Confrontare i costi delle compagnie di bus turistici può essere travolgente se non hai familiarità con il modo in cui sono quotati. Una volta che la tua band è pronta per un aggiornamento, fai un po’ di compiti in anticipo per sapere se stai facendo un buon affare.
Le tariffe esatte variano a seconda della città, ma ci si può aspettare di pagare tra 1.900 e 2.500 dollari al giorno per un pullman da intrattenimento. Se la compagnia si fa pagare a miglio, probabilmente pagherai da qualche parte tra i 7,00 e gli 8,50 dollari a miglio.
I 4 maggiori fattori che influenzano il costo
Scomporre il prezzo ti dà una stima migliore di quanto mettere a budget per il viaggio. I fattori che influiscono sul costo includono:
Quanto carburante userà il tuo bus turistico?
Il gas è una spesa ovvia per qualsiasi viaggio su strada. Dal momento che sarete in tour in un grande pullman su una distanza significativa, il costo della benzina sarà una parte importante del vostro budget di trasporto. È possibile calcolare il costo stimato del carburante utilizzando questa formula:
La maggior parte delle compagnie di autobus charter includerà il costo del carburante nel prezzo, ma è utile calcolare questo costo prima del tempo per darvi un’idea di cosa aspettarvi. Per completare questa formula, usate Google Maps per calcolare il chilometraggio totale, chiedete alla compagnia di fornirvi la media MPG dei loro autobus da intrattenimento e usate l’attuale media nazionale dei prezzi del gas per gallone.
“Uno dei migliori consigli che posso dare a qualcuno che cerca di affittare un autobus da turismo è di assicurarsi di affittare da una compagnia nella località da cui stanno partendo”, dice Mike Hines, leader della band e chitarrista di Corey Smith. Dice che le spese di carburante e chilometraggio possono essere maggiori se non si affitta da una società nella propria città natale.
Quanto costerà il lavoro dell’autista del tour bus, gli hotel e la mancia?
Siccome vivrete essenzialmente in un enorme pullman durante il vostro tour, un autista professionista è vitale per la sicurezza dei membri della vostra band.
“Un autista esperto, affidabile e più sicuro costerà di più di qualcuno che non ha la stessa esperienza”, dice il cantante e scrittore di canzoni Rudy Vaughn, vincitore del premio Ambasciatori del Rock 2009 di Hark Rock. “Preferisco avere l’autista sicuro!”
“Gli autisti professionisti avranno dei limiti alla quantità di miglia o ore che sono in grado di guidare alla volta senza aver bisogno di essere pagati come straordinari”, spiega Vaughn. “Questo è chiamato overdrive, e può iniziare ovunque da 450 miglia a 650 miglia. L’importo varia tra le compagnie di autobus, ma il costo può aumentare rapidamente per i tour più lunghi.”
Legalmente, gli autisti di autobus charter possono guidare solo dieci ore consecutive prima di essere obbligati a fare una pausa di otto ore, secondo l’American Bus Association. Se la tua destinazione richiederà più di 10 ore di guida, dovrai dividere il tuo viaggio in più giorni. Questo può aumentare i costi totali se la tua compagnia di autobus si fa pagare al giorno.
“Insieme al costo del tuo autista, pagherai le sue stanze d’albergo”, dice Kevin Spencer, chitarrista e cantante degli Electric Avenue. “Ricordati di prendergli almeno una camera d’albergo a 3 stelle. Risparmiare 40 dollari su una camera d’albergo non è qualcosa che apprezzeresti che i tuoi clienti facessero a te. Tratta l’autista come un membro della famiglia, è lì per tenerti al sicuro.”
Il tuo autista è uno dei tuoi più grandi alleati durante il tour. Prepara un budget per un hotel che lo faccia sentire a suo agio, non il motel più economico che puoi trovare.
Anche se generalmente non è richiesta, la mancia è sempre apprezzata ed è un ottimo modo per ringraziare un autista di autobus. Considera una mancia del 5-10% per un lavoro ben fatto.
Avrai bisogno di un rimorchio per un deposito extra?
Come fai a sapere se avrai abbastanza spazio per riporre la tua attrezzatura sul bus turistico? La maggior parte degli autobus moderni hanno un vano vuoto sotto che si estende per tutta la larghezza dell’autobus per riporre gli oggetti.
