A projektköltségek pontos becslése kulcsfontosságú a projekt sikeréhez (és befejezéséhez). Mégis, a költségbecslés és a költségvetés kezelése napjainkban a projektmenedzserek számára a két legnehezebb kihívás.
A PMI szerint 2016-ban a projekteknek csak 53%-a fejeződött be az eredeti költségvetésen belül. És ezek az elhibázott költségvetések és sikertelen projektek minden egyes befektetett 1 milliárd dollárra 122 millió dollárnyi elvesztegetett dollárt tettek.
Ez rengeteg pénz.
Ez évben tegyen minden dollárt fontossá a világos és pontos projektköltségbecslések elvégzésével.
Mi a projektköltségbecslés?
A projektköltségbecslések előrejelzik a projekt sikeres végrehajtásához szükséges erőforrásokat és pénzügyi befektetéseket. A becslés célja a projekthez kapcsolódó összes költség azonosítása a pontos költségvetés és ütemterv összeállítása érdekében.
Minél jobb a becslés, annál jobban tudja majd feltérképezni a projektet.
A projektbecslés jellemzően tartalmazza a feladatok, erőforrások, számlázási díjak és a projekt ütemezésének bontását. Az egyes elemekhez kapcsolódó költségeket összesítik, hogy átfogó becslést készítsenek az egész projektre vonatkozóan.
A projektköltségbecslés segíti a projektvezetőket és az ügyfeleket:
- Felmérni, hogy a projekt pénzügyileg megvalósítható-e.
- Elkészíteni egy világos projekt ütemtervet pontos határidőkkel.
- Meghatározni a projekt megközelítését a költségvetés és az erőforrások alapján.
A költségbecslés a projekt megkezdése előtt történik (bár a projekt előtt és közben többször is frissíthető). Bár nem jelentenek garanciát a végső árcédulára, a becslések az ügyfeleknek egy tartományt adnak, amely segít a költségvetés jóváhagyásában és a projekt megkezdéséhez szükséges finanszírozás biztosításában.
A projektköltségbecslés kihívása a túl- és alulbecslés közötti egyensúly megtalálása. Mivel a projektmenedzserek felelőssége, hogy a projekteket időben és a költségvetésen belül teljesítsék, csábító lehet a biztosra menni és túlbecsülni a projekt költségeit. Így nagyobb a valószínűsége, hogy a költségvetés alatt marad és túlteljesíti az elvárásokat.
A túlbecslés azonban a projekt teljes egészében a csapatába kerülhet, vagy késleltetheti a projekt elindítását, ha az árcédula túl magas. Másrészt, ha túl alacsonyan jön be, akkor azt kockáztatja, hogy elszúrja a költségvetést, és később egy csalódott ügyféllel kell megbirkóznia.
Hogyan találhatják meg tehát a projektmenedzserek a jó pontot?
A projektmenedzsmentben többféle költségbecslés létezik, valamint olyan költségbecslési eszközök és módszerek, amelyek segítenek a menedzsereknek a pontos előrejelzésben.
A figyelembe veendő költségtípusok
A becslés megkezdésekor minden projektben kétféle költségtípust kell figyelembe venni: a közvetlen költségeket és a közvetett költségeket.
A közvetlen költségek
A közvetlen költségek meglehetősen egyszerűek. Ezek közé tartozik minden olyan szükséges költség vagy erőforrás, amely közvetlenül kapcsolódik a projekthez. Ezek a költségek magukban foglalhatják a munkaerőt, az anyagokat és a berendezéseket, sőt még az utazási költségeket is.
Munkaerő: A projekten dolgozó csapattagok és vállalkozók fizetése és bére.
Az anyagok: A teljesítmények előállításához vagy a projektcélok végrehajtásához szükséges bármely készlet vagy berendezés.
Utazás: Minden utazási költség (pl. benzin, repülőjegyek, szállodai tartózkodás), amely a projekt megvalósítása érdekében felmerül. Ha például távoli munkahelyre kell utaznia, vagy különböző helyszíneken kell kutatást végeznie, akkor ezeket a költségeket a költségbecslés részeként kell figyelembe vennie.
Közvetett költségek
A közvetett költségek minden olyan erőforrást felosztanak, amely nem tartozik közvetlenül a projekthez, de szükséges a projekt sikeréhez.
Ezek a költségek általában az általános és adminisztratív költségek közé tartoznak. Ide tartozhatnak a vezetői fizetések, a jogi és számviteli szolgáltatások, az irodahelyiségek bérleti díja, valamint a vállalkozás egészét berendező általános berendezések vagy kellékek.
Projektköltségbecslési módszerek
A projektmenedzsmentben számos költségbecslési módszer létezik. Tekintsük meg ezt a négy módszert a projektköltségek becslésére.
