Vad är ett rimligt arvode i Kalifornien för en familjemedlem som agerar som förvaltare? Vi ser en hög grad av konflikt i denna fråga även när beloppet för det begärda arvodet är litet i förhållande till värdet av trustboet. Vår blogganalys visar att vårt inlägg från för några år sedan om avgiftsfrågan fortsätter att få ett stort antal träffar. Om du hittade det här inlägget genom en Googlesökning kämpar du förmodligen med en avgiftstvist i din familjs trust.
California Probate Code section 15681 tillåter i allmänhet en ”rimlig” avgift, men begreppet är luddigt i praktiken. De flesta överdomstolar i Kalifornien har inga riktlinjer för avgifter i sina lokala regler. California Rule of Court 7.776 listar visserligen faktorer som en domstol kan ta hänsyn till när den granskar förvaltarens ersättning, men det är troligt att förvaltaren och förmånstagarna tillämpar dessa faktorer på olika sätt. Följaktligen är arvodestvister vanliga i tvister om truster i Kalifornien.
Här diskuterar vi bästa praxis för en trustee när det gäller att kräva en avgift. Låt oss använda den vanliga situationen där mamma och pappa har valt ett av sina flera barn att agera som efterträdande förvaltare när de dör eller blir oförmögna. När Larry blir förvaltare kan syskonen Moe och Curley vara förbittrade och därmed ovilliga att gå med på ett arvode.
Sök tydlighet i trustinstrumentet när det gäller arvodesbeloppet
Om du kan bli (eller redan har blivit) nominerad att fungera som efterträdande förvaltare i dina föräldrars trust, överväg att be dem att tillsammans med sin bodelningsförrättare specificera hur arvodesbeloppet kommer att beräknas, särskilt om du tror att det kommer att krävas ett omfattande arbete och att de andra förmånstagarna kan vara fientligt inställda till en avgift.
De som skapar en trust (som på olika sätt kallas för ”settlors”, ”grantors” eller ”trustors”) kan undvika eller minska konflikter genom att specificera en formel för förvaltarersättning i trustinstrumentet. Enligt California Probate Code section 15680 har en förvaltare rätt till den ersättning som anges i instrumentet. I instrumentet kan det till exempel anges att förvaltaren ska få en förvaltningsavgift på en procent av värdet av förvaltningstillgångarna per år, med en proportionell andel för delår. Om värdet av tillgångarna då är tydligt kommer arvodet att vara lätt att beräkna.
Alternativt kan upphovsmännen fastställa ett timpris (kanske indexerat för inflationen) som förvaltaren får ta ut.
Även en allmän formulering om avsikten att betala ett arvode kan bidra till att undvika en strid. Mamma och pappa kan till exempel skriva: ”Med tanke på att vi har fastigheter och olika andra tillgångar är vi medvetna om att vår efterföljande förvaltare kommer att behöva ägna många timmar åt att förvalta denna trust. Vår förvaltare bör få en avgift för sina tjänster i enlighet med den timtaxa som en privat professionell förvaltare skulle ta ut”. Professionella förvaltare, som är licensierade av Kaliforniens Professional Fiduciaries Bureau, tar ut ungefär 100-150 dollar per timme. En sådan formulering kommer att ge förvaltaren bättre förutsättningar att kräva ett betydande arvode än en allmän formulering som tillåter ett ”rimligt arvode.”
Förbered dig på att motivera ett arvode som rimligt
Om du aldrig har haft ett jobb där du fakturerar din tid per timme, kommer du nu in på den terrängen. En förvaltare bör påbörja en tidslogg när han/hon börjar tjänstgöra som förvaltare, med uppgifter om datumet då varje uppgift utfördes, antalet timmar per uppgift (uppdelat i bråkdelar) och en kort beskrivning av uppgiftens karaktär. (Kom ihåg att mer komplexa uppgifter i allmänhet berättigar till ett högre arvode.) En sådan logg kan föras i en elektronisk fil eller i en anteckningsbok med spiral.
Samtal som görs med mobiltelefonen är relativt lätta att spåra med tanke på att smarta telefoner kommer att visa när och hur länge du har haft samtal i förtroendeärenden. E-post och sms ger också ledtrådar, liksom fakturor från en advokat som anlitats för att ge råd till dig som förvaltare.
Att rekonstruera tidsredovisningar långt efteråt kan vara ganska svårt och förvaltaren förlorar ofta timmar i processen. Timuppskattningar kan inte accepteras om de inte är konservativa.