Spencer dice che la sua band può sistemare una batteria completa, un piccolo amplificatore per basso, due amplificatori combo, un piccolo impianto per tastiera e un supporto, chitarre, basso, tastiera, e una scatola di merce sotto l’autobus. Trasportano tutto il resto in un rimorchio attaccato all’autobus.
Se pensi di aver bisogno di spazio extra, puoi noleggiare un rimorchio da trasportare sul retro del bus. Questi possono essere affittati per altri 50-100 dollari al giorno, in media.
“Non dimenticare la tua merce quando stimi quanto spazio di stoccaggio ti servirà”, consiglia Mike Hines. “Potresti aver bisogno di portare settimane di merce in viaggio con te, e questo può occupare una quantità significativa di spazio.”
Quanto costerà parcheggiare il tour bus?
Uno degli aspetti più trascurati del noleggio di un tour bus è la logistica del parcheggio. L’ultima cosa di cui ci si vuole preoccupare quando si ha un programma serrato è: “Dove diavolo parcheggeremo questa cosa? Determinate se ci saranno costi di parcheggio prima di iniziare il vostro viaggio.
Alcuni luoghi hanno un parcheggio designato per gli autobus sul posto, mentre altri in aree più popolate richiedono un parcheggio fuori sede a pagamento. A New York City, per esempio, le tariffe per il parcheggio degli autobus sono di $20/ora, mentre a Baltimora sono di $25 per 12 ore. Chiama le sedi prima del tempo per vedere se hanno spazi di parcheggio designati per il tuo autobus e se verranno applicati eventuali costi aggiuntivi.
Necessità o piacere di avere?
Prima che tu e i tuoi compagni di band incassate una vera esperienza di tour in autobus, fai un bilancio del tuo libretto degli assegni e dai un’occhiata alle tue finanze. Con tutti gli altri costi del tour, noleggiare un autobus ha senso per la tua band?
“Gli autobus possono costare migliaia di dollari al giorno, e questo è solo un altro conto da pagare”, dice Hines. “Il lusso dell’autobus potrebbe sembrare attraente, ma chiediti se sei veramente pronto.”
È meglio che i musicisti mettano in preventivo un tour bus quando si accordano sul prezzo del concerto, dice Rudy Vaughn. Dal momento che il trasporto è una parte così massiccia del budget del tour, a volte la metà delle entrate lorde dello spettacolo, è imperativo conoscere questi costi prima di concordare un prezzo.
“Una delle più grandi ragioni per cui prenotiamo i tour bus è a causa della nostra attrezzatura di produzione”, continua Vaughn. “Abbiamo scoperto che fare la nostra produzione ha dei vantaggi in più, quindi abbiamo un rimorchio pieno di roba. I musicisti dovrebbero sempre soppesare tutti i fattori. È meglio volare in una location e affittare la produzione e i veicoli per spostarsi? La quantità di persone cambierà notevolmente questi tipi di fattori… e sarà qualcosa da risolvere caso per caso.”
Pesare il costo del noleggio di un tour bus
Quando noleggi un tour bus per la tua band, non stai solo pagando per il trasporto.
“È facile sottovalutare la quantità di lavoro che ci vuole per mantenere un “edificio su ruote” di 50 piedi che guida sull’autostrada senza problemi”, dice Vaughn. “Il costo anche di una sola riparazione, o anche di una sola sostituzione di pneumatici può essere nell’ordine delle migliaia di dollari. Quindi il prezzo del noleggio di un autobus turistico deve essere abbastanza alto perché il proprietario sia in grado di assorbire i rigori di un tale veicolo.”
“Stai assumendo qualcuno per gestire la tua sicurezza”, dice Kevin Spencer. “Pagare un prezzo più alto per l’azienda giusta ne vale la pena, perché alla fine sono responsabili di portarti da e per gli spettacoli in modo sicuro ed efficiente. L’autobus è la tua casa mentre sei sulla strada, quindi è importante costruire un rapporto solido con la tua compagnia di noleggio autobus per la pace della mente.”
Un prezzo più alto non si traduce necessariamente in un autobus turistico migliore, ma le aziende con una reputazione eccellente possono chiedere di più per garantire un alto standard di servizio. Chiedete in giro, leggete attentamente le recensioni e fate molte domande prima di scegliere una compagnia di autobus per far sì che il vostro tour si svolga senza problemi.