Veel bedienden in Arizona gaan volgend jaar meer geld verdienen en ze hoeven niet eens een functioneringsgesprek te doorstaan om dat groen te krijgen, dankzij nieuwe overwerkregels.
“De definitieve regel van het Amerikaanse ministerie van Arbeid die de betaling van overuren bijwerkt, gaat in op 1 januari 2020 en brengt een aantal schijnbaar kleine veranderingen aan die van invloed zullen zijn op veel werknemers”, zegt Dylan Wright, een medewerker bij Radix Law.
Jill Chasson, een advocaat bij Coppersmith Brockelman, legt uit wat de nieuwe overwerkregel eigenlijk zegt.
“Deze regel is de eerste update van de overwerkregelgeving in 15 jaar, nadat een eerdere poging tijdens de regering-Obama werd geblokkeerd in de rechtbanken,” zegt Chasson. “Het stelt een nieuwe salarisdrempel vast van $ 684 per week, of $ 35.568 per jaar, voor uitvoerende, administratieve en professionele werknemers die zijn geclassificeerd als vrijgesteld van het minimumloon en overwerkvereisten van de Fair Labor Standards Act (FLSA). Deze worden meestal ‘witte-boorden’-vrijstellingen genoemd.”
Daarnaast zegt Chasson:
– De nieuwe regel verhoogde ook de salarisdrempel voor hooggecompenseerde werknemers, van $ 100.000 tot $ 107.432 per jaar, en staat werkgevers toe bonussen of provisies te gebruiken om te voldoen aan maximaal 10 procent van de salariseis voor witte-boordenvrijstellingen, maar niet voor hooggecompenseerde werknemers.
– Vrijgestelde werknemers moeten nog steeds voldoen aan een plichtentest om te voldoen aan de vrijstellingsvereisten. De nieuwe regel verandert de huidige criteria voor geen van de taken tests.
Voel de kneep van overuren regels
“De regel zal de meeste invloed hebben op die lijn-level managers en assistent-managers die, terwijl het vervullen van een zeer belangrijke rol, vaak niet aanzienlijk meer verdienen dan de uurlijkse werknemers die ze superviseren,” zegt Lindsay M. Schafer, een advocaat bij Quarles & Brady, “vooral nu het minimumloon in Arizona is verhoogd.”
Maar deskundigen zeggen dat sommige bedrijfssectoren de toegenomen arbeidskosten meer zullen voelen dan andere.
“De nieuwe overurenregel zal alleen van invloed zijn op momenteel vrijgestelde bedienden die jaarlijks tussen $ 23.660 en $ 35.568 verdienen,” zegt Tracy A. Miller, een aandeelhouder bij Ogletree, Deakins, Nash, Smoak & Stewart. “Degenen die aan deze criteria voldoen, werken over het algemeen in de non-profit-, detailhandels- of horecasector in landelijke gebieden. Het ministerie van Arbeid schat dat 1,3 miljoen werknemers zullen worden getroffen, maar ik denk dat dit aantal wordt overschat. De schatting gaat uit van een aantal onrealistische veronderstellingen. Bovendien kunnen werknemers in deze salarisklasse die niet regelmatig overwerken, negatieve gevolgen ondervinden als ze worden omgezet in uurloners.”
Terwijl veel bedrijfseigenaren en leidinggevenden zich misschien gefrustreerd voelen door deze stijging van de arbeidskosten, bedenk dan dit: Het had erger kunnen zijn. De regel die op 1 januari van kracht wordt, verbleekt in vergelijking met een voorstel uit 2016 dat de salarisdrempel bijna verdubbelde tot $ 913 per week (of $ 47.476 per jaar) en automatische verhogingen van het minimumsalaris om de drie jaar omvatte.
“De nieuwe regel is een compromis, een overwinning voor werkgevers die een aanzienlijke afwijking is van de regel die de regering-Obama had voorgesteld, die bedrijven 33 procent meer per week zou hebben laten betalen om werknemers op de minimumsalarisdrempel vrij te stellen”, zegt Gregory W. Seibt, partner bij Blythe Grace. “Hoewel er nog steeds een economische impact zal zijn, zullen de industrieën die dit het meest zullen voelen waarschijnlijk in de detailhandel en productie en dergelijke zijn, waar de jaarsalarissen van werknemers minder dan $ 35.568 bedragen … Kortom, de nieuwe regel zal bedrijven waarvan de werknemers minder dan $ 684 per werkweek verdienen, verplichten om te beslissen tussen het geven van die werknemers een verhoging tot ten minste $ 684 per week of hen overuren betalen.”
