En hel del tjänstemän i Arizona kommer att tjäna mer pengar nästa år och de kommer inte ens att behöva genomgå en prestationsbedömning för att få det gröna tack vare nya övertidsregler.
”Det amerikanska arbetsmarknadsdepartementets slutgiltiga regel om uppdatering av övertidsersättningen träder i kraft den 1 januari 2020 och innebär några till synes små förändringar som kommer att påverka många anställda”, säger Dylan Wright, biträdande jurist på Radix Law.
Jill Chasson, advokat på Coppersmith Brockelman, förklarar vad den nya övertidsregeln egentligen säger.
”Den här regeln är den första uppdateringen av övertidsreglerna på 15 år efter att ett tidigare försök under Obamas administration blockerades i domstolarna”, säger Chasson. ”Den fastställer en ny lönetröskel på 684 dollar per vecka, eller 35 568 dollar per år, för verkställande, administrativa och professionella anställda som klassificeras som undantagna från minimilönen och övertidskraven i Fair Labor Standards Act (FLSA). Dessa kallas vanligen för ”white-collar”-undantag.”
Därutöver säger Chasson:
– Den nya regeln höjde också lönetröskeln för högt avlönade anställda, från 100 000 dollar till 107 432 dollar per år, och tillåter arbetsgivare att använda bonusar eller provisioner för att uppfylla upp till 10 procent av lönekravet för white-collar-undantag, men inte för högt avlönade anställda.
– Undantagna anställda måste fortfarande uppfylla ett test av arbetsuppgifter för att uppfylla undantagskraven. Den nya regeln ändrar inte de nuvarande kriterierna för något av dessa tester.
Feeling the pinch of overtime rules
”Regeln kommer mest att påverka de chefer och biträdande chefer på linjenivå som, även om de fyller en mycket viktig roll, ofta inte tjänar betydligt mer än de timanställda som de övervakar”, säger Lindsay M. Schafer, advokat på Quarles & Brady, ”särskilt nu när minimilönen har höjts i Arizona.”
Men experter säger att vissa företagssektorer kommer att känna av de ökade arbetskostnaderna mer än andra.
”Den nya övertidsregeln kommer endast att påverka de tjänstemän som för närvarande är undantagna och som tjänar mellan 23 660 och 35 568 dollar per år”, säger Tracy A. Miller, delägare på Ogletree, Deakins, Nash, Smoak & Stewart. ”De som uppfyller dessa kriterier arbetar i allmänhet inom den ideella sektorn, detaljhandeln eller hotell- och restaurangbranschen i landsbygdsområden. Arbetsministeriet uppskattar att 1,3 miljoner arbetstagare kommer att påverkas, men jag tror att denna siffra är överdriven. Uppskattningen bygger på ett par orealistiska antaganden. Dessutom kan arbetstagare i detta löneintervall som inte regelbundet arbetar övertid påverkas negativt om de omvandlas till timanställda.”
Men även om många företagare och chefer kanske känner sig frustrerade över denna ökning av arbetskraftskostnaderna, tänk på följande: Det kunde ha varit värre. Regeln som träder i kraft den 1 januari bleknar i jämförelse med ett förslag från 2016 som nästan fördubblade lönetröskeln till 913 dollar per vecka (eller 47 476 dollar per år) och innehöll automatiska höjningar av minimilönen vart tredje år.
”Den nya regeln är en kompromiss, en vinst för arbetsgivarna som är en betydande avvikelse från den regel som Obama-administrationen hade föreslagit, som skulle ha fått företag att betala 33 procent mer per vecka för att undanta anställda vid minimilönetröskeln”, säger Gregory W. Seibt, partner på Blythe Grace. ”Även om det fortfarande kommer att finnas en ekonomisk påverkan, kommer de branscher som kommer att känna av den mest sannolikt att vara inom detaljhandeln och tillverkningsindustrin och liknande, där arbetstagarnas årslöner är lägre än 35 568 dollar … Sammanfattningsvis kommer den nya regeln att kräva att företag vars anställda tjänar mindre än 684 dollar per arbetsvecka måste välja mellan att ge dessa anställda en löneförhöjning till minst 684 dollar per vecka eller att betala dem övertid.”
