Det pågår ett antal diskussioner på sistone om att uppdatera bestämmelser i handböcker och policyer för sociala medier för att avvärja en plötsligt övernitisk National Labor Relations Board. Och detta råd är verkligen välbehövligt.
När du ser över och reviderar dessa policyer bör du också överväga att ta en titt på din FMLA-policy, och särskilt hur du beräknar ditt FMLA-ledighetsår.
Som arbetsgivarna är medvetna om har en anställd som på annat sätt är berättigad till FMLA-ledighet rätt till 12 veckors FMLA-ledighet under en 12-månadersperiod. (Kanske mer, naturligtvis, om det är fråga om ledighet för militär familjeledighet.) Denna ”12-månadersperiod” definieras dock av arbetsgivaren. På senare tid har jag gett råd till arbetsgivare som upprätthåller ett FMLA-år som helt enkelt inte uppfyller deras affärsmål. Så låt oss kortfattat se över de tolvmånadersperioder som arbetsgivare kan välja mellan och sedan rekommendera den metod som är mest fördelaktig för arbetsgivare.
Hur många sätt finns det att räkna till 12?
-
Kalenderåret
-
Ett fast 12-månaders ”ledighetsår”, till exempel ett räkenskapsår, ett år som krävs enligt statlig lag eller ett år som börjar på en anställds årsdag
-
Den tolvmånadersperiod som mäts framåt från det datum då en anställds första FMLA-ledighet börjar
-
En ”rullande” tolvmånadersperiod.månaders period mätt bakåt från det datum då en anställd använder FMLA-ledighet
Fördelar och nackdelar med att välja en tolvmånadersperiod
Arbetsgivarna kan välja någon av dessa fyra räkningsmetoder, så länge metoden tillämpas konsekvent och enhetligt för alla anställda. När arbetsgivaren väl väljer en viss tolvmånadersperiod kan den dock inte byta till en annan tolvmånadersperiod utan att först ge alla anställda minst 60 dagars varsel om ändringen. Om arbetsgivaren inte väljer någon av ovanstående 12-månadersperioder, eller om arbetsgivaren har bytt metod men det sker inom 60-dagarsfönstret, måste arbetsgivaren använda den 12-månadersperiod som ger det mest fördelaktiga resultatet för den anställde.
Det finns helt klart för- och nackdelar med var och en av dessa fyra metoder. Men en metod sticker ut framför de andra: den ”rullande” tolvmånadersperioden mätt bakåt från det datum då en anställd använder sig av någon FMLA-ledighet.
Låt mig förklara.
Metoderna ett och två
De två första metoderna är materiellt sett likadana i det avseendet att de fastställer en fast tidpunkt som ska ligga till grund för beräkningen av FMLA-ledighet. Även om dessa två alternativ är överlägset lättast att administrera, ger de anställda möjlighet att dubbla eller ”stapla” 12-veckors FMLA-perioder på varandra, och därmed potentiellt ge mer ledighet än nödvändigt. ”Stapling” innebär att man tar ut FMLA-ledighet för ett efterföljande FMLA-ledighetsår direkt efter den ledighet man tagit ut under det föregående året.
Tag till exempel Jane. Enligt arbetsgivarens ”kalenderårsmetod” tar Jane ut fyra veckors FMLA-ledighet första gången den 1 februari. Senare i november tar hon ytterligare åtta veckors ledighet, vilket tar henne till slutet av kalenderåret. I teorin skulle Jane från och med den 1 januari kunna utnyttja ytterligare 12 veckors FMLA-ledighet. I det här exemplet ger denna beräkningsmetod Jane sammanlagt 20 på varandra följande veckor av FMLA-ledighet. (Det kunde ha varit värre – Jane kunde ha tagit ut 12 veckor i slutet av året och ytterligare 12 veckor i början av följande kalenderår, vilket ger totalt 24 arbetsveckor i följd med FMLA-ledighet). För arbetsgivare som strävar efter kontinuitet i affärsverksamheten kan detta oavsiktliga resultat vara ett svårt piller att svälja.
