Viime aikoina on käyty useita keskusteluja käsikirjamääräysten ja sosiaalisen median käytäntöjen päivittämisestä yhtäkkiä yli-innokkaan kansallisen työsuhdelautakunnan torjumiseksi. Ja tämä neuvo on varmasti otettu hyvin vastaan.
Kun tarkistatte ja tarkistatte näitä käytäntöjä, harkitkaa myös FMLA-käytäntöjen tarkastelua ja erityisesti sitä, miten laskette FMLA-vapaavuoden.
Kuten työnantajat tietävät, muutoin vapaaseen oikeutettu työntekijä on oikeutettu 12 viikon FMLA-vapaaseen 12 kuukauden jakson aikana. (Ehkä enemmänkin, jos kyseessä on sotilasperhevapaa.) Työnantaja kuitenkin määrittelee tämän ”12 kuukauden jakson”. Olen viime aikoina neuvonut työnantajia, joiden FMLA-vuosi ei yksinkertaisesti vastaa heidän liiketoimintatavoitteitaan. Käydään siis lyhyesti uudelleen läpi 12 kuukauden jaksot, joista työnantajat voivat valita, ja suositellaan sitten työnantajille edullisinta menetelmää.
Miten monta tapaa on laskea 12:een?
-
Kalenterivuosi
-
Mikä tahansa kiinteä 12 kuukauden ”lomanmääräytymisvuosi”, kuten tilikausi, osavaltion lain edellyttämä vuosi tai vuosi, joka alkaa työntekijän vuosipäivänä
-
12 kuukauden jakso, joka mitataan eteenpäin siitä päivästä, jolloin työntekijän ensimmäinen FMLA-vapaa alkaa
-
Jatkuva 12 kuukauden jakso
-
.kuukauden jakso mitattuna taaksepäin siitä päivästä, jolloin työntekijä käyttää FMLA-vapaata
12 kuukauden jakson valinnan hyvät ja huonot puolet
Työnantajat voivat valita minkä tahansa näistä neljästä laskentatavasta, kunhan menetelmää sovelletaan johdonmukaisesti ja yhdenmukaisesti kaikkiin työntekijöihin. Kun työnantaja on valinnut tietyn 12 kuukauden jakson, se ei kuitenkaan voi siirtyä toiseen 12 kuukauden jaksoon ilmoittamatta muutoksesta kaikille työntekijöille vähintään 60 päivää etukäteen. Jos työnantaja ei ole valinnut jotakin edellä mainituista 12 kuukauden jaksoista tai jos työnantaja on muuttanut menetelmää, mutta se on 60 päivän kuluessa, työnantajan on käytettävä sitä 12 kuukauden jaksoa, joka tarjoaa kyseisen työntekijän kannalta edullisimman lopputuloksen.
Kussakin näistä neljästä menetelmästä on selvästi hyviä ja huonoja puolia. Yksi menetelmä erottuu kuitenkin muista: ”liukuva” 12 kuukauden jakso, joka mitataan taaksepäin siitä päivästä, jona työntekijä käyttää FMLA-vapaata.
Minä selitän.
Menetelmät yksi ja kaksi
Kaksi ensimmäistä menetelmää ovat olennaisilta osiltaan samoja siinä mielessä, että niissä asetetaan kiinteä ajankohta, josta FMLA-vapaan laskeminen aloitetaan. Vaikka näitä kahta vaihtoehtoa on ylivoimaisesti helpoin hallinnoida, ne mahdollistavat sen, että työntekijät voivat tuplata tai ”pinota” 12 viikon FMLA-jaksoja päällekkäin ja antaa siten mahdollisesti enemmän lomaa kuin on tarpeen. ”Pinoaminen” tarkoittaa FMLA-vapaan ottamista seuraavana FMLA-vuonna heti edellisenä vuonna otetun vapaan jälkeen.
Otetaan esimerkiksi Jane. Työnantajansa ”kalenterivuosimenetelmän” mukaisesti Jane pitää neljä viikkoa FMLA-vapaata ensimmäisen kerran 1. helmikuuta. Myöhemmin marraskuussa hän pitää vielä kahdeksan viikkoa lomaa, joka kestää kalenterivuoden loppuun. Teoriassa Jane voisi tammikuun 1. päivästä alkaen käyttää vielä 12 viikkoa FMLA-vapaata. Tässä esimerkissä tämä laskutapa mahdollistaa Janelle yhteensä 20 peräkkäistä viikkoa FMLA-vapaata. (Olisi voinut käydä huonomminkin – Jane olisi voinut käyttää 12 viikkoa vuoden lopussa ja toiset 12 viikkoa seuraavan kalenterivuoden alussa, jolloin FMLA-vapaata olisi ollut yhteensä 24 peräkkäistä työviikkoa). Yritystoiminnan jatkuvuutta tavoitteleville työnantajille tämä tahaton tulos saattaa olla vaikea pala niellä.
Kolmas menetelmä
Kolmas menetelmä ei poikkea täysin kahdesta edellä mainitusta, mutta se tarjoaa hieman paremman tasapainon yritystoiminnan jatkuvuuden turvaamisen ja hallinnon helppouden välillä. Tämän menetelmän mukaan työntekijä olisi oikeutettu 12 viikon lomaan sen vuoden aikana, joka alkaa FMLA-loman ensimmäisestä pitämispäivästä. Hallinnollisesti tämä on helpompi toteuttaa: työntekijä aloittaa loman 1. helmikuuta, joten työntekijän lomanmääräytymisvuosi alkaa 1. helmikuuta. Tällä menetelmällä ei kuitenkaan vältetä edellä mainittua ”pinoamisongelmaa”. Tässä tapauksessa työnantajat eivät voi välttää tilannetta, jossa työntekijä pitää FMLA-vapaata myöhemmin FMLA-vapaavuoden aikana, minkä jälkeen hän pitää peräkkäin jopa 12 viikkoa seuraavan FMLA-vuoden alussa (helmikuun 1. päivänä).
