Ostatnio odbywa się wiele dyskusji na temat aktualizacji przepisów podręcznika i polityki mediów społecznościowych, aby odeprzeć nagle nadgorliwy National Labor Relations Board. I ta rada z pewnością jest dobrze podjęta.
Jak przeglądać i rewidować te polityki, należy również rozważyć spojrzenie na swoją politykę FMLA, a zwłaszcza, jak obliczyć rok urlopu FMLA.
Jak pracodawcy są świadomi, w przeciwnym razie kwalifikujący się pracownik jest uprawniony do 12 tygodni urlopu FMLA w okresie 12 miesięcy. (Może więcej, oczywiście, jeśli w grę wchodzi wojskowy urlop rodzinny). Jednakże, ten „12-miesięczny okres” jest definiowany przez pracodawcę. Ostatnio, doradzałem pracodawcom, którzy utrzymują rok FMLA, który po prostu nie spełnia ich celów biznesowych. Tak więc, krótko przejrzyjmy 12-miesięczne okresy, które pracodawcy mogą wybrać, a następnie polećmy metodę najbardziej korzystną dla pracodawcy.
Ile jest sposobów na policzenie do 12? Przepisy FMLA pozwalają pracodawcom na wykorzystanie jednej z czterech różnych metod do obliczenia ilości urlopu FMLA, który pracownik wykorzystuje w ciągu 12 miesięcy. Zgodnie z przepisami, pracodawca może wybrać jeden z następujących okresów 12-miesięcznych:
-
Rok kalendarzowy
-
Dowolny ustalony 12-miesięczny „rok urlopowy”, taki jak rok fiskalny, rok wymagany przez prawo stanowe lub rok rozpoczynający się w dniu „rocznicy” pracownika
-
Dwunastomiesięczny okres mierzony do przodu od daty rozpoczęcia przez pracownika pierwszego urlopu FMLA
-
Okres „kroczący” 12Okres 12-miesięczny mierzony wstecz od daty wykorzystania przez pracownika urlopu FMLA
Pros and Cons of Choosing a 12-Month Period
Pracodawcy mogą wybrać jedną z tych czterech metod liczenia, tak długo, jak metoda ta jest stosowana konsekwentnie i jednolicie dla wszystkich pracowników. Kiedy pracodawca wybierze konkretny 12-miesięczny okres, nie może jednak zmienić go na inny bez uprzedniego poinformowania wszystkich pracowników o tej zmianie z wyprzedzeniem co najmniej 60 dni. Jeśli pracodawca nie wybierze jednego z powyższych 12-miesięcznych okresów, lub jeśli pracodawca zmienił metodę, ale jest to w ciągu 60-dniowego okna, pracodawca musi użyć 12-miesięcznego okresu, który zapewnia najbardziej korzystny wynik dla tego pracownika.
Jasno widać, że są plusy i minusy każdej z tych czterech metod. Ale jedna metoda wyróżnia się ponad pozostałe: „kroczący” 12-miesięczny okres mierzony wstecz od daty, kiedy pracownik korzysta z urlopu FMLA.
Pozwól mi wyjaśnić.
Metody Pierwsza i Druga
Pierwsze dwie metody są materialnie takie same w tym sensie, że ustalają stały punkt w czasie, do którego należy rozpocząć obliczanie urlopu FMLA. Chociaż te dwie opcje są zdecydowanie najłatwiejsze w administrowaniu, pozwalają one pracownikom na podwójne wykorzystanie lub „układanie” 12-tygodniowych okresów FMLA jeden na drugim, tym samym potencjalnie zapewniając więcej urlopu niż jest to konieczne. „Stacking” oznacza wzięcie urlopu FMLA na kolejny rok urlopowy FMLA zaraz po urlopie wziętym w poprzednim roku.
Weźmy na przykład Jane. Zgodnie z metodą „roku kalendarzowego” stosowaną przez jej pracodawcę, Jane bierze cztery tygodnie urlopu FMLA po raz pierwszy 1 lutego. Później, w listopadzie, bierze kolejne osiem tygodni urlopu, który trwa do końca roku kalendarzowego. Teoretycznie, począwszy od 1 stycznia, Jane może wykorzystać kolejne 12 tygodni urlopu FMLA. W tym przykładzie, ta metoda obliczeń pozwala Jane na wykorzystanie w sumie 20 kolejnych tygodni urlopu FMLA. (Mogło być gorzej – Jane mogła wziąć 12 tygodni pod koniec roku i kolejne 12 na początku następnego roku kalendarzowego, co w sumie dałoby 24 kolejne tygodnie urlopu FMLA). Dla pracodawców poszukujących ciągłości operacji biznesowych, ten niezamierzony rezultat może być trudną pigułką do przełknięcia.
