Hankkeen kustannusten tarkka arviointi on ratkaisevan tärkeää hankkeen onnistumisen (ja loppuun saattamisen) kannalta. Kustannusten arviointi ja budjetinhallinta ovat kuitenkin kaksi hankalinta haastetta, joita projektipäälliköt nykyään kohtaavat.
PMI:n mukaan vuonna 2016 vain 53 prosenttia projekteista saatiin päätökseen alkuperäisen budjetin puitteissa. Ja nämä jääneet budjetit ja epäonnistuneet projektit aiheuttivat jopa 122 miljoonan dollarin tuhlauksen jokaista investoitua miljardia dollaria kohden.
Se on paljon rahaa.
Tänä vuonna tee jokaisesta dollarista arvokas tekemällä selkeät ja tarkat projektikustannusarviot.
Mitä on projektikustannusarvio?
Projektikustannusarviot ennustavat projektin menestyksekkääseen toteuttamiseen tarvittavia resursseja ja taloudellisia investointeja. Arvioinnin tavoitteena on tunnistaa kaikki projektiin liittyvät kustannukset, jotta voidaan laatia tarkka budjetti ja aikataulu.
Mitä parempi arvio, sitä paremmin pystyt kartoittamaan projektin.
Projektiarvio sisältää tyypillisesti erittelyn projektin tehtävistä, resursseista, laskutusmääristä ja aikataulusta. Kuhunkin elementtiin liittyvät kustannukset lasketaan yhteen, jotta saadaan luotua kattava arvio koko projektista.
Projektin kustannusarvio auttaa projektipäälliköitä ja asiakkaita:
- Mittaamaan, onko projekti taloudellisesti toteuttamiskelpoinen.
- Luoda selkeä projektin etenemissuunnitelma tarkkoine aikatauluineen.
- Määritellä lähestymistapa projektiin budjetin ja resurssien perusteella.
Kustannusarviot laaditaan ennen projektin aloittamista (joskin niitä saatetaan päivittää useaan otteeseen ennen projektin alkua ja sen aikana). Vaikka ne eivät olekaan tae lopullisesta hinnasta, arviot antavat asiakkaalle vaihteluvälin, joka auttaa häntä hyväksymään budjetin ja varmistamaan tarvittavan rahoituksen projektin aloittamiseksi.
Haasteena missä tahansa projektin kustannusarviossa on löytää tasapaino yli- ja aliarvioinnin välillä. Koska projektipäälliköillä on vastuu toimittaa projektit aikataulussa ja budjetissa, voi olla houkuttelevaa pelata varman päälle ja yliarvioida projektin kustannukset. Näin on todennäköisempää alittaa budjetti ja ylittää odotukset.
Yliarviointi voi kuitenkin maksaa tiimillesi projektin kokonaan tai viivästyttää sen käynnistämistä, jos hintalappu on liian korkea. Toisaalta, jos hinta jää liian alhaiseksi, on vaarana, että budjetti ylittyy ja asiakas turhautuu myöhemmin.
Miten projektipäälliköt voivat siis löytää kultaisen pisteen?
Projektinhallinnassa on useita kustannusarvioiden tyyppejä sekä kustannusarviotyökaluja ja -menetelmiä, jotka auttavat projektipäälliköitä ennustamaan tarkasti.
Huomioon otettavat kustannustyypit
Aloitettaessa kustannusarvion tekemistä on kaikissa projekteissa otettava huomioon kaksi kustannustyyppiä: välittömät kustannukset ja välilliset kustannukset.
Suorat kustannukset
Suorat kustannukset ovat melko yksinkertaisia. Niihin kuuluvat kaikki kustannukset tai tarvittavat resurssit, jotka liittyvät suoraan projektiin. Näihin kustannuksiin voivat kuulua työvoima, materiaalit ja laitteet sekä jopa matkakustannukset.
Työvoima: Projektissa työskentelevien tiimin jäsenten ja urakoitsijoiden palkat ja palkkiot.
Materiaalit: Kaikki tarvikkeet tai laitteet, joita tarvitaan tulosten tuottamiseen tai projektin tavoitteiden toteuttamiseen.
Matkat: Kaikki matkakulut (esim. bensa, lentoliput, hotelliyöpymiset), jotka aiheutuvat projektin toteuttamisesta. Jos sinun on esimerkiksi matkustettava etätyöpaikalle tai tehtävä tutkimusta eri paikkakunnilla, nämä kulut on sisällytettävä kustannusarvioon.
Epäsuorat kustannukset
Epäsuorat kustannukset jakautuvat kaikkiin resursseihin, joita ei kohdisteta suoraan projektiin, mutta jotka ovat välttämättömiä sen onnistumiselle.
Nämä kustannukset kuuluvat tyypillisesti yleiskustannuksiin ja hallinnollisiin kustannuksiin. Näitä voivat olla johdon palkat, lakiasiain- ja kirjanpitopalvelut, toimistotilojen vuokrat ja yleiset laitteet tai tarvikkeet, jotka varustavat koko yritystä.
Projektin kustannusten arviointimenetelmät
Projektinhallinnassa on useita kustannusten arviointimenetelmiä. Harkitse näitä neljää menetelmää siitä, miten projektikustannuksia voidaan arvioida.
Analoginen
Toinen esimerkki projektikustannusten arvioinnista on analoginen (tai ylhäältä alaspäin suuntautuva) estimointi. Tällä menetelmällä tehdään kustannusennusteet, jotka perustuvat vastaavien projektien historiallisiin kustannuksiin. Toisin sanoen, jos tiimisi tai organisaatiosi toistaa samankaltaisia projekteja (kuten tiettyjä laitekorjauksia tai muita säännöllisiä aloitteita), voit verrata näitä aiempia projekteja ja niihin liittyviä kustannuksia tämänhetkisiin projektin spesifikaatioihin.
