A estimativa precisa dos custos do projeto é crucial para o sucesso (e a conclusão) de um projeto. No entanto, a estimativa de custos e a gestão do orçamento são dois dos desafios mais difíceis para os gerentes de projeto hoje.
Em 2016, apenas 53% dos projetos foram concluídos dentro de seu orçamento original, de acordo com o PMI. E esses orçamentos perdidos e projetos fracassados foram responsáveis por até US$122 milhões de dólares desperdiçados para cada US$1 bilhão investido.
É muito moolah.
Neste ano, faça com que cada dólar conte, conduzindo estimativas claras e precisas do custo do projeto.
Qual é a estimativa de custo do projeto?
As estimativas de custo do projeto prevêem os recursos e o investimento financeiro necessários para executar um projeto com sucesso. O objetivo da estimativa é identificar todos os custos associados com o projeto a fim de criar um orçamento e cronograma precisos.
Quanto melhor a estimativa, melhor você será capaz de mapear seu projeto.
Uma estimativa de projeto normalmente inclui uma repartição das tarefas, recursos, taxas de faturamento e cronograma para um projeto. Os custos associados a cada elemento são calculados para criar uma estimativa abrangente para o projeto inteiro.
Uma estimativa de custo do projeto ajuda os gerentes de projeto e clientes:
- Avalie se o projeto é financeiramente viável.
- Criar um roteiro claro do projeto com cronogramas precisos.
- Definir a abordagem do projeto com base no orçamento e recursos.
As estimativas de custos ocorrem antes do início do projeto (embora possam ser atualizadas várias vezes antes e durante um projeto). Embora não sejam uma garantia da etiqueta do preço final, as estimativas dão aos clientes um intervalo para ajudá-los a aprovar um orçamento e assegurar o financiamento necessário para iniciar o projeto.
O desafio para qualquer estimativa de custo do projeto é encontrar o equilíbrio entre super e subestimar. Como os gerentes de projeto têm a responsabilidade de entregar os projetos dentro do prazo e do orçamento, pode ser tentador jogar pelo seguro e superestimar os custos do projeto. Dessa forma, é mais provável que você fique abaixo do orçamento e exceda as expectativas.
No entanto, sobrestimar pode custar à sua equipe o projeto por inteiro ou atrasar seu lançamento se a etiqueta de preço for muito alta. Por outro lado, se o preço for muito baixo, você corre o risco de gastar o orçamento e gerenciar um cliente frustrado.
Então, como os gerentes de projeto podem encontrar o ponto ideal?
Existem vários tipos de estimativas de custos no gerenciamento de projetos, bem como ferramentas e métodos de estimativa de custos para ajudar os gerentes a fazer previsões precisas.
Tipos de custos a considerar
Ao iniciar uma estimativa, existem dois tipos de custos a considerar em qualquer projeto: custos diretos e indiretos.
Custos diretos
Os custos diretos são bastante simples. Eles incluem quaisquer custos ou recursos necessários que estejam diretamente relacionados ao projeto. Estes custos podem incluir mão-de-obra, materiais e equipamentos e até mesmo custos de viagem.
Laboral: Salários e salários para os membros da equipe e contratados que trabalham no projeto.
Materiais: Qualquer material ou equipamento necessário para produzir os produtos ou executar os objetivos do projeto.
Viagem: Quaisquer custos de viagem (por exemplo, gás, bilhetes de avião, estadias em hotel) em que incorra para completar o projecto. Por exemplo, se você precisar viajar para um local de trabalho remoto ou realizar pesquisas em locais diferentes, você deve incluir essas despesas como parte da sua estimativa de custos.
Custos indiretos
Custos indiretos decompõem-se em quaisquer recursos que não são diretamente alocados ao projeto, mas são necessários para o seu sucesso.
Esses custos normalmente recaem sobre os custos gerais e administrativos. Estes podem incluir salários de gestão, serviços legais e contábeis, aluguel do espaço do escritório e equipamentos em geral ou suprimentos que mobilam o negócio como um todo.
Métodos de estimativa de custos de projetos
Existem várias técnicas de estimativa de custos no gerenciamento de projetos. Considere estes quatro métodos sobre como estimar o custo do projeto.
