klare Projektstrukturpläne, PERT-Diagramme und Gantt-Diagramme zu erstellen, um Projektleistungen zu skizzieren, Termine abzuschätzen und die Anzahl der benötigten Teammitglieder zu ermitteln.
Die Vorlagenbibliothek von Lucidchart macht es einfach, Projektinformationen einzugeben. Sie können sogar anderen Teammitgliedern Zugriff gewähren, um gemeinsam an Projektdokumenten zu arbeiten und Ihre Fortschritte in Echtzeit mit den Beteiligten zu teilen. Mit einer sorgfältigen Planung und zuverlässigen Kostenschätzungswerkzeugen können Sie die Kosten sicher abschätzen.