Un grand nombre de cols blancs en Arizona vont gagner plus d’argent l’année prochaine et ils n’auront même pas à endurer un examen de performance pour obtenir ce vert grâce aux nouvelles règles sur les heures supplémentaires.
« La règle finale du ministère américain du Travail mettant à jour la rémunération des heures supplémentaires entre en vigueur le 1er janvier 2020 et apporte des changements apparemment mineurs qui affecteront beaucoup d’employés », explique Dylan Wright, associé chez Radix Law.
Jill Chasson, avocate chez Coppersmith Brockelman, explique ce que dit réellement la nouvelle règle sur les heures supplémentaires.
« Cette règle est la première mise à jour de la réglementation sur les heures supplémentaires en 15 ans, après qu’une tentative précédente pendant l’administration Obama ait été bloquée par les tribunaux », dit Chasson. « Elle fixe un nouveau seuil salarial de 684 dollars par semaine, ou 35 568 dollars par an, pour les employés exécutifs, administratifs et professionnels qui sont classés comme exemptés du salaire minimum et des exigences en matière d’heures supplémentaires du Fair Labor Standards Act (FLSA). Ces exemptions sont généralement appelées « cols blancs ». »
En outre, Chasson dit:
– La nouvelle règle a également augmenté le seuil de salaire pour les employés hautement rémunérés, de 100 000 $ à 107 432 $ par an, et permet aux employeurs d’utiliser des primes ou des commissions pour satisfaire jusqu’à 10 pour cent de l’exigence salariale pour les exemptions de cols blancs, mais pas pour les employés hautement rémunérés.
– Les employés exemptés doivent toujours satisfaire à un test de fonctions pour répondre aux exigences d’exemption. La nouvelle règle ne modifie pas les critères actuels pour l’un ou l’autre des tests de fonctions.
Feeling the pinch of overtime rules
« La règle aura le plus d’impact sur les gestionnaires de niveau hiérarchique et les gestionnaires adjoints qui, tout en remplissant un rôle très important, ne gagnent souvent pas beaucoup plus que les employés horaires qu’ils supervisent », dit Lindsay M. Schafer, avocate chez Quarles & Brady, « en particulier maintenant que le salaire minimum a été augmenté en Arizona. »
Mais les experts disent que certains secteurs d’activité ressentiront l’augmentation des coûts de la main-d’œuvre plus que d’autres.
« La nouvelle règle sur les heures supplémentaires n’affectera que les cols blancs actuellement exemptés gagnant entre 23 660 $ et 35 568 $ par an », dit Tracy A. Miller, actionnaire chez Ogletree, Deakins, Nash, Smoak & Stewart. » Ceux qui répondent à ces critères travaillent généralement dans les secteurs à but non lucratif, le commerce de détail ou l’hôtellerie dans les zones rurales « . Le ministère du travail estime que 1,3 million de travailleurs seront affectés, mais je pense que ce chiffre est surestimé. L’estimation repose sur quelques hypothèses irréalistes. En outre, les travailleurs dans cette fourchette de salaire qui ne font pas régulièrement des heures supplémentaires pourraient être négativement affectés s’ils sont convertis en employés horaires. »
Alors que de nombreux propriétaires et dirigeants d’entreprises pourraient se sentir frustrés par cette augmentation des coûts de main-d’œuvre, considérez ceci : Cela aurait pu être pire. La règle qui entrera en vigueur le 1er janvier fait pâle figure par rapport à une proposition de 2016 qui doublait presque le seuil salarial à 913 dollars par semaine (ou 47 476 dollars par an) et prévoyait des augmentations automatiques du salaire minimum tous les trois ans.