Analógico
Outro exemplo de estimativa de custo de projeto é análogo (ou de cima para baixo) estimar. Este método faz projeções de custos com base em custos históricos para projetos similares. Em outras palavras, se sua equipe ou organização repete projetos similares (como reparos de equipamentos específicos ou outras iniciativas regulares), você pode comparar esses projetos passados e seus custos associados com as especificações do projeto atual.
Este método é mais eficaz para projetos que têm um alto grau de similaridade em resultados, escopo e contexto. Quanto mais variações ou complexidade entre projetos, mais difícil será fazer estimativas precisas.
Analítico
Uma estimativa analítica (também chamada de estimativa bottom-up) é uma das técnicas mais precisas de estimativa de custo – mas também pode ser demorada.
A estimativa bottom-up divide o projeto em partes menores e depois cria estimativas de custo para essas variáveis. Isto envolve analisar quais recursos precisam ser comprados e quais tarefas específicas precisam ser completadas, e então recrutar especialistas no assunto para estimar custos para cada item e tarefa.
Para fazer isto, a estimativa de baixo para cima tipicamente usa um plano da estrutura do projeto (PEP) para delinear e subdividir um projeto em partes menores chamadas pacotes de trabalho.
Paramétrica
A estimativa paramétrica é um método de estimativa de custos altamente preciso para projetos com um alto grau de repetibilidade. Os estimadores de custos dividem o projeto em unidades de trabalho, estimam o custo por unidade e depois adicionam os custos unitários em conjunto.
Este método funciona melhor para projetos baseados em habilidades com tarefas ou unidades de trabalho concretas e repetíveis. Em contraste, projetos criativos são mais difíceis de estimar usando esta técnica porque as unidades de trabalho são frequentemente menos comparáveis ou repetíveis por natureza.
Estimativa de três pontos
A estimativa de três pontos avalia três níveis de estimativa com base na incerteza e no risco em um determinado projeto. Este método pode ser aplicado a um projeto inteiro ou às suas partes componentes em um PEP. Este método resulta em três custos projetados do projeto:
- Custos otimista
- Custos pessimistas
- Custos mais prováveis
Para conduzir uma estimativa de três pontos, o gerente de projeto dividirá o projeto em tarefas ou atividades e então trabalhará com sua equipe para identificar riscos potenciais para as três estimativas de custos do projeto. Um gráfico PERT pode ajudá-lo a determinar as relações entre tarefas e quaisquer dependências que possam afetar o tempo e custo gastos no projeto.
O valor em uma estimativa de três pontos é maior precisão na projeção de custos e melhor gerenciamento de riscos. Ao contabilizar os riscos (como atrasos na programação e outros bloqueios de estradas), os gerentes de projeto podem evitar sobrestimar significativamente os custos do projeto.
Características de uma boa estimativa de custo
Então como pode determinar se a sua estimativa é boa? Existem vários fatores para avaliar a qualidade de uma determinada estimativa.
Mas o resultado final é uma estimativa precisa, confiável e bem documentada.
Para garantir que suas estimativas de custo atendam a esses critérios superiores, escolha as técnicas de estimativa que melhor se adequam às especificações do seu projeto. Você pode até mesmo conduzir dois ou mais tipos de estimativas para comparar projeções.
Adicionalmente, certifique-se de que todas as estimativas sejam cuidadosamente documentadas. Esta informação ajudará a manter as partes interessadas na mesma página desde o início e servirá como um ponto de referência valioso caso você precise ajustar as estimativas de custos no meio do projeto ou estimar os custos de forma confiável para projetos similares no futuro.
Aestimar custos pode ser um projeto assustador em si mesmo. Lucidchart pode ajudá-lo a começar. A plataforma de diagramação robusta de Lucidchart ajuda os gerentes de projeto a planejar e executar projetos com facilidade.
Utilizar Lucidchart para criar estruturas claras de decomposição de trabalho, gráficos PERT e gráficos Gantt para delinear os resultados do projeto, estimar prazos e identificar quantos membros da equipe você precisa alistar.
A biblioteca de modelos de Lucidchart facilita o preenchimento das informações do projeto. Você pode até mesmo dar acesso a outros membros da equipe para colaborar nos documentos do projeto e compartilhar seu progresso com as partes interessadas em tempo real. Com um planejamento cuidadoso e ferramentas de estimativa de custos confiáveis, você pode estimar os custos com confiança.