Der er en række diskussioner i gang på det seneste om opdatering af håndbogsbestemmelser og politikker for sociale medier for at afværge en pludselig overivrig National Labor Relations Board. Og dette råd er bestemt godt taget.
Når du gennemgår og reviderer disse politikker, bør du også overveje at tage et kig på din FMLA-politik, og især hvordan du beregner dit FMLA-orlovsår.
Som arbejdsgivere er klar over, har en ellers berettiget medarbejder ret til 12 ugers FMLA-orlov i en 12-måneders periode. (Måske mere, naturligvis, hvis der er tale om militær familieorlov.) Denne “12-måneders periode” defineres imidlertid af arbejdsgiveren. For nylig har jeg rådgivet arbejdsgivere, der opretholder et FMLA-år, som simpelthen ikke opfylder deres forretningsmål. Så lad os kort gennemgå de 12-måneders perioder, som arbejdsgiverne kan vælge imellem, og derefter anbefale den metode, der er mest fordelagtig for arbejdsgiverne.
Hvor mange måder er der at tælle til 12?
-
Kalenderåret
-
Et fast 12-måneders “orlovsår”, f.eks. et regnskabsår, et år, der kræves i henhold til statslig lovgivning, eller et år, der begynder på en medarbejders “jubilæumsdato”
-
Den 12-måneders periode målt fremad fra den dato, hvor en medarbejders første FMLA-orlov begynder
-
En “rullende” 12-års periodemåneders periode målt bagud fra den dato, hvor en medarbejder bruger en FMLA-orlov
For- og ulemper ved at vælge en 12-måneders periode
Arbejdsgiverne kan vælge en af disse fire tællemetoder, så længe metoden anvendes konsekvent og ensartet for alle ansatte. Når arbejdsgiveren først har valgt en bestemt 12-måneders periode, kan den dog ikke skifte til en anden 12-måneders periode uden først at give alle ansatte et varsel på mindst 60 dage om ændringen. Hvis arbejdsgiveren undlader at vælge en af de ovennævnte 12-månedersperioder, eller hvis arbejdsgiveren har ændret metoden, men det er inden for 60-dages-vinduet, skal arbejdsgiveren anvende den 12-månedersperiode, der giver det mest fordelagtige resultat for den pågældende medarbejder.
Der er klart fordele og ulemper ved hver af disse fire metoder. Men én metode skiller sig ud fra de andre: den “rullende” 12-måneders periode målt baglæns fra den dato, hvor en medarbejder bruger en FMLA-orlov.
Lad mig forklare.
Metode et og to
De to første metoder er materielt set ens, idet de fastsætter et fast tidspunkt, hvorfra beregningen af FMLA-orlov skal begynde. Selv om disse to muligheder er langt den letteste at administrere, giver de ansatte mulighed for at dobbeltdykke eller “stable” 12-ugers FMLA-perioder oven på hinanden og dermed potentielt give mere orlov end nødvendigt. “Stacking” betyder, at man tager FMLA-orlov i et efterfølgende FMLA-orlovsår lige efter den orlov, man har taget i det foregående år.
Tag Jane, for eksempel. I henhold til hendes arbejdsgivers “kalenderårsmetode” tager Jane fire ugers FMLA-orlov første gang den 1. februar. Senere i november tager hun yderligere otte ugers orlov, hvilket bringer hende frem til udgangen af kalenderåret. I teorien kan Jane fra den 1. januar benytte sig af yderligere 12 ugers FMLA-orlov i yderligere 12 uger. I dette eksempel giver denne beregningsmetode Jane i alt 20 på hinanden følgende uger med FMLA-orlov. (Det kunne have været værre – Jane kunne have taget 12 uger i slutningen af året og yderligere 12 uger i begyndelsen af det følgende kalenderår, hvilket giver i alt 24 på hinanden følgende arbejdsuger med FMLA-orlov). For arbejdsgivere, der søger kontinuitet i virksomhedsdriften, kan dette utilsigtede resultat være en svær pille at sluge.
Metode tre
Den tredje metode er ikke helt forskellig fra de to ovenstående, men den giver en marginalt bedre balance mellem beskyttelse af kontinuiteten i virksomhedsdriften og nem administration. Ved denne metode ville en medarbejder have ret til 12 ugers orlov i løbet af året fra den første dato, hvor FMLA-orlov tages. Ud fra et administrativt perspektiv er dette lettere at få styr på: Medarbejderen begynder orloven den 1. februar, så medarbejderens orlovsår begynder den 1. februar. Denne metode undgår dog ikke den “stabling”, der er beskrevet ovenfor. Her kan arbejdsgiverne ikke undgå en situation, hvor en medarbejder tager FMLA-orlov senere i FMLA-orlovsåret, som følges op af så mange som 12 uger, der tages i begyndelsen af det følgende FMLA-år (den 1. februar).
