V poslední době probíhá řada diskusí o aktualizaci ustanovení příruček a zásad pro sociální média s cílem odvrátit náhle příliš horlivý Národní úřad pro pracovní vztahy. A tato rada je jistě na místě.
Při revizi a úpravě těchto zásad zvažte, zda se také nepodíváte na své zásady FMLA, konkrétně na to, jak počítáte rok dovolené FMLA.
Jak zaměstnavatelé vědí, zaměstnanec, který má jinak nárok na dovolenou FMLA, má nárok na 12 týdnů dovolené FMLA v období 12 měsíců. (Možná i více, samozřejmě pokud se jedná o vojenskou rodinnou dovolenou.) Toto „12měsíční období“ však definuje zaměstnavatel. V poslední době jsem poskytoval poradenství zaměstnavatelům, kteří udržují rok FMLA, který jednoduše neodpovídá jejich obchodním cílům. Pojďme si tedy krátce znovu prohlédnout 12měsíční období, z nichž si zaměstnavatelé mohou vybrat, a poté doporučit metodu, která je pro zaměstnavatele nejvýhodnější.
Kolik způsobů existuje pro počítání do 12?“
-
Kalendářní rok
-
Jakýkoli pevně stanovený 12měsíční „rok dovolené“, např. fiskální rok, rok vyžadovaný státními právními předpisy nebo rok začínající datem „výročí“ zaměstnance
-
Dvanáctiměsíční období měřené dopředu ode dne, kdy zaměstnanec poprvé nastoupil na dovolenou FMLA
-
„Klouzavé“ 12-ti měsíční obdobíměsíční období měřené zpětně ode dne, kdy zaměstnanec využil jakoukoli dovolenou FMLA
Pro a proti volby 12měsíčního období
Zaměstnavatelé mohou zvolit kteroukoli z těchto čtyř metod počítání, pokud je tato metoda uplatňována důsledně a jednotně pro všechny zaměstnance. Jakmile si však zaměstnavatel zvolí konkrétní 12měsíční období, nemůže přejít na jiné 12měsíční období, aniž by předtím všechny zaměstnance o této změně informoval alespoň 60 dnů předem. Pokud zaměstnavatel nezvolí jednu z výše uvedených 12měsíčních lhůt, nebo pokud zaměstnavatel změnil metodu, ale je to v rámci 60denní lhůty, musí zaměstnavatel použít 12měsíční lhůtu, která poskytuje nejvýhodnější výsledek pro daného zaměstnance.
Je zřejmé, že každá z těchto čtyř metod má svá pro a proti. Jedna metoda však vyniká nad ostatními: „klouzavé“ 12měsíční období měřené zpětně od data, kdy zaměstnanec využije jakoukoli dovolenou FMLA.
Dovolte mi to vysvětlit.
Metody jedna a dvě
První dvě metody jsou věcně stejné v tom, že stanovují pevný časový bod, ke kterému se začíná počítat dovolená FMLA. Ačkoli jsou tyto dvě možnosti zdaleka nejjednodušší na správu, umožňují zaměstnancům dvojí čerpání nebo „skládání“ 12týdenních období FMLA na sebe, čímž mohou poskytnout více dovolené, než je nutné. „Stohování“ znamená čerpání dovolené FMLA v následujícím roce FMLA hned po dovolené čerpané v předchozím roce.
Příklad Jane. Podle metody „kalendářního roku“ zaměstnavatele čerpá Jane čtyři týdny dovolené FMLA poprvé 1. února. Později v listopadu si vezme dalších osm týdnů dovolené, což jí trvá do konce kalendářního roku. Počínaje 1. lednem by Jane teoreticky mohla využít dalších 12 týdnů dovolené FMLA. V tomto příkladu umožňuje tento způsob výpočtu Jane celkem 20 po sobě jdoucích týdnů dovolené FMLA. (Mohlo to být i horší – Jane mohla čerpat 12 týdnů na konci roku a dalších 12 na začátku následujícího kalendářního roku, celkem tedy 24 po sobě jdoucích pracovních týdnů dovolené FMLA). Pro zaměstnavatele, kteří usilují o kontinuitu provozu podniku, může být tento nezamýšlený výsledek těžko stravitelnou pilulkou.
