FMLA Insights

Az utóbbi időben számos vita zajlik a kézikönyvek és a közösségi médiapolitikák frissítéséről, hogy elhárítsák a hirtelen túlbuzgó Nemzeti Munkaügyi Tanácsot. És ezt a tanácsot minden bizonnyal jól megfogadják.

Amíg felülvizsgálja és átdolgozza ezeket a szabályzatokat, fontolja meg azt is, hogy átnézi az FMLA szabályzatát, és különösen azt, hogy hogyan számolja ki az FMLA szabadság évét.

Amint azt a munkáltatók tudják, egy egyébként jogosult munkavállaló 12 hetes FMLA szabadságra jogosult egy 12 hónapos időszak alatt. (Természetesen talán többre is, ha katonai családi szabadságról van szó.) Ezt a “12 hónapos időszakot” azonban a munkáltató határozza meg. Az utóbbi időben olyan munkáltatóknak adtam tanácsot, akik olyan FMLA-évet tartanak fenn, amely egyszerűen nem felel meg az üzleti céljaiknak. Ezért tekintsük át röviden újra a munkáltatók által választható 12 hónapos időszakokat, majd javasoljuk a munkáltatók számára legelőnyösebb módszert.

Hányféleképpen lehet 12-ig számolni?

1. A naptári év
2. Minden rögzített 12 hónapos “szabadságév”, például a pénzügyi év, az állami törvények által előírt év vagy a munkavállaló “évfordulójának” napján kezdődő év
3. A munkavállaló első FMLA szabadságának kezdetétől számított 12 hónapos időszak
4. A “gördülő” 12 hónapos időszak.hónapos időszak, amelyet a munkavállaló bármely FMLA-szabadság igénybevételének időpontjától visszafelé mérnek

A 12 hónapos időszak választásának előnyei és hátrányai

A munkáltatók e négy számítási módszer közül bármelyiket választhatják, mindaddig, amíg a módszert következetesen és egységesen alkalmazzák minden munkavállalóra. Ha azonban a munkáltató egyszer már kiválasztott egy adott 12 hónapos időszakot, nem térhet át egy másik 12 hónapos időszakra anélkül, hogy előzetesen ne értesítene minden munkavállalót legalább 60 napos határidővel a változásról. Ha a munkáltató nem választja ki a fenti 12 hónapos időszakok egyikét, vagy ha a munkáltató megváltoztatta a módszert, de ez még a 60 napos időablakon belül van, a munkáltatónak azt a 12 hónapos időszakot kell alkalmaznia, amely a legkedvezőbb eredményt biztosítja az adott munkavállaló számára.

Egyértelmű, hogy mind a négy módszernek vannak előnyei és hátrányai. Egy módszer azonban kiemelkedik a többi közül: a “gördülő” 12 hónapos időszak, amelyet a munkavállaló által az FMLA szabadság igénybevételének időpontjától visszafelé mérnek.

Hadd magyarázzam el.

Egyes és kettes módszer

Az első két módszer lényegében megegyezik abban, hogy egy rögzített időpontot határoz meg, amelytől kezdődően az FMLA szabadság kiszámítását meg kell kezdeni. Bár ez a két lehetőség messze a legkönnyebben adminisztrálható, lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy a 12 hetes FMLA-időszakokat egymásra halmozzák, és ezáltal potenciálisan a szükségesnél több szabadságot biztosítanak. Az “egymásra halmozás” azt jelenti, hogy az FMLA szabadságot a következő FMLA szabadságévben közvetlenül az előző évben kiadott szabadság után veszik ki.

Vegyük például Jane-t. A munkáltatója “naptári éves” módszere szerint Jane négy hét FMLA szabadságot vesz ki először február 1-jén. Később, novemberben újabb nyolc hét szabadságot vesz ki, ami a naptári év végéig tart. Elméletileg január 1-jétől kezdődően Jane további 12 hét FMLA-szabadságot vehetne igénybe. Ebben a példában ez a számítási módszer Jane számára összesen 20 egymást követő hét FMLA-szabadságot tesz lehetővé. (Lehetett volna rosszabb is – Jane az év végén 12 hetet, majd a következő naptári év elején további 12 hetet vehetett volna igénybe, így összesen 24 egymást követő munkahét FMLA szabadságot kaphatott volna). Az üzleti működés folytonosságára törekvő munkáltatók számára ez a nem szándékolt eredmény nehezen lenyelhető pirula lehet.

Harmadik módszer

A harmadik módszer nem különbözik teljesen a fenti kettőtől, de valamivel jobb egyensúlyt kínál a vállalkozások működésének folytonossága és az egyszerű adminisztráció védelme között. E módszer szerint a munkavállaló 12 hét szabadságra lenne jogosult abban az évben, amely az FMLA szabadság első napjától kezdődően kezdődik. Adminisztratív szempontból ez könnyebben kezelhető: a munkavállaló február 1-jén kezdi meg a szabadságot, így a munkavállaló szabadságolási éve február 1-jén kezdődik. Ez a módszer azonban nem kerüli el a fentiekben azonosított “halmozódási” problémát. Itt a munkáltatók nem tudják elkerülni azt a helyzetet, amikor a munkavállaló az FMLA szabadság évének későbbi szakaszában vesz ki FMLA szabadságot, amelyet a következő FMLA év elején (február 1-jén) egymás után akár 12 hétig tartó szabadság kivétele követ.

