FMLA Insights

Un certain nombre de discussions ont lieu ces derniers temps sur la mise à jour des dispositions du manuel et des politiques relatives aux médias sociaux pour parer à un National Labor Relations Board soudainement trop zélé. Et ce conseil est certainement bien pris.

Alors que vous examinez et révisez ces politiques, envisagez également de jeter un coup d’œil à votre politique FMLA, et plus précisément, comment vous calculez votre année de congé FMLA.

Comme les employeurs le savent, un employé autrement admissible a droit à 12 semaines de congé FMLA dans une période de 12 mois. (Peut-être plus, bien sûr, si un congé pour la famille d’un militaire est en cause.) Cependant, cette  » période de 12 mois  » est définie par l’employeur. Récemment, j’ai conseillé des employeurs qui maintiennent une année FMLA qui ne répond tout simplement pas à leurs objectifs commerciaux. Donc, revoyons brièvement les périodes de 12 mois parmi lesquelles les employeurs peuvent choisir et recommandons ensuite la méthode la plus avantageuse pour les employeurs.

Combien de façons y a-t-il de compter jusqu’à 12 ?

1. L’année civile
2. Toute « année de congé » fixe de 12 mois, telle qu’une année fiscale, une année requise par la loi de l’Etat ou une année commençant à la date « anniversaire » d’un employé
3. La période de 12 mois mesurée en avant à partir de la date de début du premier congé FMLA de tout employé
4. Une période de 12 mois « glissante » mesurée en arrière à partir de la date de début du premier congé FMLA de tout employé.mois mesurée en arrière à partir de la date à laquelle un employé utilise tout congé FMLA

Avantages et inconvénients du choix d’une période de 12 mois

Les employeurs peuvent choisir l’une de ces quatre méthodes de comptage, tant que la méthode est appliquée de manière cohérente et uniforme pour tous les employés. Cependant, une fois que l’employeur a choisi une période de 12 mois particulière, il ne peut pas passer à une autre période de 12 mois sans en avertir tous les employés au moins 60 jours à l’avance. Si l’employeur ne choisit pas l’une des périodes de 12 mois ci-dessus, ou si l’employeur a changé de méthode mais qu’il est dans la fenêtre de 60 jours, l’employeur doit utiliser la période de 12 mois qui fournit le résultat le plus avantageux pour cet employé.

Il est clair qu’il y a des avantages et des inconvénients avec chacune de ces quatre méthodes. Mais une méthode se démarque des autres : la période de 12 mois « roulante » mesurée à rebours à partir de la date à laquelle un employé utilise tout congé FMLA.

Laissez-moi vous expliquer.

Méthodes un et deux

Les deux premières méthodes sont matériellement les mêmes en ce qu’elles fixent un point fixe dans le temps par lequel commencer à calculer le congé FMLA. Bien que ces deux options soient de loin les plus faciles à administrer, elles permettent aux employés de cumuler ou d' »empiler » des périodes de 12 semaines de FMLA les unes sur les autres, offrant ainsi potentiellement plus de congés que nécessaire. « Empiler » signifie prendre un congé FMLA pour une année de congé FMLA ultérieure juste après un congé pris au cours de l’année précédente.

Prenez Jane, par exemple. Selon la méthode de l' »année civile » de son employeur, Jane prend quatre semaines de congé FMLA la première fois le 1er février. Plus tard en novembre, elle prend huit autres semaines de congé, ce qui la mène jusqu’à la fin de l’année civile. En théorie, à partir du 1er janvier, Jane pourrait utiliser 12 semaines supplémentaires de congé FMLA. Dans cet exemple, cette méthode de calcul permet à Jane de bénéficier au total de 20 semaines consécutives de congé FMLA. (Cela aurait pu être pire – Jane aurait pu prendre 12 semaines à la fin de l’année et 12 autres au début de l’année civile suivante, pour un total de 24 semaines de travail consécutives de congé FMLA). Pour les employeurs qui cherchent à assurer la continuité des opérations commerciales, ce résultat involontaire pourrait être une pilule difficile à avaler.

