Dokładne oszacowanie kosztów projektu jest kluczowe dla sukcesu (i zakończenia) projektu. Jednak szacowanie kosztów i zarządzanie budżetem to dwa z najtrudniejszych wyzwań dla kierowników projektów w dzisiejszych czasach.
W 2016 roku tylko 53% projektów zostało ukończonych w ramach pierwotnego budżetu, według PMI. A te niedotrzymane budżety i nieudane projekty stanowiły aż 122 miliony dolarów zmarnowanych na każdy zainwestowany miliard dolarów.
To dużo pieniędzy.
W tym roku spraw, aby każdy dolar się liczył, przeprowadzając jasne i dokładne szacowanie kosztów projektu.
Co to jest szacowanie kosztów projektu?
Oszacowanie kosztów projektu przewiduje zasoby i inwestycje finansowe potrzebne do pomyślnego wykonania projektu. Celem szacowania jest zidentyfikowanie wszystkich kosztów związanych z projektem w celu stworzenia dokładnego budżetu i harmonogramu.
Im lepsze szacowanie, tym lepiej będziesz w stanie odwzorować swój projekt.
Oszacowanie projektu zazwyczaj zawiera podział zadań, zasobów, stawek rozliczeniowych i harmonogramu dla projektu. Koszty związane z każdym elementem są podnoszone, aby stworzyć kompleksowe oszacowanie dla całego projektu.
Oszacowanie kosztów projektu pomaga kierownikom projektu i klientom:
- Zmierzyć, czy projekt jest wykonalny pod względem finansowym.
- Stworzyć jasną mapę drogową projektu z dokładnymi harmonogramami.
- Zdefiniować podejście do projektu w oparciu o budżet i zasoby.
Oszacowania kosztów występują przed rozpoczęciem projektu (choć mogą być wielokrotnie aktualizowane przed rozpoczęciem projektu i w jego trakcie). Chociaż nie są one gwarancją ostatecznej ceny, szacunki dają klientom zakres, aby pomóc im zatwierdzić budżet i zabezpieczyć niezbędne fundusze do rozpoczęcia projektu.
Wyzwaniem dla każdego szacowania kosztów projektu jest znalezienie równowagi między przeszacowaniem a niedoszacowaniem. Ponieważ kierownicy projektów są odpowiedzialni za dostarczanie projektów na czas i w ramach budżetu, może być kuszące, aby grać bezpiecznie i przeszacować koszty projektu. W ten sposób istnieje większe prawdopodobieństwo, że zmieścisz się w budżecie i przekroczysz oczekiwania.
Jednakże przeszacowanie może kosztować Twój zespół realizację projektu w całości lub opóźnić jego uruchomienie, jeśli cena jest zbyt wysoka. Z drugiej strony, zbyt niskie oszacowanie to ryzyko rozdęcia budżetu i zarządzania sfrustrowanym klientem w dół drogi.
Jak więc kierownicy projektów mogą znaleźć złoty punkt?
Istnieje kilka rodzajów szacunków kosztów w zarządzaniu projektami, jak również narzędzia i metody szacowania kosztów, które pomagają kierownikom w dokładnym prognozowaniu.
Typy kosztów do rozważenia
Przy rozpoczynaniu szacowania istnieją dwa rodzaje kosztów do rozważenia w każdym projekcie: koszty bezpośrednie i koszty pośrednie.
Koszty bezpośrednie
Koszty bezpośrednie są dość proste. Obejmują one wszelkie koszty lub potrzebne zasoby, które są bezpośrednio związane z projektem. Koszty te mogą obejmować koszty pracy, materiałów i sprzętu, a nawet koszty podróży.
Koszty pracy: Wynagrodzenia i płace dla członków zespołu i wykonawców pracujących nad projektem.
Materiały: Wszelkie dostawy lub sprzęt potrzebny do wytworzenia produktów lub realizacji celów projektu.
Podróże: Wszelkie koszty podróży (np. paliwo, bilety lotnicze, pobyt w hotelu), które ponosisz w celu realizacji projektu. Na przykład, jeśli musisz podróżować do odległego miejsca pracy lub prowadzić badania w różnych lokalizacjach, powinieneś uwzględnić te wydatki jako część swojego oszacowania kosztów.
Koszty pośrednie
Koszty pośrednie dzielą się na wszelkie zasoby, które nie są bezpośrednio przypisane do projektu, ale są niezbędne do jego powodzenia.
Koszty te zazwyczaj wchodzą w zakres kosztów ogólnych i administracyjnych. Mogą one obejmować pensje kierownictwa, usługi prawne i księgowe, czynsz za powierzchnię biurową oraz ogólny sprzęt lub materiały eksploatacyjne, które wyposażają firmę jako całość.
Metody szacowania kosztów projektu
Istnieje kilka technik szacowania kosztów w zarządzaniu projektem. Rozważ te cztery metody, jak oszacować koszt projektu.
