En nøjagtig vurdering af projektomkostningerne er afgørende for et projekts succes (og færdiggørelse). Alligevel er omkostningsestimering og budgetstyring to af de vanskeligste udfordringer for projektledere i dag.
I 2016 blev kun 53 % af projekterne ifølge PMI afsluttet inden for deres oprindelige budget. Og disse overskredne budgetter og mislykkede projekter tegnede sig for så meget som 122 millioner dollars, der blev spildt for hver investeret milliard dollars.
Det er en masse penge.
I år skal du få hver eneste dollar til at tælle ved at foretage klare og præcise projektomkostningsvurderinger.
Hvad er projektomkostningsvurdering?
Projektomkostningsvurderinger forudsiger de ressourcer og finansielle investeringer, der er nødvendige for at gennemføre et projekt med succes. Målet med estimering er at identificere alle de omkostninger, der er forbundet med projektet, for at skabe et nøjagtigt budget og en præcis tidslinje.
Desto bedre estimering, jo bedre vil du være i stand til at kortlægge dit projekt.
Et projektestimat omfatter typisk en opdeling af opgaverne, ressourcerne, faktureringssatserne og tidsplanen for et projekt. De omkostninger, der er forbundet med hvert enkelt element, optælles for at skabe et omfattende overslag for hele projektet.
Et projektomkostningsoverslag hjælper projektledere og kunder:
- Gennemskue, om projektet er økonomisk gennemførligt.
- Skab en klar projektplan med præcise tidslinjer.
- Fastlægge projektets tilgang til projektet baseret på budget og ressourcer.
Kostestimater forekommer, før projektet påbegyndes (selvom de kan blive opdateret flere gange før og under et projekt). Selv om de ikke er en garanti for den endelige pris, giver estimater kunderne et interval, der kan hjælpe dem med at godkende et budget og sikre den nødvendige finansiering til at starte projektet.
Den udfordring, der ligger i ethvert projektomkostningsestimat, er at finde balancen mellem at over- og undervurdere. Fordi projektledere har et ansvar for at levere projekter til tiden og inden for budgettet, kan det være fristende at gå på den sikre side og overvurdere projektets omkostninger. På den måde er der større sandsynlighed for, at du kommer under budgettet og overgår forventningerne.
Overvurdering kan imidlertid koste dit team projektet helt og holdet eller forsinke lanceringen af det, hvis prisen er for høj. Hvis du på den anden side kommer for lavt ind, risikerer du at sprænge budgettet og få en frustreret klient senere hen.
Så hvordan kan projektledere finde det rigtige sted?
Der findes flere typer af omkostningsoverslag inden for projektledelse samt værktøjer og metoder til omkostningsoverslag, der kan hjælpe ledere med at lave præcise prognoser.
Typer af omkostninger, der skal tages i betragtning
Når man begynder et estimat, er der to typer omkostninger, der skal tages i betragtning i ethvert projekt: direkte omkostninger og indirekte omkostninger.
Direkte omkostninger
Direkte omkostninger er ret ligetil. De omfatter alle omkostninger eller nødvendige ressourcer, der er direkte relateret til projektet. Disse omkostninger kan omfatte arbejdskraft, materialer og udstyr og endda rejseomkostninger.
Lønomkostninger: Lønninger og lønninger til teammedlemmer og entreprenører, der arbejder på projektet.
Materialer: Alle leverancer eller alt udstyr, der er nødvendigt for at producere leverancerne eller gennemføre projektmålene.
Rejser: Alle rejseomkostninger (f.eks. benzin, flybilletter, hotelophold), som du afholder for at gennemføre projektet. Hvis du f.eks. skal rejse til et fjerntliggende arbejdssted eller foretage undersøgelser forskellige steder, skal du medtage disse udgifter som en del af dit omkostningsoverslag.
Indirekte omkostninger
Indirekte omkostninger opdeles i alle ressourcer, der ikke er direkte allokeret til projektet, men som er nødvendige for projektets succes.
Disse omkostninger falder typisk ind under overhead- og administrationsomkostninger. De kan omfatte ledelseslønninger, juridiske og regnskabsmæssige tjenester, leje for kontorlokaler og generelt udstyr eller forsyninger, der indretter virksomheden som helhed.
Metoder til estimering af projektomkostninger
Der findes flere metoder til estimering af omkostninger inden for projektledelse. Overvej disse fire metoder til at estimere projektomkostningerne.