Méthode trois

La troisième méthode n’est pas entièrement différente des deux précédentes, mais elle offre un équilibre marginalement meilleur entre la protection de la continuité des opérations commerciales et la facilité d’administration. Selon cette méthode, un employé aurait droit à 12 semaines de congé pendant l’année qui commence à la première date à laquelle il prend un congé FMLA. D’un point de vue administratif, cette méthode est plus facile à manier : l’employé commence son congé le 1er février, l’année de congé de l’employé commence donc le 1er février. Toutefois, cette méthode n’évite pas le problème du « cumul » évoqué plus haut. Ici, les employeurs ne peuvent pas éviter une situation où un employé prend un congé FMLA plus tard dans l’année de congé FMLA, qui est suivi consécutivement par jusqu’à 12 semaines prises au début de l’année FMLA suivante (le 1er février).

Notamment, en vertu des nouvelles réglementations FMLA, les employeurs doivent utiliser cette méthode pour calculer le congé d’un employé qui prend soin d’un membre du service couvert avec une blessure ou une maladie grave. 29 C.F.R. 825.200(f)

Méthode quatre

La méthode la plus courante (mais clairement la plus déroutante) que les employeurs utilisent est appelée la méthode du « roulement ». Dans le cadre de cette méthode, également connue dans les cercles RH sous le nom de méthode du « retour en arrière », l’employeur « revient » sur les 12 derniers mois, additionne toutes les heures de FMLA que l’employé a utilisées au cours des 12 mois précédents et soustrait ce total de l’allocation de congé de 12 semaines de l’employé. Par conséquent, lors du calcul du congé FMLA disponible d’un employé, le solde disponible restant de l’employé est de 12 semaines moins la partie du congé FMLA que l’employé a utilisé au cours des 12 mois précédant ce jour.

Le règlement fournit un exemple assez simple de la façon dont l’employeur calculerait le congé en utilisant cette méthode :

Si un employé a utilisé quatre semaines à partir du 1er février 2008, quatre semaines à partir du 1er juin 2008 et quatre semaines à partir du 1er décembre 2008, l’employé n’aurait pas droit à un congé supplémentaire avant le 1er février 2009. Toutefois, à compter du 1er février 2009, l’employé serait de nouveau admissible à un congé FMLA, récupérant le droit de prendre le congé de la même manière et selon les mêmes montants que ceux utilisés l’année précédente. Ainsi, l’employé récupérerait (et aurait le droit d’utiliser) un jour supplémentaire de congé FMLA chaque jour pendant quatre semaines, à compter du 1er février 2009. L’employé commencerait également à récupérer des jours supplémentaires à partir du 1er juin 2009, et des jours supplémentaires à partir du 1er décembre 2009. Par conséquent, les employeurs qui utilisent la période continue de 12 mois peuvent avoir besoin de calculer si l’employé a le droit de prendre un congé FMLA chaque fois que ce congé est demandé, et les employés qui prennent un congé FMLA sur cette base peuvent bénéficier ou non de la protection FMLA en fonction de leur utilisation de la FMLA au cours des 12 mois précédents. Ainsi, dans l’exemple ci-dessus, si l’employé a besoin de six semaines de congé pour un problème de santé grave à partir du 1er février 2009, seules les quatre premières semaines du congé seraient protégées par la FMLA.

29 C.F.R. 825.200(c)

Le gagnant

Lorsqu’on utilise le calendrier glissant ou la période de rétrospection, le congé FMLA restant dans le droit au congé FMLA de 12 semaines d’un employé peut littéralement changer chaque jour, puisque l’employeur doit ajouter les jours (ou les heures) utilisés à l’anniversaire de 12 mois d’une absence FMLA. Bien que cette méthode puisse être déroutante à administrer (par exemple, calculer le congé disponible à partir de différentes dates de la FMLA pour chaque employé, et le faire chaque fois qu’un congé FMLA est demandé), c’est la seule méthode disponible en vertu des règlements pour garantir qu’un employé ne prendra pas un bloc de congé FMLA pendant plus de 12 semaines consécutives. La mise en œuvre de cette méthode est la meilleure défense de l’employeur contre les abus de la FMLA, et elle tend à réduire les coûts à long terme. En outre, elle décourage l’utilisation par les employés de périodes de congé prolongées sur des périodes consécutives de 12 mois. Lorsqu’elle est mise en balance avec les autres, cette méthode est souvent le meilleur choix pour les employeurs.

Travaillez avec votre conseiller en emploi pour vous assurer que vous utilisez une année FMLA qui répond à vos besoins opérationnels et commerciaux. Et pendant que vous y êtes, envisagez de resserrer ces autres dispositions dans votre politique FMLA et vos pratiques FMLA, comme je l’ai expliqué dans un post précédent.