Er zijn de laatste tijd een aantal discussies gaande over het bijwerken van handboekbepalingen en social-mediabeleid om een plotseling overijverige National Labor Relations Board af te weren. En dit advies is zeker goed opgevolgd.
Als u dit beleid herziet en herziet, overweeg dan ook om uw FMLA-beleid onder de loep te nemen, en met name de manier waarop u uw FMLA-verlofjaar berekent.
Zoals werkgevers weten, heeft een werknemer die anders in aanmerking komt, recht op 12 weken FMLA-verlof in een periode van 12 maanden. (Misschien meer, natuurlijk, als militair gezinsverlof aan de orde is.) Deze “12-maandsperiode” wordt echter gedefinieerd door de werkgever. Onlangs heb ik werkgevers geadviseerd die een FMLA-jaar aanhielden dat gewoon niet aan hun bedrijfsdoelstellingen voldeed. Laten we daarom nog eens kort de 12-maandsperioden bekijken waaruit werkgevers kunnen kiezen en vervolgens de methode aanbevelen die voor werkgevers het voordeligst is.
Hoeveel manieren zijn er om tot 12 te tellen?
-
Het kalenderjaar
-
Een vast “verlofjaar” van 12 maanden, zoals een fiscaal jaar, een wettelijk verplicht jaar of een jaar dat begint op de “verjaardag” van een werknemer
-
De periode van 12 maanden gemeten vanaf de datum waarop het eerste FMLA-verlof van een werknemer ingaat
-
Een “voortschrijdende” periode van 12 maanden gemeten vanaf de datum waarop het eerste FMLA-verlof van een werknemer ingaat
-
Een “voortschrijdende” periode van 12 maanden gemeten vanaf de datummaand gemeten vanaf de datum waarop een werknemer gebruikmaakt van FMLA-verlof
Voordelen en nadelen van de keuze van een 12-maandelijkse periode
Werkgevers mogen een van deze vier telmethoden kiezen, zolang de methode maar consequent en uniform voor alle werknemers wordt toegepast. Zodra de werkgever echter een bepaalde periode van 12 maanden heeft gekozen, kan hij niet op een andere periode van 12 maanden overschakelen zonder eerst alle werknemers ten minste 60 dagen van tevoren van de wijziging in kennis te stellen. Als de werkgever er niet in slaagt een van de bovengenoemde perioden van 12 maanden te kiezen, of als de werkgever de methode heeft gewijzigd maar dit binnen de periode van 60 dagen is, moet de werkgever de periode van 12 maanden gebruiken die voor die werknemer het gunstigste resultaat oplevert.
Het is duidelijk dat er voor- en nadelen aan elk van deze vier methoden verbonden zijn. Maar één methode steekt boven de rest uit: de “voortschrijdende” periode van 12 maanden, achterwaarts gemeten vanaf de datum waarop een werknemer gebruikmaakt van enig FMLA-verlof.
Laat het me uitleggen.
Methoden één en twee
De eerste twee methoden zijn in wezen hetzelfde in die zin dat ze een vast tijdstip vaststellen waarop moet worden begonnen met het berekenen van FMLA-verlof. Hoewel deze twee opties verreweg de eenvoudigste zijn om te beheren, bieden ze werknemers de mogelijkheid om FMLA-perioden van 12 weken dubbel op te nemen of op elkaar te “stapelen”, waardoor ze mogelijk meer verlof opnemen dan nodig is. “Stapelen” betekent het opnemen van FMLA-verlof voor een volgend FMLA-verlofjaar direct na verlof dat in het voorgaande jaar is opgenomen.
Neem bijvoorbeeld Jane. Volgens de “kalenderjaar”-methode van haar werkgever neemt Jane de eerste keer op 1 februari vier weken FMLA-verlof op. Later in november neemt ze nog eens acht weken verlof op, waarmee ze het einde van het kalenderjaar bereikt. In theorie kan Jane vanaf 1 januari nog eens 12 weken FMLA-verlof opnemen. In dit voorbeeld kan Jane op basis van deze berekeningsmethode in totaal 20 opeenvolgende weken FMLA-verlof opnemen. (Het had nog erger gekund – Jane had 12 weken aan het eind van het jaar kunnen opnemen en nog eens 12 aan het begin van het volgende kalenderjaar, voor een totaal van 24 aaneengesloten werkweken FMLA-verlof). Voor werkgevers die continuïteit van de bedrijfsvoering nastreven, kan dit onbedoelde resultaat een moeilijk te slikken pil zijn.