Metoda trzecia
Trzecia metoda nie różni się całkowicie od dwóch powyższych, ale oferuje minimalnie lepszą równowagę pomiędzy ochroną ciągłości operacji biznesowych i łatwością administracji. Zgodnie z tą metodą, pracownik byłby uprawniony do 12 tygodni urlopu w ciągu roku, zaczynając od pierwszej daty wzięcia urlopu FMLA. Z administracyjnego punktu widzenia jest to łatwiejsze do ogarnięcia: pracownik rozpoczyna urlop 1 lutego, więc rok urlopowy pracownika zaczyna się 1 lutego. Jednakże, ta metoda nie pozwala na uniknięcie problemu „kumulacji”, o którym mowa powyżej. Pracodawcy nie mogą uniknąć sytuacji, w której pracownik bierze urlop FMLA w późniejszym okresie roku urlopowego FMLA, po którym następuje kolejno aż 12 tygodni wziętych na początku następnego roku FMLA (1 lutego).
Ponadto, zgodnie z nowymi przepisami FMLA, pracodawcy muszą stosować tę metodę przy obliczaniu urlopu dla pracownika, który opiekuje się członkiem służby objętej ubezpieczeniem z poważnym urazem lub chorobą. 29 C.F.R. 825.200(f)
Metoda czwarta
Najczęstszą metodą (ale oczywiście najbardziej mylącą), którą stosują pracodawcy jest metoda „krocząca”. W metodzie „kroczącej”, znanej również w kręgach HR jako metoda „look-back”, pracodawca „patrzy wstecz” na ostatnie 12 miesięcy, sumuje cały czas FMLA, który pracownik wykorzystał w ciągu ostatnich 12 miesięcy i odejmuje tę sumę od 12-tygodniowego przydziału urlopu pracownika. Dlatego też, przy obliczaniu dostępnego urlopu FMLA pracownika, pozostała dostępna ilość urlopu to 12 tygodni minus jakakolwiek część urlopu FMLA, którą pracownik wykorzystał w ciągu 12 miesięcy poprzedzających ten dzień.
Regulacje podają dość prosty przykład, jak pracodawca obliczyłby urlop stosując tę metodę:
Jeśli pracownik wykorzystał cztery tygodnie począwszy od 1 lutego 2008 r., cztery tygodnie począwszy od 1 czerwca 2008 r. i cztery tygodnie począwszy od 1 grudnia 2008 r., pracownik nie byłby uprawniony do żadnego dodatkowego urlopu do 1 lutego 2009 r. Jednak począwszy od 1 lutego 2009 r., pracownik nie byłby uprawniony do żadnego dodatkowego urlopu. Jednakże, począwszy od 1 lutego 2009 r., pracownik ponownie kwalifikowałby się do wzięcia urlopu FMLA, odzyskując prawo do wzięcia urlopu w taki sam sposób i w takim samym wymiarze, w jakim został on wykorzystany w poprzednim roku. Tak więc, pracownik odzyskałby (i byłby uprawniony do wykorzystania) jeden dodatkowy dzień urlopu FMLA każdego dnia przez cztery tygodnie, począwszy od 1 lutego 2009 roku. Pracownik zacznie również odzyskiwać dodatkowe dni począwszy od 1 czerwca 2009 r., a także dodatkowe dni począwszy od 1 grudnia 2009 r. W związku z tym, pracodawcy stosujący 12-miesięczny okres mogą być zmuszeni do obliczania, czy pracownik jest uprawniony do wzięcia urlopu FMLA za każdym razem, gdy jest o niego proszony, a pracownicy biorący urlop FMLA na tej podstawie mogą wchodzić i wychodzić z ochrony FMLA w oparciu o ich wykorzystanie FMLA w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Na przykład, w powyższym przykładzie, jeżeli pracownik potrzebuje sześciu tygodni urlopu z powodu poważnych dolegliwości zdrowotnych rozpoczynających się 1 lutego 2009 r., tylko pierwsze cztery tygodnie urlopu będą chronione przez FMLA.
29 C.F.R. 825.200(c)
Zwycięzca
Przy zastosowaniu kalendarza kroczącego lub okresu wstecz, urlop FMLA pracownika pozostający w jego lub jej 12-tygodniowym uprawnieniu do urlopu FMLA dosłownie może zmieniać się codziennie, ponieważ pracodawca musi dodać dni (lub godziny) wykorzystane w 12-miesięczną rocznicę nieobecności FMLA. Chociaż ta metoda może być myląca w zarządzaniu (np. obliczanie urlopu dostępnego z różnych dat FMLA dla każdego pracownika i robienie tego za każdym razem, gdy pracownik prosi o urlop FMLA), jest to jedyna metoda dostępna w przepisach, aby zapewnić, że pracownik nie weźmie jednego bloku urlopu FMLA przez więcej niż 12 kolejnych tygodni. Wdrożenie tej metody jest najlepszą obroną pracodawcy przed nadużyciami FMLA, a w dłuższej perspektywie pozwala na zaoszczędzenie kosztów. Ponadto, zniechęca ona pracowników do korzystania z dłuższych okresów urlopu w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W zestawieniu z innymi metodami, ta metoda jest często najlepszym wyborem dla pracodawców.
Współpracuj ze swoim radcą prawnym, aby upewnić się, że używasz roku FMLA, który spełnia Twoje potrzeby operacyjne i biznesowe. I podczas gdy jesteś przy tym, rozważ zaostrzenie tych innych przepisów w swojej polityce FMLA i praktykach FMLA, jak wyjaśniłem we wcześniejszym poście.
.