En masse ansatte i Arizona kommer til at tjene flere penge næste år, og de behøver ikke engang at gennemgå en præstationsvurdering for at få det grønne takket være nye overtidsregler.
“Det amerikanske arbejdsministeriums endelige regel om opdatering af overarbejdsbetaling træder i kraft den 1. januar 2020 og foretager nogle tilsyneladende små ændringer, der vil påvirke mange medarbejdere”, siger Dylan Wright, der er associeret hos Radix Law.
Jill Chasson, advokat hos Coppersmith Brockelman, forklarer, hvad den nye overtidsregel faktisk siger.
“Denne regel er den første opdatering af overtidsreglerne i 15 år, efter at et tidligere forsøg under Obama-administrationen blev blokeret ved domstolene,” siger Chasson. “Den fastsætter en ny løngrænse på 684 dollars om ugen eller 35.568 dollars om året for ledende, administrative og professionelle medarbejdere, der er klassificeret som undtaget fra mindstelønnen og overtidskravene i Fair Labor Standards Act (FLSA). Disse kaldes typisk “white-collar”-fritagelser.”
Dertil kommer, siger Chasson:
– Den nye regel hævede også løngrænsen for højtkompenserede medarbejdere fra 100.000 dollars til 107.432 dollars om året og tillader arbejdsgivere at bruge bonusser eller provision til at opfylde op til 10 procent af lønkravet for white-collar-fritagelser, men ikke for højtkompenserede medarbejdere.
– Frie medarbejdere skal stadig opfylde en test for pligter for at opfylde fritagelseskravene. Den nye regel ændrer ikke de nuværende kriterier for nogen af opgaverne.
“Reglen vil få størst betydning for de ledere og assisterende ledere på linjeniveau, som, selv om de udfylder en meget vigtig rolle, ofte ikke tjener væsentligt mere end de timelønnede medarbejdere, de fører tilsyn med”, siger Lindsay M. Schafer, advokat hos Quarles & Brady, “især nu, hvor mindstelønnen er blevet forhøjet i Arizona.”
Men eksperter siger, at nogle erhvervssektorer vil mærke de øgede lønomkostninger mere end andre.
“Den nye overtidsregel vil kun påvirke de nuværende fritagne ansatte, der tjener mellem 23.660 og 35.568 dollars om året,” siger Tracy A. Miller, aktionær hos Ogletree, Deakins, Nash, Smoak & Stewart. “De, der opfylder disse kriterier, er generelt ansat i nonprofit-, detailhandels- eller restaurationsbranchen i landdistrikterne. Arbejdsministeriet anslår, at 1,3 millioner arbejdstagere vil blive berørt, men jeg mener, at dette tal er overvurderet. Skønnet bygger på et par urealistiske forudsætninger. Desuden kan arbejdstagere i dette løninterval, som ikke regelmæssigt arbejder overtid, blive negativt påvirket, hvis de konverteres til timelønnede.”
Mens mange virksomhedsejere og ledere måske føler sig frustrerede over denne stigning i lønomkostningerne, så tænk på dette: Det kunne have været værre. Reglen, der træder i kraft 1. januar, blegner i sammenligning med et forslag fra 2016, der næsten fordoblede løngrænsen til 913 dollars om ugen (eller 47 47 476 dollars om året) og omfattede automatiske stigninger i mindstelønnen hvert tredje år.
“Den nye regel er et kompromis, en gevinst for arbejdsgiverne, der er en betydelig afvigelse fra den regel, som Obama-administrationen havde foreslået, og som ville have fået virksomhederne til at betale 33 procent mere om ugen for at fritage medarbejdere på mindstelønsgrænsen,” siger Gregory W. Seibt, partner hos Blythe Grace. “Selv om der stadig vil være en økonomisk indvirkning, vil de brancher, der vil mærke den mest, sandsynligvis være inden for detailhandel og produktion og lignende, hvor arbejdstagernes årslønninger er mindre end 35 568 dollars … Kort sagt vil den nye regel kræve, at virksomheder, hvis ansatte tjener mindre end 684 dollars pr. arbejdsuge, skal vælge mellem at give disse ansatte en lønforhøjelse til mindst 684 dollars om ugen eller betale dem overarbejde.”