Notatvis skal arbejdsgiverne i henhold til de nye FMLA-bestemmelser anvende denne metode ved beregning af orlov for en medarbejder, der plejer et omfattet militærmedlem med en alvorlig skade eller sygdom. 29 C.F.R. 825.200(f)
Metode fire
Den mest almindelige metode (men klart den mest forvirrende), som arbejdsgiverne bruger, kaldes den “rullende” metode. Ved den “rullende” metode, der i HR-kredse også er kendt som “look-back”-metoden, “ser arbejdsgiveren tilbage” på de sidste 12 måneder, lægger al den FMLA-tid, som medarbejderen har brugt i løbet af de foregående 12 måneder, sammen og trækker det samlede beløb fra medarbejderens 12-ugers orlovsbevilling. Når man beregner en medarbejders disponible FMLA-orlov, er medarbejderens resterende disponible saldo derfor 12 uger minus den del af FMLA-orloven, som medarbejderen har brugt i løbet af de 12 måneder forud for den pågældende dag.
Reglerne giver et ret ligetil eksempel på, hvordan arbejdsgiveren ville beregne orloven ved hjælp af denne metode:
Hvis en medarbejder brugte fire uger fra den 1. februar 2008, fire uger fra den 1. juni 2008 og fire uger fra den 1. december 2008, ville medarbejderen ikke være berettiget til yderligere orlov før den 1. februar 2009. Fra den 1. februar 2009 ville medarbejderen imidlertid igen være berettiget til at tage FMLA-orlov og genvinde retten til at tage orlov på samme måde og i samme omfang, som den blev brugt i det foregående år. Medarbejderen vil således genvinde (og være berettiget til at bruge) en ekstra dag med FMLA-orlov hver dag i fire uger fra den 1. februar 2009. Medarbejderen vil også begynde at få yderligere dage tilbage fra den 1. juni 2009 og yderligere dage fra den 1. december 2009. Arbejdsgivere, der anvender den rullende 12-måneders periode, kan derfor blive nødt til at beregne, om medarbejderen er berettiget til at tage FMLA-orlov, hver gang der anmodes om orlov, og medarbejdere, der tager FMLA-orlov på et sådant grundlag, kan falde ind og ud af FMLA-beskyttelse på grundlag af deres FMLA-anvendelse i de foregående 12 måneder. Hvis medarbejderen i eksemplet ovenfor f.eks. har brug for seks ugers orlov på grund af en alvorlig helbredstilstand fra den 1. februar 2009, vil kun de første fire uger af orloven være FMLA-beskyttet.
29 C.F.R. 825.200(c)
Vinderen
Ved anvendelse af den rullende kalender eller tilbagebliksperioden kan en medarbejders resterende FMLA-orlov i hans eller hendes 12 ugers FMLA-orlovsret bogstaveligt talt ændre sig dagligt, da arbejdsgiveren skal tilføje dage (eller timer), der er brugt på 12-månedersdagen for et FMLA-fravær. Selv om denne metode kan være forvirrende at administrere (f.eks. at beregne den disponible orlov fra forskellige FMLA-datoer for hver enkelt medarbejder og at gøre det hver gang, der anmodes om FMLA-orlov), er det den eneste metode, der er tilgængelig i henhold til bestemmelserne for at sikre, at en medarbejder ikke vil tage en blok af FMLA-orlov i mere end 12 på hinanden følgende uger. Gennemførelse af denne metode er en arbejdsgivers bedste forsvar mod FMLA-misbrug, og den har tendens til at spare omkostninger i det lange løb. Desuden modvirker den medarbejdernes brug af længerevarende orlovsperioder på tværs af på hinanden følgende 12-måneders perioder. Når den afvejes mod de andre metoder, er denne metode ofte det bedste valg for arbejdsgivere.
Arbejd sammen med din arbejdsretlige rådgiver for at sikre, at du bruger et FMLA-år, der opfylder dine operationelle og forretningsmæssige behov. Og mens du er i gang, bør du overveje at stramme disse andre bestemmelser i din FMLA-politik og din FMLA-praksis, som jeg forklarede i et tidligere indlæg.