Methode drie
De derde methode verschilt niet helemaal van de twee hierboven, maar biedt een marginaal beter evenwicht tussen de bescherming van de continuïteit van de bedrijfsvoering en het gemak van administratie. Volgens deze methode heeft een werknemer recht op 12 weken verlof gedurende het jaar vanaf de eerste datum waarop FMLA-verlof wordt opgenomen. Vanuit administratief oogpunt is dit eenvoudiger te hanteren: de werknemer begint het verlof op 1 februari, dus het verlofjaar van de werknemer begint op 1 februari. Deze methode vermijdt echter niet het hierboven geïdentificeerde “stapeling”-conflict. Hier kunnen werkgevers niet voorkomen dat een werknemer later in het FMLA-verlofjaar FMLA-verlof opneemt, dat achtereenvolgens wordt gevolgd door maar liefst 12 weken die aan het begin van het volgende FMLA-jaar (op 1 februari) worden opgenomen.
Notably, onder de nieuwe FMLA-regelgeving moeten werkgevers deze methode gebruiken bij het berekenen van verlof voor een werknemer die zorgt voor een gedekt militair lid met een ernstige verwonding of ziekte. 29 C.F.R. 825.200(f)
Methode vier
De meest voorkomende methode (maar duidelijk de meest verwarrende) die werkgevers gebruiken, wordt de “rollende” methode genoemd. Bij de “rolling” methode, in HR-kringen ook bekend als de “look-back” methode, “kijkt” de werkgever terug over de laatste 12 maanden, telt alle FMLA-tijd op die de werknemer in de voorgaande 12 maanden heeft gebruikt en trekt dat totaal af van de verloftoewijzing van de werknemer voor 12 weken. Bij de berekening van het beschikbare FMLA-verlof van een werknemer, is het resterende beschikbare saldo van de werknemer dus 12 weken min het deel van het FMLA-verlof dat de werknemer in de 12 maanden voorafgaand aan die dag heeft gebruikt.
De voorschriften geven een vrij eenvoudig voorbeeld van hoe de werkgever het verlof volgens deze methode zou berekenen:
Als een werknemer vanaf 1 februari 2008 vier weken, vanaf 1 juni 2008 vier weken en vanaf 1 december 2008 vier weken zou gebruiken, zou de werknemer tot 1 februari 2009 geen recht hebben op extra verlof. Vanaf 1 februari 2009 zou de werknemer echter weer in aanmerking komen voor het opnemen van verlof in het kader van de FMLA, waarbij het recht op opname van het verlof op dezelfde wijze en in dezelfde omvang zou worden teruggevorderd als het verlof in het voorgaande jaar was opgenomen. Zo zou de werknemer met ingang van 1 februari 2009 gedurende vier weken elke dag een extra dag FMLA-verlof kunnen opnemen (en het recht hebben om die dag op te nemen). De werknemer zou ook extra dagen beginnen te krijgen vanaf 1 juni 2009, en extra dagen vanaf 1 december 2009. Werkgevers die de voortschrijdende periode van 12 maanden hanteren, zullen dus moeten berekenen of de werknemer recht heeft op FMLA-verlof telkens wanneer dat verlof wordt aangevraagd, en werknemers die op die basis FMLA-verlof opnemen, kunnen op basis van hun FMLA-gebruik in de voorafgaande 12 maanden in en uit de FMLA-bescherming vallen. Als de werknemer in bovenstaand voorbeeld bijvoorbeeld vanaf 1 februari 2009 zes weken verlof nodig heeft voor een ernstige gezondheidstoestand, zouden alleen de eerste vier weken van het verlof onder de FMLA-bescherming vallen.
29 C.F.R. 825.200(c)
The Winner
Bij gebruik van de rolling calendar of look-back-periode kan het FMLA-verlof dat een werknemer overhoudt in zijn of haar 12-weken FMLA-verlofrecht letterlijk dagelijks veranderen, aangezien de werkgever gebruikte dagen (of uren) moet optellen bij de 12-maandelijkse verjaardag van een FMLA-verlof. Hoewel deze methode verwarrend kan zijn voor de administratie (zoals het berekenen van het beschikbare verlof vanaf verschillende FMLA-data voor elke werknemer, en dit elke keer te doen wanneer FMLA-verlof wordt aangevraagd), is het de enige methode die volgens de regelgeving beschikbaar is om ervoor te zorgen dat een werknemer niet langer dan 12 weken achtereenvolgend een blok FMLA-verlof zal opnemen. Deze methode is de beste verdediging van een werkgever tegen misbruik van de FMLA en levert op de lange termijn een kostenbesparing op. Bovendien wordt het gebruik door werknemers van langere verlofperioden over opeenvolgende perioden van 12 maanden hierdoor ontmoedigd. Wanneer afgewogen tegen de anderen, deze methode is vaak de beste keuze voor werkgevers.
Werk samen met uw arbeidsrechtadvocaat om ervoor te zorgen dat u een FMLA-jaar dat uw operationele en zakelijke behoeften voldoet te gebruiken. En terwijl je toch bezig bent, overweeg dan om deze andere bepalingen in je FMLA-beleid en je FMLA-praktijken aan te scherpen, zoals ik in een eerdere post heb uitgelegd.