Inverkan på företag
Inom att tillåta arbetsgivare att använda icke-diskretionära bonusar och stimulansbetalningar för att uppfylla upp till 10 procent av lönetröskeln för undantagna anställda kommer DOL också att tillåta arbetsgivare att göra inackorderingsbetalningar till anställda som inte tjänar tillräckligt med icke-diskretionära bonusar eller stimulansbetalningar under en viss 52-veckorsperiod för att behålla sin status som undantagna anställda, under förutsättning att inackorderingsbetalningen görs inom en löneperiod efter årets slut.
”Arbetsgivare bör notera att ändringarna i dessa bestämmelser, även om de är störande, ger ett utmärkt tillfälle att undersöka och lösa eventuella kvarstående frågor om anställdas undantagsstatus utan att väcka en röd flagga”, säger Schafer.
Därmed säger Schafer att arbetsgivarna bör använda den här tiden för att utvärdera befattningar som ligger nära lönetröskeln, och eventuella andra befattningar som kan vara ifrågasatta, före den 1 januari 2020. Före nästa år säger hon att arbetsgivare antingen bör höja lönen till tröskelkravet eller omklassificera anställda, och se till att ta fram en stark kommunikationsplan som förklarar skälen till de förändringar som kommer att göras.
”Det är viktigt att veta om FLSA:s övertidsregler gäller för dig”, säger Wright. ”Vet om ni har anställda som omfattas av de nya gränserna för övertidsundantag. Att bara betala ut löner på årsbasis innebär inte att man undviker annars giltiga övertidsskyldigheter. Du måste ta en noggrann titt på vilka som kan bli berättigade den 1 januari 2020.”
Wright säger att om du redan har anställda som inte är befriade från arbetsgivaravgifter, se till att samarbeta med din personalpersonal för att informera de anställda som nyligen blivit berättigade till arbetsgivaravgifter om ditt företags övertidspolicy och rutiner. Om du inte har någon övertidspolicy kan det vara dags att rådgöra med en personalspecialist eller en arbetsrättsjurist för att se till att du följer tillämpliga FLSA-regler.
”Företagen bör se regeländringen som ett bra tillfälle att se över sina undantagsklassificeringar”, säger Miller. ”Om du behandlar en arbetstagare som tjänar mindre än 35 568 US-dollar per år som undantagen, finns det en stor chans att arbetstagaren är felklassificerad på grundval av testet för arbetsuppgifter. Även om ditt företag inte påverkas av regeländringen – och de flesta kommer inte att göra det – kan du upptäcka att du har felklassificerat arbetstagare. Nu är en bra tidpunkt att rätta till dessa misstag.”
Förberedelser för förändringar
Det är så här som företagsägare och chefer bäst kan förbereda sig för genomförandet av den nya övertidsregeln, enligt Jill Chasson, advokat på Coppersmith Brockelman:
– Arbetsgivare bör se över ersättningen för alla undantagna anställda för att fastställa vilka som för närvarande får mindre än den nya minimilönen. Detta är också ett bra tillfälle att utvärdera om undantagsanställda är korrekt klassificerade och att identifiera eventuella löneskillnader mellan liknande anställda som bör åtgärdas.
– Vissa arbetsgivare kan välja att följa reglerna genom att höja vissa anställdas löner till över lönetröskeln. Det är viktigt att notera att detta kan leda till en spridningseffekt av löneförhöjningar i hela företaget, beroende på om företaget har ett integrerat lönesystem.
– Om arbetsgivaren väljer att omklassificera vissa anställda som icke-undantagna bör de överväga att överföra dessa anställda till timlön för att bättre kunna spåra och beräkna övertid. Arbetsgivaren bör också vidta åtgärder för att se till att nyanställda som inte är undantagna spårar sina arbetstimmar på rätt sätt och följer företagets policyer och rutiner för tidredovisning.