Tämä menetelmä on tehokkain projekteissa, jotka ovat hyvin samankaltaisia tulosten, laajuuden ja kontekstin suhteen. Mitä enemmän vaihtelua tai monimutkaisuutta projektien välillä on, sitä vaikeampaa on tehdä tarkkoja arvioita.
Analyyttinen
Analyyttinen estimaatti (jota kutsutaan myös alhaalta ylöspäin -estimoinniksi) on yksi tarkimmista kustannusarviointimenetelmistä, mutta se voi olla myös aikaavievää.
Alhaalta ylöspäin -estimoinnissa hanke pilkotaan pienempiin osiin ja sen jälkeen luodaan kustannusarviot kyseisille muuttujille. Tässä yhteydessä analysoidaan, mitä resursseja on ostettava ja mitä erityistehtäviä on suoritettava, minkä jälkeen hankitaan asiantuntijoita arvioimaan kustannukset kullekin kohteelle ja tehtävälle.
Tämässä alhaalta ylöspäin suuntautuvassa arvioinnissa käytetään tyypillisesti työnjakorakennetta (Work Breakdown Structure, WBS), jonka avulla projekti hahmotellaan ja jaetaan pienempiin osiin, joita kutsutaan työpaketeiksi.
Parametrinen
Parametrinen estimoinnissa on kyse erittäin tarkasta kustannusarviomenetelmästä projekteissa, joissa on suuri toistettavuus. Kustannusarvioijat jakavat projektin työyksiköihin, arvioivat yksikkökohtaiset kustannukset ja laskevat sitten yksikkökustannukset yhteen.
Tämä menetelmä toimii parhaiten taitoihin perustuvissa projekteissa, joissa on konkreettisia, toistettavia tehtäviä tai työyksiköitä. Sen sijaan luovia projekteja on vaikeampi arvioida tällä tekniikalla, koska työyksiköt eivät usein ole luonteeltaan yhtä vertailukelpoisia tai toistettavia.
Kolmipistearviointi
Kolmipistearvioinnissa arvioidaan kolmea arviointitasoa, jotka perustuvat tietyn projektin epävarmuuteen ja riskiin. Voit soveltaa tätä menetelmää koko projektiin tai sen osiin WBS:ssä. Tämän menetelmän tuloksena saadaan kolme ennustettua projektikustannusta:
- Optimistiset kustannukset
- Pessimistiset kustannukset
- Mahdollisimman todennäköiset kustannukset
Kolmen pisteen arvioinnin suorittamiseksi projektipäällikkö pilkkoo projektin tehtäviin tai aktiviteetteihin ja työskentelee sen jälkeen tiiminsä kanssa yksilöidäkseen mahdollisia riskejä, jotka vaikuttavat projektin kolmeen kustannusarvioon. PERT-kaavion avulla voidaan määrittää tehtävien väliset suhteet ja mahdolliset riippuvuudet, jotka voivat vaikuttaa projektiin käytettyyn aikaan ja kustannuksiin.
Kolmen pisteen arvion arvo on suurempi tarkkuus kustannusennusteessa ja parempi riskien hallinta. Ottamalla huomioon riskit (kuten aikatauluviiveet ja muut tiellä olevat esteet) projektipäälliköt voivat välttää projektin kustannusten merkittävän yliarvioinnin.
Hyvän kustannusarvion ominaispiirteet
Miten siis voi määrittää, onko arvio hyvä? Tietyn arvion laadun arviointiin on useita tekijöitä.
Mutta pohjimmiltaan arvion pitäisi olla tarkka, luotettava ja hyvin dokumentoitu.
Voidaksesi varmistaa, että kustannusarviosi täyttävät nämä tärkeimmät kriteerit, valitse arviointitekniikat, jotka sopivat parhaiten projektin vaatimuksiin. Voit jopa tehdä kahden tai useamman tyyppisiä arvioita vertaillaksesi ennusteita.
Varmista lisäksi, että kaikki arviot dokumentoidaan huolellisesti. Nämä tiedot auttavat pitämään sidosryhmät samoilla linjoilla alusta alkaen ja toimivat arvokkaana viitekehyksenä, jos kustannusarvioita on tarpeen mukauttaa kesken projektin tai arvioida kustannuksia luotettavasti samankaltaisia projekteja varten tulevaisuudessa.
Kustannusten arvioiminen voi olla jo itsessään pelottava projekti. Lucidchart voi auttaa sinua pääsemään alkuun. Lucidchartin vankka kaavioalusta auttaa projektipäälliköitä suunnittelemaan ja toteuttamaan projekteja helposti.
Lucidchartin avulla voit luoda selkeitä työnjakorakenteita, PERT-kaavioita ja Gantt-kaavioita, joiden avulla voit hahmotella projektin suoritteita, arvioida aikatauluja ja määritellä, kuinka monta tiimin jäsentä sinun on värvättävä mukaan.
Lucidchartin mallikirjaston avulla projektin tietojen täyttäminen on helppoa. Voit jopa antaa käyttöoikeuden muille tiimin jäsenille, jotta he voivat tehdä yhteistyötä projektidokumenttien parissa ja jakaa edistymistä sidosryhmien kanssa reaaliajassa. Huolellisen suunnittelun ja luotettavien kustannusarviotyökalujen avulla voit arvioida kustannukset luotettavasti.