Metod tre
Den tredje metoden skiljer sig inte helt från de två ovanstående metoderna, men den erbjuder en marginellt bättre balans mellan att skydda kontinuiteten i affärsverksamheten och enkel administration. Enligt denna metod skulle en anställd ha rätt till 12 veckors ledighet under det år som börjar den första dagen då FMLA-ledighet tas ut. Ur ett administrativt perspektiv är detta lättare att få grepp om: den anställde börjar sin ledighet den 1 februari, så den anställdes ledighetsår börjar den 1 februari. Denna metod undviker dock inte det problem med ”stapling” som beskrivs ovan. Här kan arbetsgivarna inte undvika en situation där en anställd tar ut FMLA-ledighet senare under FMLA-ledighetsåret, vilket följs upp av så många som 12 veckor som tas ut i början av det följande FMLA-året (den 1 februari).
Närmare bestämt måste arbetsgivarna enligt de nya FMLA-bestämmelserna använda denna metod vid beräkning av ledighet för en anställd som vårdar en medlem av en täckt tjänstgöringskrets med en allvarlig skada eller sjukdom. 29 C.F.R. 825.200(f)
Metod fyra
Den vanligaste metoden (men helt klart den mest förvirrande) som arbetsgivare använder kallas ”rullande” metod. Enligt den ”rullande” metoden, som i HR-kretsar även kallas ”look-back”-metoden, ser arbetsgivaren tillbaka på de senaste 12 månaderna, räknar ihop all FMLA-tid som den anställde har använt under de senaste 12 månaderna och drar av den totala summan från den anställdes 12-veckors ledighet. När man beräknar en anställds tillgängliga FMLA-ledighet är därför den anställdes återstående tillgängliga saldo 12 veckor minus den del av FMLA-ledigheten som den anställde använde under de 12 månaderna före den aktuella dagen.
Föreskrifterna ger ett ganska enkelt exempel på hur arbetsgivaren skulle beräkna ledigheten med denna metod:
Om en anställd använde fyra veckor från och med den 1 februari 2008, fyra veckor från och med den 1 juni 2008 och fyra veckor från och med den 1 december 2008, skulle den anställde inte ha rätt till ytterligare ledighet förrän den 1 februari 2009. Från och med den 1 februari 2009 skulle den anställde dock återigen ha rätt att ta ut FMLA-ledighet och återfå rätten att ta ut ledigheten på samma sätt och med samma belopp som den användes under det föregående året. Den anställde skulle alltså återfå (och ha rätt att använda) ytterligare en dag FMLA-ledighet varje dag i fyra veckor från och med den 1 februari 2009. Den anställde skulle också börja få tillbaka ytterligare dagar från och med den 1 juni 2009 och ytterligare dagar från och med den 1 december 2009. Arbetsgivare som använder den rullande tolvmånadersperioden kan därför behöva beräkna om den anställde har rätt att ta ut FMLA-ledighet varje gång ledigheten begärs, och anställda som tar ut FMLA-ledighet på en sådan grund kan komma att omfattas av FMLA-skydd på grundval av sin FMLA-användning under de föregående tolv månaderna. Om den anställde till exempel i exemplet ovan behöver sex veckors ledighet för ett allvarligt hälsotillstånd från och med den 1 februari 2009, skulle endast de fyra första veckorna av ledigheten omfattas av FMLA-skydd.
29 C.F.R. 825.200(c)
Vinnaren
När man använder den rullande kalendern eller tillbakablickande perioden kan en anställds FMLA-ledighet som återstår i hans eller hennes 12-veckors rätt till FMLA-ledighet bokstavligt talat förändras dagligen, eftersom arbetsgivaren måste lägga till de dagar (eller timmar) som använts på 12-månadersdagen av en FMLA-frånvaro. Även om denna metod kan vara förvirrande att administrera (t.ex. att beräkna den ledighet som finns tillgänglig från olika FMLA-datum för varje anställd och att göra detta varje gång FMLA-ledighet begärs), är det den enda metod som finns tillgänglig enligt bestämmelserna för att se till att en anställd inte tar ut ett block av FMLA-ledighet i mer än 12 på varandra följande veckor. Att införa denna metod är arbetsgivarens bästa försvar mot FMLA-missbruk, och den tenderar att spara kostnader i det långa loppet. Dessutom avskräcker den anställda från att använda sig av längre ledighetsperioder över på varandra följande 12-månadersperioder. När den vägs mot de andra metoderna är den här metoden ofta det bästa valet för arbetsgivare.
Samarbeta med din arbetsrättsliga rådgivare för att se till att du använder ett FMLA-år som uppfyller dina operativa och affärsmässiga behov. Och när du ändå håller på, tänk på att skärpa dessa andra bestämmelser i din FMLA-policy och dina FMLA-praktiker, som jag förklarade i ett tidigare inlägg.