Invloed op het bedrijfsleven
Naast het toestaan van werkgevers om niet-discretionaire bonussen en aanmoedigingspremies te gebruiken om te voldoen aan maximaal 10 procent van de salarisdrempel voor vrijgestelde werknemers, zal de DOL werkgevers ook toestaan om inhaalbetalingen te doen aan werknemers die niet genoeg verdienen in niet-discretionaire bonussen of aanmoedigingspremies in een bepaalde periode van 52 weken om de vrijgestelde status te behouden, op voorwaarde dat de inhaalbetaling wordt gedaan binnen één loonperiode na het einde van het jaar.
“Werkgevers moeten er rekening mee houden dat de wijzigingen in deze regelgeving, hoewel verstorend, een uitstekende gelegenheid bieden om eventuele slepende vragen met betrekking tot de vrijstellingsstatus van werknemers te onderzoeken en op te lossen zonder een rode vlag te hijsen, “zegt Schafer.
Volgens Schafer moeten werkgevers deze tijd gebruiken om vóór 1 januari 2020 posities te evalueren die dicht bij de salarisdrempel liggen, en alle andere posities die in twijfel kunnen worden getrokken. Vóór volgend jaar, zegt ze, moeten werkgevers ofwel het loon verhogen tot de drempelvereiste of werknemers herindelen, waarbij ze ervoor moeten zorgen dat ze een sterk communicatieplan ontwikkelen waarin de redenen voor eventuele wijzigingen worden uitgelegd.
“Het is belangrijk om te weten of de overwerkregels van de FLSA op u van toepassing zijn”, zegt Wright. “Weet of u werknemers hebt die onder de nieuwe limieten voor vrijstelling van overwerk vallen. Het simpelweg uitbetalen van salarissen op jaarbasis voorkomt niet dat er anders geldige overwerkverplichtingen zijn. U moet nauwkeurig bekijken wie er op 1 januari 2020 in aanmerking komt.”
Wright zegt dat als u al niet-vrijgestelde werknemers hebt, u met uw personeelszaken moet samenwerken om uw nieuwe in aanmerking komende werknemers op de hoogte te brengen van het overwerkbeleid en de procedures van uw bedrijf. Als u nog geen overwerkbeleid hebt, is dit misschien het moment om een personeelsspecialist of arbeidsrechtadvocaat te raadplegen om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de toepasselijke FLSA-regels.
“Bedrijven moeten de regelwijziging zien als een goede gelegenheid om hun vrijgestelde classificaties te herzien”, zegt Miller. “Als u een werknemer die minder dan $35.568 per jaar verdient als vrijgesteld behandelt, is de kans groot dat deze werknemer verkeerd is ingedeeld op basis van de functietest. Zelfs als de wijziging van de regel niet op uw bedrijf van toepassing is – en dat is bij de meeste bedrijven niet het geval – kunt u erachter komen dat u werknemers verkeerd hebt ingedeeld. Nu is een goed moment om die fouten te corrigeren.”
Voorbereiding op verandering
Dit is hoe bedrijfseigenaren en leidinggevenden zich het beste kunnen voorbereiden op de implementatie van de nieuwe overwerkregel, volgens Jill Chasson, advocaat bij Coppersmith Brockelman:
– Werkgevers moeten de compensatie voor alle vrijgestelde werknemers herzien om te bepalen wie momenteel minder dan het nieuwe minimumloon krijgt betaald. Dit is ook een goed moment om te evalueren of vrijgestelde werknemers correct zijn ingedeeld, en om eventuele salarisverschillen tussen soortgelijke werknemers te identificeren die moeten worden aangepakt.
– Sommige werkgevers kunnen ervoor kiezen om te voldoen door het loon van bepaalde werknemers te verhogen tot boven de salarisdrempel. Het is belangrijk op te merken dat dit een rimpeleffect van loonsverhogingen in het hele bedrijf kan veroorzaken, afhankelijk van de vraag of het bedrijf een geïntegreerd beloningssysteem heeft.
– Als de werkgever ervoor kiest om bepaalde werknemers te herclassificeren als niet-vrijgesteld, moeten ze overwegen om deze werknemers om te zetten naar uurloon om overuren beter te kunnen bijhouden en berekenen. Werkgevers zullen ook stappen willen ondernemen om ervoor te zorgen dat nieuwe niet-vrijgestelde werknemers hun werkuren goed bijhouden en het beleid en de praktijken van het bedrijf voor tijdregistratie volgen.