« La nouvelle règle est un compromis, une victoire pour les employeurs qui s’écarte considérablement de la règle que l’administration Obama avait proposée, qui aurait amené les entreprises à payer 33 % de plus par semaine pour les employés exemptés au seuil du salaire minimum », déclare Gregory W. Seibt, associé chez Blythe Grace. « Bien qu’il y aura toujours un impact économique, les industries qui le ressentiront le plus seront probablement dans le commerce de détail et la fabrication et autres, où les salaires annuels des travailleurs sont inférieurs à 35 568 $ … En somme, la nouvelle règle exigera des entreprises dont les employés gagnent moins de 684 $ par semaine de travail de décider entre donner à ces employés une augmentation à au moins 684 $ par semaine ou leur payer des heures supplémentaires. »
Impact sur les entreprises
En plus de permettre aux employeurs d’utiliser des primes non discrétionnaires et des paiements incitatifs pour satisfaire jusqu’à 10 pour cent du seuil salarial des employés exemptés, le DOL permettra également aux employeurs d’effectuer des paiements de rattrapage aux employés qui ne gagnent pas assez en primes non discrétionnaires ou en paiements incitatifs au cours d’une période donnée de 52 semaines pour conserver le statut d’exemption, à condition que le paiement de rattrapage soit effectué dans une période de paie de la fin de l’année.
« Les employeurs devraient noter que les changements dans ces règlements, bien que perturbateurs, offrent une excellente occasion d’enquêter et de résoudre toute question persistante liée au statut d’exemption de l’employé sans soulever un drapeau rouge », dit Schafer.
En conséquence, Schafer dit que les employeurs devraient utiliser ce temps pour évaluer les postes qui sont proches du seuil de salaire, et tout autre poste qui pourrait être en question, avant le 1er janvier 2020. Avant l’année prochaine, elle dit que les employeurs devraient soit augmenter le salaire jusqu’à l’exigence du seuil, soit reclasser les employés, en prenant soin de développer un plan de communication solide expliquant les raisons des changements qui seront effectués.
« Il est important de savoir si les règles sur les heures supplémentaires du FLSA s’appliquent à vous », dit Wright. « Sachez si vous avez des employés qui tombent sous les nouvelles limites d’exemption des heures supplémentaires. Le simple fait de verser des salaires sur une base annuelle ne permet pas d’éviter des obligations autrement valables en matière d’heures supplémentaires. Vous devez examiner avec précision qui pourrait devenir admissible le 1er janvier 2020. »
Wright dit que si vous avez déjà des employés non exemptés, assurez-vous de travailler avec votre personnel des ressources humaines pour mettre vos employés nouvellement admissibles au courant des politiques et procédures de votre entreprise en matière d’heures supplémentaires. Si vous n’avez pas de politiques en matière d’heures supplémentaires, le moment est peut-être venu de consulter un spécialiste des ressources humaines ou un avocat spécialisé dans le droit du travail pour vous assurer que vous êtes conforme aux règles applicables de la FLSA.
« Les entreprises devraient considérer le changement de règle comme une bonne occasion de revoir leurs classifications exemptées », dit Miller. « Si vous traitez un travailleur gagnant moins de 35 568 $ par an comme étant exempté, il y a de fortes chances que ce travailleur soit mal classé sur la base du test des fonctions. Même si votre entreprise n’est pas affectée par le changement de règle – et la plupart ne le seront pas – vous pouvez découvrir que vous avez mal classé des travailleurs. C’est le bon moment pour corriger ces erreurs. »
Préparation au changement
Voilà comment les propriétaires et les dirigeants d’entreprises peuvent se préparer au mieux à la mise en œuvre de la nouvelle règle sur les heures supplémentaires, selon Jill Chasson, avocate chez Coppersmith Brockelman :
– Les employeurs devraient revoir la rémunération de tous les employés exemptés pour déterminer qui est actuellement payé moins que le nouveau salaire minimum. C’est également un bon moment pour évaluer si les employés exemptés sont correctement classés, et pour identifier toute disparité salariale entre des employés similaires qui devrait être abordée.
– Certains employeurs peuvent choisir de se conformer en augmentant le salaire de certains employés pour dépasser le seuil salarial. Il est important de noter que ce faisant, ils peuvent provoquer un effet d’entraînement des augmentations de salaire dans l’ensemble de l’entreprise, selon que celle-ci dispose ou non d’un système de rémunération intégré.
– Si l’employeur choisit de reclasser certains employés comme non exemptés, il devrait envisager de faire passer ces employés à une rémunération horaire afin de mieux suivre et calculer les heures supplémentaires. Les employeurs voudront également prendre des mesures pour s’assurer que les nouveaux employés non exemptés suivent correctement leurs heures de travail et respectent les politiques et les pratiques de l’entreprise en matière de comptabilisation du temps.