Het nauwkeurig inschatten van projectkosten is cruciaal voor het succes (en de voltooiing) van een project. Toch zijn kostenraming en budgetbeheer twee van de moeilijkste uitdagingen voor projectmanagers vandaag.
In 2016 werd slechts 53% van de projecten voltooid binnen hun oorspronkelijke budget, volgens PMI. En deze gemiste budgetten en mislukte projecten waren goed voor maar liefst 122 miljoen dollar verspilde dollars voor elke $ 1 miljard geïnvesteerd.
Dat is een hoop moolah.
Dit jaar, laat elke dollar tellen door duidelijke en nauwkeurige projectkostenramingen uit te voeren.
Wat is projectkostenraming?
Projectkostenramingen voorspellen de middelen en financiële investeringen die nodig zijn om een project met succes uit te voeren. Het doel van de raming is om alle kosten die verband houden met het project te identificeren om een nauwkeurige begroting en tijdlijn te creëren.
Hoe beter de raming, hoe beter u in staat zult zijn om uw project in kaart te brengen.
Een projectraming bevat meestal een opsplitsing van de taken, middelen, factureringstarieven en planning voor een project. De kosten in verband met elk element worden opgeteld om een uitgebreide schatting voor het hele project te maken.
Een projectkostenraming helpt projectmanagers en klanten:
- Meten of het project financieel haalbaar is.
- Een duidelijk projectdraaiboek maken met nauwkeurige tijdlijnen.
- De aanpak van het project definiëren op basis van budget en middelen.
Kostenramingen vinden plaats voordat het project wordt gestart (hoewel ze meerdere keren voor en tijdens een project kunnen worden bijgewerkt). Hoewel ze geen garantie zijn voor het uiteindelijke prijskaartje, geven schattingen klanten een bereik om hen te helpen een budget goed te keuren en de nodige financiering te verkrijgen om het project te starten.
De uitdaging bij elke projectkostenraming is om de balans te vinden tussen over- en onderschatting. Omdat projectmanagers de verantwoordelijkheid hebben om projecten op tijd en binnen budget op te leveren, kan het verleidelijk zijn om op veilig te spelen en de kosten van het project te overschatten. Op die manier is de kans groter dat u onder het budget blijft en de verwachtingen overtreft.
Het overschatten van de kosten kan uw team echter het project volledig kosten of de lancering ervan vertragen als het prijskaartje te hoog is. Aan de andere kant, kom in te laag en je riskeert blazen het budget en het beheer van een gefrustreerde klant down the road.
Dus hoe kunnen projectmanagers vinden de sweet spot?
Er zijn verschillende soorten kostenramingen in projectmanagement, evenals kostenraming tools en methoden om managers te helpen nauwkeurig voorspellen.
Typen te overwegen kosten
Bij het maken van een schatting zijn er twee soorten kosten die in elk project moeten worden overwogen: directe kosten en indirecte kosten.
Directe kosten
Directe kosten zijn vrij rechttoe rechtaan. Zij omvatten alle kosten of benodigde middelen die direct verband houden met het project. Deze kosten kunnen arbeid, materialen en uitrusting, en zelfs reiskosten omvatten.
Labor: Salarissen en lonen voor teamleden en aannemers die aan het project werken.
Materialen: Alle benodigdheden of apparatuur die nodig zijn om de deliverables te produceren of de projectdoelstellingen uit te voeren.
Reis: Alle reiskosten (bijv. benzine, vliegtickets, hotelovernachtingen) die u maakt om het project te voltooien. Als u bijvoorbeeld naar een afgelegen werklocatie moet reizen of op verschillende locaties onderzoek moet doen, moet u deze kosten opnemen als onderdeel van uw kostenraming.
Indirecte kosten
Indirecte kosten vallen uiteen in alle middelen die niet direct aan het project worden toegewezen, maar wel noodzakelijk zijn voor het welslagen ervan.
Deze kosten vallen doorgaans onder overhead- en administratiekosten. Deze kunnen managementsalarissen omvatten, juridische en boekhoudkundige diensten, huur voor de kantoorruimte, en algemene apparatuur of benodigdheden die het bedrijf als geheel inrichten.
Projectkostenramingsmethoden
Er zijn verschillende kostenramingstechnieken in projectbeheer. Overweeg deze vier methoden voor het schatten van projectkosten.
Analoog
Een ander voorbeeld voor het schatten van projectkosten is analoog (of top-down) schatten. Bij deze methode worden kostenprognoses gemaakt op basis van historische kosten voor soortgelijke projecten. Met andere woorden, als uw team of organisatie soortgelijke projecten herhaalt (zoals specifieke reparaties van apparatuur of andere regelmatige initiatieven), kunt u die projecten uit het verleden en de bijbehorende kosten vergelijken met uw huidige projectspecificaties.