Uusien FMLA-säädösten mukaan työnantajien on käytettävä tätä menetelmää, kun ne laskevat lomaa työntekijälle, joka hoitaa vakavasti loukkaantunutta tai vakavasti sairastunutta palveluksessa olevaa työntekijää. 29 C.F.R. 825.200(f)
Menetelmä neljä
Työnantajien käyttämästä menetelmästä yleisin (mutta selvästi hämmentävin) on ”rullaava” menetelmä. Jatkuvassa menetelmässä, joka tunnetaan henkilöstöhallinnon piirissä myös ”look back” -menetelmänä, työnantaja ”katsoo” taaksepäin viimeiset 12 kuukautta, laskee yhteen kaiken FMLA-ajan, jonka työntekijä on käyttänyt edeltävien 12 kuukauden aikana, ja vähentää tämän summan työntekijän 12 viikon loma-ajan määrästä. Näin ollen työntekijän käytettävissä olevaa FMLA-vapaata laskettaessa työntekijän jäljellä oleva käytettävissä oleva saldo on 12 viikkoa vähennettynä sillä FMLA-vapaan osuudella, jonka työntekijä on käyttänyt kyseistä päivää edeltävien 12 kuukauden aikana.
Säännöksissä annetaan melko suoraviivainen esimerkki siitä, miten työnantaja laskisi vapaat tätä menetelmää käyttäen:
Jos työntekijä käyttäisi neljä viikkoa 1. päivästä helmikuuta 2008 alkaen, neljä viikkoa 1. päivästä kesäkuusta 2008 alkaen, neljä viikkoa 1. päivästä kesäkuuta 2008 alkaen ja neljä viikkoa 1. päivästä joulukuusta 2008 alkaen, työntekijä olisi oikeutettu lisävapaaseen vasta 1. päivästä helmikuun 2009. Helmikuun 1. päivästä 2009 alkaen työntekijä olisi kuitenkin jälleen oikeutettu pitämään FMLA-vapaata, jolloin hän saisi takaisin oikeuden pitää vapaata samalla tavalla ja samassa määrässä kuin hän käytti sitä edellisenä vuonna. Näin ollen työntekijä saisi takaisin (ja olisi oikeutettu käyttämään) yhden ylimääräisen FMLA-vapaapäivän joka päivä neljän viikon ajan 1. helmikuuta 2009 alkaen. Työntekijä alkaisi myös saada takaisin lisäpäiviä 1. kesäkuuta 2009 alkaen ja lisäpäiviä 1. joulukuuta 2009 alkaen. Näin ollen työnantajat, jotka käyttävät liukuvaa 12 kuukauden jaksoa, saattavat joutua laskemaan, onko työntekijä oikeutettu pitämään FMLA-vapaata joka kerta, kun lomaa haetaan, ja työntekijät, jotka käyttävät FMLA-vapaata tällaisella perusteella, saattavat jäädä FMLA-suojan ulkopuolelle tai sen ulkopuolelle sen perusteella, kuinka paljon he ovat käyttäneet FMLA-vapaata edeltävien 12 kuukauden aikana. Esimerkiksi edellä olevassa esimerkissä, jos työntekijä tarvitsee kuusi viikkoa lomaa vakavan terveydentilan vuoksi 1. helmikuuta 2009 alkaen, vain neljä ensimmäistä viikkoa lomasta olisi FMLA-suojattua.
29 C.F.R. 825.200(c)
Voittaja
Käytettäessä liukuvaa kalenteria tai takautumisaikaa työntekijän 12 viikon FMLA-vapaaseen oikeuttavaan FMLA-vapaaseen jäljellä oleva FMLA-vapaa voi kirjaimellisesti muuttua päivittäin, koska työnantajan on lisättävä FMLA-poissaolon 12 kuukauden vuosipäivänä käytetyt päivät (tai tunnit). Vaikka tätä menetelmää voi olla hankala hallinnoida (esimerkiksi laskemalla kunkin työntekijän käytettävissä oleva loma eri FMLA-päivinä ja tekemällä näin joka kerta, kun FMLA-vapaata haetaan), se on ainoa säännösten mukaan käytettävissä oleva menetelmä, jolla voidaan varmistaa, että työntekijä ei käytä FMLA-vapaata yli 12 peräkkäisen viikon ajan. Tämän menetelmän käyttöönotto on työnantajan paras puolustus FMLA-vapaiden väärinkäyttöä vastaan, ja se säästää kustannuksia pitkällä aikavälillä. Lisäksi se estää työntekijöitä käyttämästä pitkiä lomajaksoja peräkkäisten 12 kuukauden jaksojen aikana. Kun tätä menetelmää verrataan muihin menetelmiin, se on usein paras valinta työnantajille.
Tee yhteistyötä työsuhdeneuvojasi kanssa varmistaaksesi, että käytät FMLA-vuotta, joka vastaa toiminnallisia ja liiketoiminnallisia tarpeitasi. Harkitse samalla näiden muiden säännösten tiukentamista FMLA-politiikassasi ja FMLA-käytännöissäsi, kuten selitin aiemmassa kirjoituksessani.