La estimación precisa de los costes del proyecto es crucial para el éxito (y la finalización) de un proyecto. Sin embargo, la estimación de costes y la gestión del presupuesto son dos de los retos más difíciles para los directores de proyectos hoy en día.
En 2016, solo el 53% de los proyectos se completaron dentro de su presupuesto original, según el PMI. Y estos presupuestos incumplidos y proyectos fallidos representaron hasta 122 millones de dólares desperdiciados por cada mil millones de dólares invertidos.
Eso es mucho dinero.
Este año, haz que cada dólar cuente llevando a cabo estimaciones claras y precisas de los costes del proyecto.
¿Qué es la estimación de los costes del proyecto?
Las estimaciones de los costes del proyecto prevén los recursos y la inversión financiera necesarios para ejecutar un proyecto con éxito. El objetivo de la estimación es identificar todos los costes asociados al proyecto para crear un presupuesto y un calendario precisos.
Cuanto mejor sea la estimación, mejor podrá planificar su proyecto.
Una estimación de proyecto suele incluir un desglose de las tareas, los recursos, las tasas de facturación y el calendario de un proyecto. Los costes asociados a cada elemento se contabilizan para crear una estimación global de todo el proyecto.
Una estimación de costes del proyecto ayuda a los gestores de proyectos y a los clientes:
- Medir si el proyecto es viable desde el punto de vista financiero.
- Crear una hoja de ruta clara del proyecto con plazos precisos.
- Definir el enfoque del proyecto en función del presupuesto y los recursos.
Las estimaciones de costes se producen antes de que se inicie el proyecto (aunque pueden actualizarse varias veces antes y durante el mismo). Aunque no son una garantía del precio final, las estimaciones ofrecen a los clientes un rango que les ayuda a aprobar un presupuesto y asegurar la financiación necesaria para iniciar el proyecto.
El reto de cualquier estimación de costes de un proyecto es encontrar el equilibrio entre la sobreestimación y la subestimación. Dado que los gestores de proyectos tienen la responsabilidad de entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, puede ser tentador ir a lo seguro y sobreestimar los costes del proyecto. De este modo, es más probable que se llegue por debajo del presupuesto y se superen las expectativas.
Sin embargo, la sobreestimación puede costar a su equipo el proyecto por completo o retrasar su lanzamiento si el precio es demasiado alto. Por otro lado, si el precio es demasiado bajo, se corre el riesgo de que el presupuesto se desborde y de que el cliente se sienta frustrado.
Entonces, ¿cómo pueden los gestores de proyectos encontrar el punto óptimo?
Existen varios tipos de estimaciones de costes en la gestión de proyectos, así como herramientas y métodos de estimación de costes que ayudan a los gestores a realizar previsiones precisas.
Tipos de costes a tener en cuenta
Al comenzar una estimación, hay dos tipos de costes a tener en cuenta en cualquier proyecto: los costes directos y los costes indirectos.
Costes directos
Los costes directos son bastante sencillos. Incluyen cualquier coste o recurso necesario que esté directamente relacionado con el proyecto. Estos costes pueden incluir la mano de obra, los materiales y el equipo, e incluso los gastos de viaje.
La mano de obra: Sueldos y salarios de los miembros del equipo y de los contratistas que trabajan en el proyecto.
Materiales: Cualquier suministro o equipo necesario para producir los resultados o ejecutar los objetivos del proyecto.
Viajes: Cualquier gasto de viaje (por ejemplo, gasolina, billetes de avión, estancias en hoteles) en el que incurra para completar el proyecto. Por ejemplo, si necesita viajar a un lugar de trabajo remoto o llevar a cabo una investigación en diferentes lugares, debe incluir estos gastos como parte de su estimación de costes.
Costes indirectos
Los costes indirectos se desglosan en cualquier recurso que no esté directamente asignado al proyecto pero que sea necesario para su éxito.
Estos costes suelen estar incluidos en los gastos generales y administrativos. Pueden incluir los salarios de los directivos, los servicios jurídicos y contables, el alquiler del espacio de oficina y el equipamiento o los suministros generales que amueblan la empresa en su conjunto.
Métodos de estimación de costes de proyectos
Hay varias técnicas de estimación de costes en la gestión de proyectos. Considere estos cuatro métodos sobre cómo estimar el costo del proyecto.