Deze methode is het meest effectief voor projecten die een hoge mate van gelijkenis vertonen wat betreft deliverables, reikwijdte, en context. Hoe meer variaties of complexiteit tussen projecten, hoe moeilijker het zal zijn om nauwkeurige schattingen te maken.
Analytisch
Een analytische schatting (ook wel bottom-up schatting genoemd) is een van de meest nauwkeurige kostenramingstechnieken, maar het kan ook tijdrovend zijn.
Bottom-up schatting splitst het project op in kleinere onderdelen en maakt vervolgens kostenramingen voor die variabelen. Dit houdt in dat zowel wordt geanalyseerd welke middelen moeten worden aangeschaft als welke specifieke taken moeten worden voltooid, en vervolgens een beroep wordt gedaan op materiedeskundigen om de kosten voor elk item en elke taak te schatten.
Om dit te doen, maakt bottom-up schatting meestal gebruik van een work breakdown structure (WBS) om een project te schetsen en onder te verdelen in kleinere delen die werkpakketten worden genoemd.
Parametrisch
Parametrisch schatten is een zeer nauwkeurige kostenramingsmethode voor projecten met een hoge mate van herhaalbaarheid. Kostenramers verdelen het project in werkeenheden, ramen de kosten per eenheid, en tellen vervolgens de kosten per eenheid bij elkaar op.
Deze methode werkt het best voor vaardigheidsgerichte projecten met concrete, herhaalbare taken of werkeenheden. Creatieve projecten zijn daarentegen moeilijker te schatten met deze techniek, omdat de werkeenheden vaak minder vergelijkbaar of herhaalbaar van aard zijn.
Driepuntsschatting
Driepuntsschatting evalueert drie schattingsniveaus op basis van onzekerheid en risico in een bepaald project. U kunt deze methode toepassen op een volledig project of op de samenstellende delen in een WBS. Deze methode resulteert in drie geprojecteerde projectkosten:
- Optimistische kosten
- Pessimistische kosten
- Meest waarschijnlijke kosten
Om een driepuntsschatting uit te voeren, zal de projectmanager het project opsplitsen in taken of activiteiten en vervolgens met zijn team werken om potentiële risico’s voor project drie kostenramingen te identificeren. Een PERT-diagram kan u helpen de relaties tussen taken en eventuele afhankelijkheden te bepalen die van invloed kunnen zijn op de tijd en kosten die aan het project worden besteed.
De waarde van een driepuntsschatting is een grotere nauwkeurigheid bij de kostenraming en een beter risicobeheer. Door rekening te houden met de risico’s (zoals vertragingen in de planning en andere wegversperringen), kunnen projectmanagers voorkomen dat de projectkosten aanzienlijk worden overschat.
Karakteristieken van een goede kostenraming
Dus hoe kunt u bepalen of uw raming goed is? Er zijn verschillende factoren voor het evalueren van de kwaliteit van een bepaalde schatting.
Maar de bottom line is dat een schatting nauwkeurig, betrouwbaar en goed gedocumenteerd moet zijn.
Om ervoor te zorgen dat uw kostenramingen aan deze topcriteria voldoen, kiest u schattingstechnieken die het beste bij uw projectspecificaties passen. U kunt zelfs twee of meer soorten schattingen uitvoeren om projecties te vergelijken.
Verder moet u ervoor zorgen dat alle schattingen zorgvuldig worden gedocumenteerd. Deze informatie helpt belanghebbenden vanaf het begin op dezelfde pagina te houden en dient als een waardevol referentiepunt voor het geval u kostenramingen halverwege het project moet aanpassen of kosten betrouwbaar moet schatten voor soortgelijke projecten in de toekomst.
Het schatten van kosten kan een ontmoedigend project op zich zijn. Lucidchart kan u op weg helpen. Het robuuste diagrammenplatform van Lucidchart helpt projectmanagers projecten met gemak te plannen en uit te voeren.
Gebruik Lucidchart om duidelijke work breakdown structures, PERT-diagrammen en Gantt-diagrammen te maken om project deliverables te schetsen, deadlines in te schatten, en te identificeren hoeveel teamleden u in dienst moet nemen.
Lucidchart’s bibliotheek met sjablonen maakt het gemakkelijk om projectinformatie in te vullen. U kunt zelfs toegang geven aan andere teamleden om samen te werken aan projectdocumenten en uw voortgang in realtime te delen met belanghebbenden. Met zorgvuldige planning en betrouwbare hulpmiddelen voor kostenraming kunt u de kosten met vertrouwen schatten.