Az új FMLA-szabályok értelmében a munkáltatóknak ezt a módszert kell alkalmazniuk, amikor a súlyos sérüléssel vagy betegséggel küzdő, a hatálya alá tartozó katonatagot ápoló munkavállaló szabadságát számítják ki. 29 C.F.R. 825.200(f)

Negyedik módszer

A munkáltatók által leggyakrabban alkalmazott (de egyértelműen a legzavaróbb) módszert a “gördülő” módszernek nevezik. A “gördülő” módszer, amelyet HR-körökben “visszatekintő” módszernek is neveznek, a munkáltató “visszatekint” az elmúlt 12 hónapra, összeadja az összes FMLA-időt, amelyet a munkavállaló az előző 12 hónap során igénybe vett, és ezt az összeget levonja a munkavállaló 12 hetes szabadságának keretéből. Ezért a munkavállaló rendelkezésre álló FMLA szabadságának kiszámításakor a munkavállaló fennmaradó rendelkezésre álló egyenlege 12 hét, mínusz az FMLA szabadság azon része, amelyet a munkavállaló az adott napot megelőző 12 hónap alatt vett igénybe.

A szabályzat egy meglehetősen egyszerű példát ad arra, hogy a munkáltató hogyan számolná ki a szabadságot e módszer alkalmazásával:

Ha egy munkavállaló 2008. február 1-jén kezdődően négy hetet, 2008. június 1-jén kezdődően négy hetet és 2008. december 1-jén kezdődően négy hetet vett igénybe, a munkavállaló 2009. február 1-jéig nem lenne jogosult további szabadságra. A munkavállaló azonban 2009. február 1-jétől kezdődően ismét jogosult lenne az FMLA-szabadság igénybevételére, a szabadság igénybevételének jogát ugyanolyan módon és mennyiségben visszaszerezve, mint ahogyan azt az előző évben igénybe vette. Így a munkavállaló 2009. február 1-jétől kezdődően négy héten keresztül minden nap további egy nap FMLA szabadságot kapna vissza (és jogosult lenne annak igénybevételére). A munkavállaló 2009. június 1-jétől kezdődően további napokat, 2009. december 1-jétől kezdődően pedig további napokat vehetne igénybe. Ennek megfelelően a gördülő 12 hónapos időszakot alkalmazó munkáltatóknak minden egyes alkalommal ki kell számítaniuk, hogy a munkavállaló jogosult-e az FMLA-szabadság igénybevételére, és az ilyen alapon FMLA-szabadságot igénybe vevő munkavállalók az FMLA-védelmet az előző 12 hónapban történt FMLA-használatuk alapján kaphatják meg és veszíthetik el. Például a fenti példában, ha a munkavállalónak 2009. február 1-jén kezdődő súlyos egészségi állapota miatt hat hét szabadságra van szüksége, csak a szabadság első négy hete lenne FMLA-védett.

29 C.F.R. 825.200(c)

A győztes

A gördülő naptár vagy a visszatekintő időszak alkalmazásakor a munkavállaló 12 hetes FMLA-szabadságra való jogosultságából fennmaradó FMLA-szabadság szó szerint naponta változhat, mivel a munkáltatónak az FMLA-távollét 12 hónapos évfordulóján a felhasznált napokat (vagy órákat) hozzá kell adnia. Bár ennek a módszernek az adminisztrációja zavaros lehet (például az egyes munkavállalók esetében különböző FMLA-dátumoktól rendelkezésre álló szabadságok kiszámítása, és ezt minden egyes alkalommal meg kell tenni, amikor FMLA-szabadságot kérnek), ez az egyetlen olyan módszer, amely a rendeletek szerint rendelkezésre áll annak biztosítására, hogy a munkavállaló ne vegyen ki egy blokkban több mint 12 egymást követő hétre szóló FMLA-szabadságot. Ennek a módszernek a bevezetése a munkáltató legjobb védelme az FMLA-val való visszaélésekkel szemben, és hosszú távon költségmegtakarítást eredményez. Ezen túlmenően ez a módszer visszatartja a munkavállalókat attól, hogy egymást követő 12 hónapos időszakokon keresztül hosszabb szabadságot vegyenek igénybe. A többi módszerrel összevetve gyakran ez a legjobb választás a munkáltatók számára.

Munkavállalói jogtanácsosával együttműködve biztosítsa, hogy olyan FMLA-évet alkalmazzon, amely megfelel az Ön működési és üzleti igényeinek. És ha már itt tart, fontolja meg az FMLA-szabályzatában és az FMLA-gyakorlatában szereplő egyéb rendelkezések szigorítását, amint azt egy korábbi bejegyzésemben kifejtettem.