Indflydelse på erhvervslivet
Ud over at tillade arbejdsgiverne at bruge ikke-diskretionære bonusser og incitamenter til at opfylde op til 10 procent af løngrænsen for fritagne medarbejdere vil DOL også tillade arbejdsgiverne at foretage indhentningsbetalinger til medarbejdere, der ikke tjener nok i ikke-diskretionære bonusser eller incitamenter i en given 52-ugers periode til at bevare deres status som fritaget, forudsat at indhentningsbetalingen foretages inden for en lønperiode efter årets afslutning.
“Arbejdsgivere bør bemærke, at ændringerne i disse bestemmelser, selv om de er forstyrrende, giver en glimrende mulighed for at undersøge og løse eventuelle tilbageværende spørgsmål vedrørende medarbejdernes fritagelsesstatus uden at rejse et rødt flag”, siger Schafer.
Desforuden siger Schafer, at arbejdsgivere bør bruge denne tid til at evaluere stillinger, der ligger tæt på løngrænsen, og andre stillinger, der kan være i tvivl, inden den 1. januar 2020. Inden næste år siger hun, at arbejdsgiverne enten bør øge lønnen til tærskelkravet eller omklassificere medarbejderne og sørge for at udarbejde en stærk kommunikationsplan, der forklarer årsagerne til eventuelle ændringer, der vil blive foretaget.
“Det er vigtigt at vide, om FLSA’s overtidsregler gælder for dig,” siger Wright. “Du skal vide, om du har ansatte, der falder ind under de nye grænser for overtidsfritagelse. Ved blot at udbetale lønninger på årsbasis undgår man ikke ellers gyldige overtidsforpligtelser. Du er nødt til at se nøje på, hvem der kan blive berettiget den 1. januar 2020.”
Wright siger, at hvis du allerede har ikke-fritagne medarbejdere, skal du sørge for at samarbejde med dit personale for at sætte dine nyligt berettigede medarbejdere ind i din virksomheds overtidspolitikker og -procedurer. Hvis du ikke har nogen overtidspolitikker på plads, er det måske på tide at rådføre dig med en personalespecialist eller en arbejdsadvokat for at sikre, at du overholder de gældende FLSA-regler.
“Virksomheder bør betragte regelændringen som en god mulighed for at gennemgå deres undtagne klassifikationer”, siger Miller. “Hvis du behandler en arbejdstager, der tjener mindre end 35.568 USD om året, som fritaget, er der en god chance for, at denne arbejdstager er fejlklassificeret på grundlag af test af opgaverne. Selv hvis din virksomhed ikke er berørt af regelændringen – og det vil de fleste ikke være – kan du opdage, at du har fejlklassificeret medarbejdere. Nu er et godt tidspunkt til at rette op på disse fejl.”
Forberedelse på ændringer
Sådan kan virksomhedsejere og ledere bedst forberede sig på gennemførelsen af den nye overtidsregel, mener Jill Chasson, advokat hos Coppersmith Brockelman:
– Arbejdsgiverne bør gennemgå aflønningen for alle fritagne medarbejdere for at fastslå, hvem der i øjeblikket får mindre end den nye mindsteløn. Dette er også et godt tidspunkt til at vurdere, om fritagne medarbejdere er korrekt klassificeret, og til at identificere eventuelle lønforskelle blandt lignende medarbejdere, som bør behandles.
– Nogle arbejdsgivere kan vælge at overholde reglerne ved at hæve visse medarbejderes løn til over løngrænsen. Det er vigtigt at bemærke, at dette kan medføre en bølgeeffekt af lønforhøjelser i hele virksomheden, afhængigt af om virksomheden har et integreret lønsystem.
– Hvis arbejdsgiveren vælger at omklassificere visse medarbejdere som ikke-fritagne medarbejdere, bør de overveje at omklassificere disse medarbejdere til timeløn for bedre at kunne spore og beregne overarbejde. Arbejdsgiverne vil også gerne tage skridt til at sikre, at de nyligt ikke-fritagne medarbejdere registrerer deres arbejdstid korrekt og følger virksomhedens politikker og praksis for tidsregistrering.