Analog
Et andet eksempel på estimering af projektomkostninger er analog (eller top-down) estimering. Ved denne metode foretages omkostningsfremskrivninger på grundlag af historiske omkostninger for lignende projekter. Med andre ord, hvis dit team eller din organisation gentager lignende projekter (f.eks. specifikke reparationer af udstyr eller andre regelmæssige initiativer), kan du sammenligne disse tidligere projekter og de dermed forbundne omkostninger med dine nuværende projektspecifikationer.
Denne metode er mest effektiv for projekter, der har en høj grad af lighed i leverancer, omfang og kontekst. Jo flere variationer eller kompleksitet mellem projekterne, jo vanskeligere vil det være at lave præcise estimater.
Analytisk
Et analytisk estimat (også kaldet bottom-up estimering) er en af de mest præcise omkostningsestimeringsteknikker – men den kan også være tidskrævende.
Bottom-up estimering opdeler projektet i mindre dele og skaber derefter omkostningsestimater for disse variabler. Dette indebærer, at man både analyserer, hvilke ressourcer der skal købes, og hvilke specifikke opgaver der skal udføres, og derefter inddrager fageksperter til at estimere omkostningerne for hver enkelt vare og opgave.
For at gøre dette bruger bottom-up-estimering typisk en arbejdsopdelingsstruktur (WBS) til at skitsere og opdele et projekt i mindre dele kaldet arbejdspakker.
Parametrisk
Parametrisk estimering er en meget præcis omkostningsestimeringsmetode til projekter med en høj grad af gentagelighed. Omkostningsskønsmænd opdeler projektet i arbejdsenheder, anslår omkostningerne pr. enhed og lægger derefter enhedsomkostningerne sammen.
Denne metode fungerer bedst til færdighedsbaserede projekter med konkrete, gentagelige opgaver eller arbejdsenheder. I modsætning hertil er kreative projekter sværere at estimere ved hjælp af denne teknik, fordi arbejdsenhederne ofte er mindre sammenlignelige eller gentagelige af natur.
Trepunktsskøn
Trepunktsskøn evaluerer tre niveauer af skøn baseret på usikkerhed og risiko i et givet projekt. Du kan anvende denne metode på et helt projekt eller på dets delelementer i en WBS. Denne metode resulterer i tre forventede projektomkostninger:
- Optimistiske omkostninger
- Pessimistiske omkostninger
- Mest sandsynlige omkostninger
For at gennemføre et trepunktses estimat vil projektlederen opdele projektet i opgaver eller aktiviteter og derefter arbejde sammen med sit team for at identificere potentielle risici for projekt tre omkostningsestimater. Et PERT-diagram kan hjælpe dig med at bestemme relationerne mellem opgaverne og eventuelle afhængigheder, der kan påvirke den tid og de omkostninger, der bruges på projektet.
Værdien i et trepunktsskøn er større nøjagtighed i omkostningsfremskrivningen og bedre risikostyring. Ved at tage højde for risici (såsom forsinkelser i planlægningen og andre blokeringer) kan projektledere undgå at overvurdere projektomkostningerne betydeligt.
Kendetegn ved et godt omkostningsoverslag
Så hvordan kan man afgøre, om ens overslag er godt? Der er flere faktorer til at vurdere kvaliteten af et givet estimat.
Men det vigtigste er, at et estimat skal være nøjagtigt, pålideligt og veldokumenteret.
For at sikre, at dine omkostningsestimater opfylder disse topkriterier, skal du vælge estimeringsteknikker, der passer bedst til dine projektspecifikationer. Du kan endda foretage to eller flere typer af estimater for at sammenligne fremskrivninger.
Sørg desuden for, at alle estimater er omhyggeligt dokumenteret. Disse oplysninger vil hjælpe med at holde interessenterne på samme side fra begyndelsen og tjene som et værdifuldt referencepunkt, hvis du har brug for at justere omkostningsestimater midt i projektet eller estimere omkostningerne pålideligt for lignende projekter i fremtiden.
Evaluering af omkostninger kan være et skræmmende projekt i sig selv. Lucidchart kan hjælpe dig med at komme i gang. Lucidcharts robuste diagrammeringsplatform hjælper projektledere med at planlægge og udføre projekter med lethed.
Brug Lucidchart til at oprette klare arbejdsfordelingsstrukturer, PERT-diagrammer og Gantt-diagrammer for at skitsere projektleverancer, estimere tidsfrister og identificere, hvor mange teammedlemmer du har brug for.
Lucidcharts bibliotek af skabeloner gør det let at udfylde projektoplysninger. Du kan endda give andre teammedlemmer adgang til at samarbejde om projektdokumenter og dele dine fremskridt med interessenter i realtid. Med omhyggelig planlægning og pålidelige værktøjer til omkostningsvurdering kan du estimere omkostningerne med sikkerhed.