Analogiczne
Innym przykładem szacowania kosztów projektu jest szacowanie analogiczne (lub top-down). Metoda ta dokonuje projekcji kosztów w oparciu o koszty historyczne dla podobnych projektów. Innymi słowy, jeśli Twój zespół lub organizacja powtarza podobne projekty (takie jak określone naprawy sprzętu lub inne regularne inicjatywy), możesz porównać te przeszłe projekty i związane z nimi koszty z bieżącymi specyfikacjami projektu.
Ta metoda jest najbardziej skuteczna w przypadku projektów, które mają wysoki stopień podobieństwa w dostarczanych produktach, zakresie i kontekście. Im więcej różnic lub złożoności pomiędzy projektami, tym trudniej będzie dokonać dokładnych szacunków.
Analityczne
Analityczne szacowanie (zwane również szacowaniem od dołu do góry) jest jedną z najdokładniejszych technik szacowania kosztów, ale może być również czasochłonne.
Szacowanie od dołu do góry rozbija projekt na mniejsze części, a następnie tworzy szacunki kosztów dla tych zmiennych. Wiąże się to z analizą zarówno tego, jakie zasoby należy zakupić, jak i tego, jakie konkretne zadania należy wykonać, a następnie angażuje ekspertów w celu oszacowania kosztów dla każdej pozycji i zadania.
Aby to zrobić, szacowanie oddolne zazwyczaj wykorzystuje strukturę podziału pracy (WBS) w celu nakreślenia i podzielenia projektu na mniejsze części zwane pakietami roboczymi.
Parametryczne
Oszacowanie parametryczne jest bardzo dokładną metodą szacowania kosztów dla projektów o wysokim stopniu powtarzalności. Kosztorysanci dzielą projekt na jednostki pracy, szacują koszt jednostkowy, a następnie dodają koszty jednostkowe do siebie.
Ta metoda sprawdza się najlepiej w przypadku projektów opartych na umiejętnościach, z konkretnymi, powtarzalnymi zadaniami lub jednostkami pracy. Dla kontrastu, projekty kreatywne są trudniejsze do oszacowania przy użyciu tej techniki, ponieważ jednostki pracy są często mniej porównywalne lub powtarzalne z natury.
Trzypunktowe szacowanie
Trzypunktowe szacowanie ocenia trzy poziomy szacowania w oparciu o niepewność i ryzyko w danym projekcie. Możesz zastosować tę metodę do całego projektu lub do jego części składowych w strukturze WBS. Ta metoda skutkuje trzema przewidywanymi kosztami projektu:
- Koszty optymistyczne
- Koszty pesymistyczne
- Koszty najbardziej prawdopodobne
Aby przeprowadzić trzypunktowe szacowanie, kierownik projektu podzieli projekt na zadania lub działania, a następnie będzie pracował ze swoim zespołem w celu zidentyfikowania potencjalnych zagrożeń dla trzech szacunkowych kosztów projektu. Wykres PERT może pomóc w określeniu relacji między zadaniami i wszelkich zależności, które mogą mieć wpływ na czas i koszty spędzone na projekcie.
Wartość w trzypunktowym szacunku jest większa dokładność w projekcji kosztów i lepsze zarządzanie ryzykiem. Dzięki uwzględnieniu ryzyka (takiego jak opóźnienia w harmonogramie i inne przeszkody), kierownicy projektów mogą uniknąć znacznego przeszacowania kosztów projektu.
Charakterystyka dobrego kosztorysu
Więc jak można określić, czy Twój kosztorys jest dobry? Istnieje kilka czynników pozwalających ocenić jakość danego kosztorysu.
Ale najważniejsze jest to, że kosztorys powinien być dokładny, wiarygodny i dobrze udokumentowany.
Aby upewnić się, że Twój kosztorys spełnia te najważniejsze kryteria, wybierz techniki szacowania, które najlepiej pasują do specyfikacji Twojego projektu. Możesz nawet przeprowadzić dwa lub więcej rodzajów szacunków, aby porównać przewidywania.
Dodatkowo, upewnij się, że wszystkie szacunki są starannie udokumentowane. Informacje te pomogą zainteresowanym stronom w porozumieniu się od samego początku i posłużą jako cenny punkt odniesienia w przypadku konieczności dostosowania kosztorysu w trakcie projektu lub wiarygodnego oszacowania kosztów dla podobnych projektów w przyszłości.
Oszacowanie kosztów może być samo w sobie zniechęcającym projektem. Lucidchart może pomóc Ci zacząć. Solidna platforma do tworzenia diagramów Lucidchart pomaga kierownikom projektów w łatwym planowaniu i realizacji projektów.
Użyj Lucidchart do tworzenia przejrzystych struktur podziału pracy, wykresów PERT i wykresów Gantta, aby naszkicować produkty projektu, oszacować terminy i określić liczbę członków zespołu, których musisz zatrudnić.
Biblioteka szablonów Lucidchart ułatwia wypełnianie informacji o projekcie. Możesz nawet dać dostęp innym członkom zespołu, aby mogli współpracować nad dokumentami projektowymi i dzielić się postępami z zainteresowanymi stronami w czasie rzeczywistym. Dzięki starannemu planowaniu i niezawodnym narzędziom do kosztorysowania, możesz pewnie oszacować koszty.