Analogos
Egy másik példa a projektköltségek becslésére az analóg (vagy felülről lefelé irányuló) becslés. Ez a módszer hasonló projektek múltbeli költségei alapján készít költségelőrejelzéseket. Más szóval, ha az Ön csapata vagy szervezete hasonló projekteket (például bizonyos berendezések javítását vagy más rendszeres kezdeményezéseket) ismételget, akkor ezeket a múltbeli projekteket és a hozzájuk kapcsolódó költségeket összehasonlíthatja a jelenlegi projekt specifikációival.
Ez a módszer olyan projektek esetében a leghatékonyabb, amelyek nagyfokú hasonlóságot mutatnak a teljesítmények, a terjedelem és a kontextus tekintetében. Minél több az eltérés vagy az összetettség a projektek között, annál nehezebb lesz pontos becslést készíteni.
Analitikus
Az analitikus becslés (más néven bottom-up becslés) az egyik legpontosabb költségbecslési technika – de időigényes is lehet.
A bottom-up becslés kisebb részekre bontja a projektet, majd ezekhez a változókhoz költségbecsléseket készít. Ennek során elemzik, hogy milyen erőforrásokat kell beszerezni, és milyen konkrét feladatokat kell elvégezni, majd szakértőket vesznek igénybe az egyes tételek és feladatok költségbecsléséhez.
Ezzel a módszerrel az alulról felfelé történő becslés jellemzően egy munkabontási struktúrát (WBS) használ a projekt felvázolására és kisebb részekre, úgynevezett munkacsomagokra történő felosztására.
Parametrikus
A parametrikus becslés egy rendkívül pontos költségbecslési módszer a nagymértékben ismételhető projektekhez. A költségbecslők munkaegységekre bontják a projektet, megbecsülik az egységenkénti költséget, majd összeadják az egységköltségeket.
Ez a módszer a legjobban a konkrét, megismételhető feladatokat vagy munkaegységeket tartalmazó, készségalapú projekteknél működik. Ezzel szemben a kreatív projekteket nehezebb ezzel a technikával becsülni, mivel a munkaegységek gyakran kevésbé összehasonlíthatóak vagy természetüknél fogva kevésbé megismételhetőek.
Hárompontos becslés
A hárompontos becslés az adott projekt bizonytalanságán és kockázatán alapuló becslés három szintjét értékeli. Ezt a módszert alkalmazhatja egy teljes projektre vagy annak alkotóelemeire egy WBS-ben. Ez a módszer három tervezett projektköltséget eredményez:
- Optimista költségek
- Pesszimista költségek
- Legvalószínűbb költségek
A hárompontos becslés elvégzéséhez a projektvezető a projektet feladatokra vagy tevékenységekre bontja, majd csapatával együttműködve azonosítja a projekt három költségbecslésének lehetséges kockázatait. A PERT-diagram segíthet meghatározni a feladatok közötti kapcsolatokat és a függőségeket, amelyek hatással lehetnek a projektre fordított időre és költségekre.
A hárompontos becslés értéke a költségek előrejelzésének nagyobb pontossága és a jobb kockázatkezelés. A kockázatok (például az ütemezési késések és egyéb akadályok) figyelembevételével a projektvezetők elkerülhetik a projektköltségek jelentős túlbecslését.
A jó költségbecslés jellemzői
Hogyan lehet tehát megállapítani, hogy jó-e a becslése? Egy adott becslés minőségének értékelésére számos tényező van.
A lényeg azonban az, hogy a becslésnek pontosnak, megbízhatónak és jól dokumentáltnak kell lennie.
Azért, hogy költségbecslése megfeleljen ezeknek a legfontosabb kritériumoknak, válassza ki a projekt specifikációinak leginkább megfelelő becslési technikákat. Akár két vagy többféle becslést is végezhet az előrejelzések összehasonlítása érdekében.
Emellett győződjön meg arról is, hogy minden becslés gondosan dokumentálva van. Ez az információ segít abban, hogy az érdekelt felek a kezdetektől fogva egy oldalon álljanak, és értékes hivatkozási pontként szolgál, ha a projekt közepén módosítani kell a költségbecsléseket, vagy a jövőben hasonló projektek esetében megbízhatóan meg kell becsülni a költségeket.
A költségek becslése önmagában is ijesztő projekt lehet. A Lucidchart segíthet a kezdésben. A Lucidchart robusztus diagramkészítő platformja segíti a projektvezetőket a projektek egyszerű tervezésében és kivitelezésében.
A Lucidchart segítségével világos munkabontási struktúrákat, PERT- és Gantt-diagramokat hozhat létre a projekt teljesítendő feladatainak felvázolásához, a határidők becsléséhez és annak meghatározásához, hogy hány csapattagot kell bevonnia.
A Lucidchart sablonkönyvtára megkönnyíti a projektinformációk kitöltését. Akár hozzáférést is adhat más csapattagoknak, hogy együttműködhessenek a projektdokumentumokon, és valós időben megoszthassa az előrehaladást az érdekeltekkel. Gondos tervezéssel és megbízható költségbecslési eszközökkel magabiztosan becsülheti meg a költségeket.