Ta ut ett arvode med jämna mellanrum
Kaliforniska förvaltare kan i allmänhet ta emot arvoden under loppet av trustförvaltningen utan förhandsgodkännande från domstolen, i stället för att vänta tills de avslutar trusten.
Avgiften fördelas, till exempel genom att ta ut en avgift i slutet av varje kalenderår, vilket har flera fördelar: (1) det kan uppmuntra förvaltaren till noggrannhet när det gäller att föra en tidslogg, (2) avgiften kan vara en administrativ kostnad mot inkomst, vilket minskar inkomstskatten, (3) förvaltaren kan betala mindre inkomstskatt eftersom avgiften sprids över flera beskattningsår i stället för att samlas under ett enda år, och (4) avgiften, när den sprids över flera år, kan vara mer godtagbar för förmånstagarna, i motsats till en klumpsumma i slutet av administrationen.
Då förvaltare ofta redovisar årligen till förmånstagarna, avslöjas avgiften ofta i samband med redovisningen.
Håll koll på oförsvarade utgifter
Men medan en avgift i allmänhet behandlas som skattepliktig inkomst för förvaltaren det år som den tas emot, beskattas legitima kostnadsersättningar inte. Därför bör en förvaltare föra en milslogg med avseende på förtroenderelaterade resor, inklusive betalda vägtullar. Utgifter för att förbereda mammas och pappas hus för försäljning bör också dokumenteras noggrant, med stödfakturor och annullerade checkar.
Från början bör förvaltaren skapa ett förvaltningskonto för trusten, vanligen under ett skatteregistreringsnummer som erhållits särskilt för trusten, för att ta emot insättningar och betala utgifter. Att blanda ihop utgifter för trusten med personliga utgifter leder till ett rörigt virrvarr att reda ut senare och kan resultera i en reducering av arvodet.
Gör ett bra arbete och få en advokat ombord tidigt
En flitig förvaltare, som agerar försiktigt och i alla förmånstagares intresse, förtjänar ett arvode för att han/hon förvaltar trusten på ett framgångsrikt sätt. Å andra sidan kan en förvaltare ha svårt att motivera något arvode, eller kan sluta med ett reducerat arvode, om han eller hon har dröjt orimligt länge med att avsluta trusten eller om han eller hon har gjort sig skyldig till egen affärsverksamhet. California Probate Code section 16420 tillåter en domstol att minska eller neka förvaltarersättning om en förvaltare har hotat med eller faktiskt begått ett förtroendebrott.
Det är en bra idé att anlita en advokat som är bekant med förvaltning av truster tidigt under din tid som förvaltare. Advokaten kan, men behöver inte vara den som utarbetat trustinstrumentet. Advokaten kommer att vägleda dig när du slutför trustförvaltningen och hjälpa dig att undvika brott mot förtroendeuppdrag.
Californiens Probate Code och trustinstrumentet tillåter i allmänhet att trustees anlitar advokater och andra yrkesutövare, och att betala dem från trusttillgångarna. Alla sådana utgifter är dock föremål för granskning och eventuella invändningar från förmånstagarna, så förvaltare bör granska fakturor och vara beredda att motivera dem.
Erfarna advokater för förvaltning av truster har vanligtvis goda förutsättningar att föreslå revisorer, värderare, fastighetsmäklare och andra yrkesverksamma som kan hjälpa till med förvaltningen.
Var väl positionerad för att kräva ett arvode, även om du i slutändan bestämmer dig för att avstå från det
En del familjemedlemmars förvaltare väljer i slutändan att avstå från ett arvode, med tanke på att arvoden (till skillnad från utdelningar från truster) är föremål för inkomstskatt. Förvaltare kan tycka att deras andelar i trusten ger tillräcklig ersättning och/eller att deras arvode inte bör tas ut på bekostnad av andra förmånstagare.
Till exempel bör förvaltare betrakta administrationen som ett seriöst arbete, så att de förtjänar ett arvode om de beslutar sig för att ta ut ett sådant. Av olika skäl kan arbetet visa sig vara mer tidskrävande än vad förvaltaren ursprungligen hade räknat med. Samtidigt kan en förvaltare gå med på att avstå från eller minska en avgift för att lugna en missnöjd förmånstagare och på så sätt undvika eller snabbt släcka en tvist som annars skulle kunna bli dyr.
I ett kommande inlägg kommer vi att titta på frågor om förvaltararvoden ur förmånstagarens perspektiv.