C’è una serie di discussioni in corso ultimamente sull’aggiornamento delle disposizioni del manuale e delle politiche dei social media per evitare un National Labor Relations Board improvvisamente troppo zelante. E questo consiglio è certamente ben accetto.
Quando rivedete e revisionate queste politiche, considerate anche di dare un’occhiata alla vostra politica FMLA, e in particolare, come calcolate il vostro anno di congedo FMLA.
Come i datori di lavoro sanno, un dipendente altrimenti idoneo ha diritto a 12 settimane di congedo FMLA in un periodo di 12 mesi. (Forse di più, naturalmente, se il congedo familiare militare è in questione.) Tuttavia, questo “periodo di 12 mesi” è definito dal datore di lavoro. Recentemente, ho consigliato ai datori di lavoro che mantengono un anno FMLA che semplicemente non soddisfa i loro obiettivi di business. Quindi, rivediamo brevemente i periodi di 12 mesi che i datori di lavoro possono scegliere e poi raccomandiamo il metodo più vantaggioso per i datori di lavoro.
Quanti modi ci sono per contare fino a 12?
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L’anno solare
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Qualsiasi “anno di congedo” fisso di 12 mesi, come un anno fiscale, un anno richiesto dalla legge statale o un anno che inizia alla data di “anniversario” di un dipendente
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Il periodo di 12 mesi misurato in avanti dalla data di inizio del primo congedo FMLA di un dipendente
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Un periodo “rotativo” di 12 mesiperiodo di 12 mesi misurato a ritroso dalla data in cui un dipendente utilizza qualsiasi congedo FMLA
Pro e contro della scelta di un periodo di 12 mesi
I datori di lavoro possono scegliere uno qualsiasi di questi quattro metodi di conteggio, purché il metodo sia applicato in modo coerente e uniforme per tutti i dipendenti. Una volta che il datore di lavoro sceglie un particolare periodo di 12 mesi, tuttavia, non può passare a un altro periodo di 12 mesi senza prima dare a tutti i dipendenti almeno 60 giorni di preavviso del cambiamento. Se il datore di lavoro non riesce a scegliere uno dei suddetti periodi di 12 mesi, o se il datore di lavoro ha cambiato il metodo ma è entro la finestra di 60 giorni, il datore di lavoro deve usare il periodo di 12 mesi che fornisce il risultato più vantaggioso per quel dipendente.
Chiaro, ci sono pro e contro con ciascuno di questi quattro metodi. Ma un metodo spicca su tutti gli altri: il periodo di 12 mesi “a rotazione”, misurato a ritroso dalla data in cui il dipendente utilizza il congedo FMLA.
Lascia che ti spieghi.
Metodi Uno e Due
I primi due metodi sono materialmente gli stessi in quanto stabiliscono un punto fisso nel tempo dal quale iniziare il calcolo del congedo FMLA. Anche se queste due opzioni sono di gran lunga le più facili da amministrare, esse permettono ai dipendenti di fare un doppio salto o “impilare” periodi FMLA di 12 settimane uno sull’altro, fornendo così potenzialmente più congedi del necessario. “Stacking” significa prendere il congedo FMLA per un successivo anno di congedo FMLA subito dopo il congedo preso durante l’anno precedente.
Prendiamo Jane, per esempio. Secondo il metodo dell'”anno solare” del suo datore di lavoro, Jane prende quattro settimane di congedo FMLA la prima volta il 1° febbraio. Più tardi in novembre, prende altre otto settimane di congedo, che la porta fino alla fine dell’anno solare. In teoria, a partire dal 1° gennaio, Jane potrebbe utilizzare altre 12 settimane di congedo FMLA. In questo esempio, questo metodo di calcolo permette a Jane un totale di 20 settimane consecutive di congedo FMLA. (Sarebbe potuta andare peggio – Jane avrebbe potuto prendere 12 settimane alla fine dell’anno e altre 12 all’inizio del successivo anno solare, per un totale di 24 settimane lavorative consecutive di congedo FMLA). Per i datori di lavoro che cercano la continuità delle operazioni aziendali, questo risultato non voluto potrebbe essere una pillola difficile da ingoiare.
Metodo Tre
Il terzo metodo non è completamente diverso dai due precedenti, ma offre un equilibrio marginalmente migliore tra la protezione della continuità delle operazioni aziendali e la facilità di amministrazione. Con questo metodo, un dipendente avrebbe diritto a 12 settimane di congedo durante l’anno a partire dalla prima data in cui viene preso il congedo FMLA. Da un punto di vista amministrativo, questo è più facile da gestire: il dipendente inizia il congedo il 1° febbraio, quindi l’anno di congedo del dipendente inizia il 1° febbraio. Tuttavia, questo metodo non evita l’enigma dell'”accatastamento” identificato sopra. Qui, i datori di lavoro non possono evitare una situazione in cui un dipendente prende il congedo FMLA più tardi nell’anno del congedo FMLA, che è seguito consecutivamente da ben 12 settimane prese all’inizio del successivo anno FMLA (il 1 febbraio).