Metoda třetí
Třetí metoda se od dvou výše uvedených zcela neliší, ale nabízí nepatrně lepší rovnováhu mezi ochranou kontinuity provozu podniku a snadnou administrativou. Podle této metody by měl zaměstnanec nárok na 12 týdnů dovolené během roku počínaje prvním dnem čerpání dovolené FMLA. Z administrativního hlediska je to jednodušší: zaměstnanec nastupuje dovolenou 1. února, takže rok dovolené zaměstnance začíná 1. února. Tento způsob se však nevyhýbá výše uvedenému hlavolamu „stohování“. Zaměstnavatelé se zde nemohou vyhnout situaci, kdy zaměstnanec čerpá dovolenou FMLA později v roce čerpání dovolené FMLA, na kterou navazuje postupně až 12 týdnů čerpaných na začátku následujícího roku čerpání dovolené FMLA (1. února).
Podle nových předpisů FMLA musí zaměstnavatelé tuto metodu použít zejména při výpočtu dovolené zaměstnance, který pečuje o chráněného vojáka s vážným zraněním nebo nemocí. 29 C.F.R. 825.200(f)
Metoda čtvrtá
Nejběžnější metoda (ale zjevně nejzmatenější), kterou zaměstnavatelé používají, se označuje jako „klouzavá“ metoda. Při „klouzavé“ metodě, která je v personálních kruzích známá také jako metoda „look-back“, se zaměstnavatel „ohlédne“ za posledními 12 měsíci, sečte veškerou dobu FMLA, kterou zaměstnanec využil během předchozích 12 měsíců, a tento součet odečte od 12týdenního přídělu dovolené zaměstnance. Při výpočtu disponibilní dovolené FMLA zaměstnance tedy zbývající disponibilní zůstatek zaměstnance představuje 12 týdnů minus jakákoli část dovolené FMLA, kterou zaměstnanec vyčerpal během 12 měsíců předcházejících tomuto dni.
Předpisy uvádějí poměrně jednoduchý příklad, jak by zaměstnavatel vypočítal dovolenou touto metodou:
Pokud by zaměstnanec vyčerpal čtyři týdny od 1. února 2008, čtyři týdny od 1. června 2008 a čtyři týdny od 1. prosince 2008, neměl by nárok na žádnou další dovolenou až do 1. února 2009. Počínaje 1. únorem 2009 by však zaměstnanec měl opět nárok na čerpání dovolené FMLA, přičemž by získal nárok na čerpání dovolené stejným způsobem a ve stejném rozsahu, v jakém ji čerpal v předchozím roce. Zaměstnanec by tedy od 1. února 2009 získal zpět (a měl by nárok na čerpání) jeden den dovolené FMLA navíc každý den po dobu čtyř týdnů. Zaměstnanec by také začal proplácet další dny počínaje 1. červnem 2009 a další dny počínaje 1. prosincem 2009. Zaměstnavatelé používající klouzavé dvanáctiměsíční období proto budou možná muset vypočítat, zda má zaměstnanec nárok na čerpání dovolené FMLA pokaždé, když o tuto dovolenou požádá, a zaměstnanci čerpající dovolenou FMLA na tomto základě mohou spadat do ochrany FMLA a z ní vypadávat na základě čerpání FMLA v předchozích 12 měsících. Například ve výše uvedeném příkladu, pokud zaměstnanec potřebuje šest týdnů dovolené z důvodu vážného zdravotního stavu počínaje 1. únorem 2009, budou chráněny FMLA pouze první čtyři týdny dovolené.
29 C.F.R. 825.200(c)
Vítěz
Při použití klouzavého kalendáře nebo období zpětného pohledu se může dovolená FMLA, která zaměstnanci zbývá do jeho 12týdenního nároku na dovolenou FMLA, doslova denně měnit, protože zaměstnavatel musí přidat dny (nebo hodiny) využité při 12měsíčním výročí nepřítomnosti FMLA. Ačkoli tato metoda může být nepřehledná z hlediska administrace (například výpočet dovolené dostupné od různých dat FMLA pro každého zaměstnance, a to při každé žádosti o dovolenou FMLA), je to jediná metoda, která je podle předpisů k dispozici, aby bylo zajištěno, že zaměstnanec nebude čerpat blok dovolené FMLA po dobu delší než 12 po sobě jdoucích týdnů. Zavedení této metody je nejlepší obranou zaměstnavatele proti zneužívání FMLA a z dlouhodobého hlediska obvykle šetří náklady. Navíc odrazuje zaměstnance od delšího čerpání dovolené v průběhu 12 po sobě jdoucích měsíců. Při porovnání s ostatními je tato metoda pro zaměstnavatele často nejlepší volbou.
Spolupracujte se svým pracovním poradcem, abyste se ujistili, že používáte takový rok FMLA, který odpovídá vašim provozním a obchodním potřebám. A když už budete v tom, zvažte zpřísnění těchto dalších ustanovení ve svých zásadách a postupech FMLA, jak jsem vysvětlil v dřívějším příspěvku.