Analógico
Otro ejemplo de estimación de costos de proyectos es la estimación análoga (o descendente). Este método realiza proyecciones de costes basadas en los costes históricos de proyectos similares. En otras palabras, si su equipo u organización repite proyectos similares (como reparaciones de equipos específicos u otras iniciativas periódicas), puede comparar esos proyectos pasados y sus costes asociados con las especificaciones de su proyecto actual.
Este método es más eficaz para los proyectos que tienen un alto grado de similitud en los entregables, el alcance y el contexto. Cuantas más variaciones o complejidad haya entre los proyectos, más difícil será hacer estimaciones precisas.
Analítica
Una estimación analítica (también llamada estimación ascendente) es una de las técnicas de estimación de costes más precisas, pero también puede requerir mucho tiempo.
La estimación ascendente divide el proyecto en partes más pequeñas y luego crea estimaciones de costes para esas variables. Esto implica analizar tanto los recursos que deben adquirirse como las tareas específicas que deben completarse y, a continuación, recurrir a expertos en la materia para estimar los costes de cada elemento y tarea.
Para ello, la estimación ascendente suele utilizar una estructura de desglose del trabajo (EDT) para esbozar y subdividir un proyecto en partes más pequeñas denominadas paquetes de trabajo.
Paramétrica
La estimación paramétrica es un método de estimación de costes muy preciso para proyectos con un alto grado de repetibilidad. Los estimadores de costes dividen el proyecto en unidades de trabajo, estiman el coste por unidad y, a continuación, suman los costes unitarios.
Este método funciona mejor para proyectos basados en habilidades con tareas o unidades de trabajo concretas y repetibles. Por el contrario, los proyectos creativos son más difíciles de estimar mediante esta técnica porque las unidades de trabajo suelen ser menos comparables o repetibles por naturaleza.
Estimación de tres puntos
La estimación de tres puntos evalúa tres niveles de estimación basados en la incertidumbre y el riesgo de un proyecto determinado. Puede aplicar este método a un proyecto completo o a sus partes componentes en una EDT. Este método da como resultado tres costos proyectados del proyecto:
- Costos optimistas
- Costos pesimistas
- Costos más probables
Para llevar a cabo una estimación de tres puntos, el gerente del proyecto desglosará el proyecto en tareas o actividades y luego trabajará con su equipo para identificar los riesgos potenciales para proyectar tres estimaciones de costos. Un gráfico PERT puede ayudarle a determinar las relaciones entre las tareas y cualquier dependencia que pueda afectar al tiempo y al coste del proyecto.
El valor en una estimación de tres puntos es una mayor precisión en la proyección de costes y una mejor gestión de los riesgos. Al tener en cuenta los riesgos (como los retrasos en la programación y otros obstáculos), los gestores de proyectos pueden evitar sobreestimar significativamente los costes del proyecto.
Características de una buena estimación de costes
Entonces, ¿cómo puede determinar si su estimación es buena? Hay varios factores para evaluar la calidad de una estimación determinada.
Pero lo fundamental es que una estimación debe ser precisa, fiable y estar bien documentada.
Para asegurarse de que sus estimaciones de costes cumplen estos criterios principales, elija las técnicas de estimación que mejor se adapten a las especificaciones de su proyecto. Incluso puede realizar dos o más tipos de estimaciones para comparar las proyecciones.
Además, asegúrese de que todas las estimaciones estén cuidadosamente documentadas. Esta información ayudará a mantener a las partes interesadas en la misma página desde el principio y servirá como un valioso punto de referencia en caso de que necesite ajustar las estimaciones de costes a mitad de proyecto o estimar los costes de forma fiable para proyectos similares en el futuro.
La estimación de los costes puede ser un proyecto desalentador en sí mismo. Lucidchart puede ayudarle a empezar. La robusta plataforma de diagramación de Lucidchart ayuda a los gestores de proyectos a planificar y ejecutar proyectos con facilidad.
Use Lucidchart para crear estructuras de desglose de trabajo claras, diagramas PERT y diagramas de Gantt para delinear los entregables del proyecto, estimar los plazos e identificar cuántos miembros del equipo necesita reclutar.
La biblioteca de plantillas de Lucidchart hace que sea fácil rellenar la información del proyecto. Incluso puede dar acceso a otros miembros del equipo para que colaboren en los documentos del proyecto y compartan su progreso con las partes interesadas en tiempo real. Con una planificación cuidadosa y herramientas de estimación de costes fiables, puede estimar los costes con confianza.