In particolare, secondo i nuovi regolamenti FMLA, i datori di lavoro devono usare questo metodo quando calcolano il congedo per un dipendente che si prende cura di un membro del servizio coperto con un grave infortunio o malattia. 29 C.F.R. 825.200(f)
Metodo Quattro
Il metodo più comune (ma chiaramente il più confuso) che i datori di lavoro usano è indicato come il metodo “rolling”. Con il metodo “rolling”, conosciuto anche nei circoli HR come metodo “look-back”, il datore di lavoro “guarda indietro” negli ultimi 12 mesi, somma tutto il tempo FMLA che il dipendente ha usato durante i 12 mesi precedenti e sottrae quel totale dal congedo di 12 settimane del dipendente. Pertanto, quando si calcola il congedo FMLA disponibile di un dipendente, il saldo residuo disponibile del dipendente è di 12 settimane meno qualsiasi parte del congedo FMLA che il dipendente ha utilizzato durante i 12 mesi precedenti quel giorno.
I regolamenti forniscono un esempio abbastanza semplice di come il datore di lavoro calcolerebbe il congedo utilizzando questo metodo:
Se un dipendente ha utilizzato quattro settimane a partire dal 1 febbraio 2008, quattro settimane a partire dal 1 giugno 2008, e quattro settimane a partire dal 1 dicembre 2008, il dipendente non avrebbe diritto a qualsiasi ulteriore congedo fino al 1 febbraio 2009. Tuttavia, a partire dal 1 febbraio 2009, il dipendente sarebbe ancora ammissibile a prendere il congedo FMLA, recuperando il diritto di prendere il congedo nello stesso modo e gli importi in cui è stato utilizzato nell’anno precedente. Così, il dipendente recupererebbe (e avrebbe diritto a utilizzare) un giorno in più di congedo FMLA ogni giorno per quattro settimane, a partire dal 1 febbraio 2009. Il dipendente inizierebbe anche a recuperare giorni aggiuntivi a partire dal 1 giugno 2009, e giorni aggiuntivi a partire dal 1 dicembre 2009. Di conseguenza, i datori di lavoro che utilizzano il periodo di 12 mesi può essere necessario calcolare se il dipendente ha diritto a prendere il congedo FMLA ogni volta che il congedo è richiesto, e i dipendenti che prendono il congedo FMLA su tale base può cadere dentro e fuori della protezione FMLA in base al loro utilizzo FMLA nei 12 mesi precedenti. Per esempio, nell’esempio di cui sopra, se il dipendente ha bisogno di sei settimane di congedo per una grave condizione di salute a partire dal 1 febbraio 2009, solo le prime quattro settimane del congedo sarebbero protette da FMLA.
29 C.F.R. 825.200(c)
Il Vincitore
Quando si usa il calendario a rotazione o il periodo di look-back, il congedo FMLA di un dipendente rimanente nelle sue 12 settimane di diritto al congedo FMLA può letteralmente cambiare ogni giorno, poiché il datore di lavoro deve aggiungere i giorni (o le ore) utilizzati all’anniversario di 12 mesi di un’assenza FMLA. Anche se questo metodo può essere confuso da amministrare (come calcolare il congedo disponibile da diverse date FMLA per ogni dipendente, e farlo ogni volta che viene richiesto il congedo FMLA), è l’unico metodo disponibile secondo i regolamenti per assicurare che un dipendente non prenda un blocco di congedo FMLA per più di 12 settimane consecutive. L’implementazione di questo metodo è la migliore difesa del datore di lavoro contro l’abuso della FMLA, e tende a risparmiare sui costi nel lungo periodo. Inoltre, scoraggia l’uso da parte dei dipendenti di periodi prolungati di congedo per periodi consecutivi di 12 mesi. Quando viene bilanciato rispetto agli altri, questo metodo è spesso la scelta migliore per i datori di lavoro.
Lavorate con il vostro consulente del lavoro per assicurarvi di usare un anno FMLA che soddisfi le vostre esigenze operative e aziendali. E già che ci siete, prendete in considerazione di rendere più severe queste altre disposizioni nella vostra politica FMLA e nelle vostre pratiche FMLA, come ho spiegato in un post precedente.