FMLA Insights

Hay una serie de discusiones que están ocurriendo últimamente sobre la actualización de las disposiciones del manual y las políticas de los medios sociales para protegerse de una Junta Nacional de Relaciones Laborales repentinamente demasiado entusiasta. Y este consejo ciertamente es bien tomado.

Al revisar y modificar estas políticas, considere también echar un vistazo a su política de FMLA, y específicamente, cómo calcula su año de licencia FMLA.

Como los empleadores saben, un empleado que de otra manera es elegible tiene derecho a 12 semanas de licencia FMLA en un período de 12 meses. (Tal vez más, por supuesto, si se trata de una licencia familiar militar.) Sin embargo, este «período de 12 meses» es definido por el empleador. Recientemente, he asesorado a empleadores que mantienen un año de FMLA que simplemente no cumple con sus objetivos comerciales. Por lo tanto, vamos a revisar brevemente los períodos de 12 meses que los empleadores pueden elegir y luego recomendar el método más ventajoso para los empleadores.

¿Cuántas maneras hay de contar hasta 12?

1. El año natural
2. Cualquier «año de licencia» fijo de 12 meses, como un año fiscal, un año requerido por la ley estatal o un año que comienza en la fecha de «aniversario» de un empleado
3. El período de 12 meses medido hacia adelante desde la fecha en que comienza la primera licencia FMLA de cualquier empleado
4. Un período «móvil» de 12El período de 12 meses medido hacia atrás desde la fecha en que un empleado utiliza cualquier licencia FMLA

Pros y contras de elegir un período de 12 meses

Los empleadores pueden seleccionar cualquiera de estos cuatro métodos de conteo, siempre que el método se aplique de forma coherente y uniforme para todos los empleados. Sin embargo, una vez que el empleador elige un período de 12 meses en particular, no puede cambiar a otro período de 12 meses sin notificar a todos los empleados el cambio con al menos 60 días de antelación. Si el empresario no elige uno de los períodos de 12 meses mencionados, o si el empresario ha cambiado el método pero está dentro del plazo de 60 días, el empresario debe utilizar el período de 12 meses que proporcione el resultado más beneficioso para ese empleado.

Está claro que hay pros y contras con cada uno de estos cuatro métodos. Pero hay un método que destaca por encima de los demás: el período de 12 meses «rodante» medido hacia atrás desde la fecha en que un empleado utiliza cualquier licencia FMLA.

Déjame explicarte.

Métodos Uno y Dos

Los dos primeros métodos son materialmente iguales en el sentido de que establecen un punto fijo en el tiempo por el que empezar a calcular la licencia FMLA. Aunque estas dos opciones son, con mucho, las más fáciles de administrar, permiten a los empleados duplicar o «apilar» períodos de 12 semanas de FMLA uno encima del otro, proporcionando así potencialmente más licencia de la necesaria. «Apilar» significa tomar la licencia FMLA para un año de licencia FMLA posterior justo después de la licencia tomada durante el año anterior.

Por ejemplo, Jane. Bajo el método de «año natural» de su empleador, Jane toma cuatro semanas de licencia FMLA por primera vez el 1 de febrero. Más tarde, en noviembre, se toma otras ocho semanas de permiso, lo que la lleva hasta el final del año natural. En teoría, a partir del 1 de enero, Jane podría utilizar otras 12 semanas de permiso FMLA. En este ejemplo, este método de cálculo permite a Jane un total de 20 semanas consecutivas de permiso FMLA. (Podría haber sido peor: Jane podría haber tomado 12 semanas al final del año y otras 12 al principio del siguiente año natural, para un total de 24 semanas laborales consecutivas de permiso FMLA). Para los empleadores que buscan la continuidad de las operaciones del negocio, este resultado involuntario podría ser una píldora difícil de tragar.

Tercer método

El tercer método no es totalmente diferente de los dos anteriores, pero ofrece un equilibrio marginalmente mejor entre la protección de la continuidad de las operaciones del negocio y la facilidad de administración. Bajo este método, un empleado tendría derecho a 12 semanas de licencia durante el año que comienza en la primera fecha en que se toma la licencia FMLA. Desde el punto de vista administrativo, esto es más fácil de manejar: el empleado comienza la licencia el 1 de febrero, por lo que el año de licencia del empleado comienza el 1 de febrero. Sin embargo, este método no evita el enigma del «apilamiento» señalado anteriormente. En este caso, los empleadores no pueden evitar una situación en la que un empleado toma una licencia FMLA más tarde en el año de licencia FMLA, que es seguida consecutivamente por hasta 12 semanas tomadas al comienzo del siguiente año FMLA (el 1 de febrero).

En particular, en virtud de las nuevas regulaciones de la FMLA, los empleadores deben utilizar este método al calcular la licencia para un empleado que está cuidando a un miembro del servicio cubierto con una lesión o enfermedad grave. 29 C.F.R. 825.200(f)

Método cuatro

El método más común (pero claramente el más confuso) que utilizan los empleadores se denomina método «rodante». Bajo el método «rolling», conocido también en los círculos de RRHH como el método «look-back», el empleador «mira hacia atrás» en los últimos 12 meses, suma todo el tiempo de FMLA que el empleado ha utilizado durante los 12 meses anteriores y resta ese total de la asignación de licencia de 12 semanas del empleado. Por lo tanto, al calcular la licencia FMLA disponible de un empleado, el saldo disponible restante del empleado es de 12 semanas menos la parte de la licencia FMLA que el empleado utilizó durante los 12 meses anteriores a ese día.

La normativa proporciona un ejemplo bastante sencillo de cómo el empleador calcularía la licencia utilizando este método:

Si un empleado utilizó cuatro semanas a partir del 1 de febrero de 2008, cuatro semanas a partir del 1 de junio de 2008 y cuatro semanas a partir del 1 de diciembre de 2008, el empleado no tendría derecho a ninguna licencia adicional hasta el 1 de febrero de 2009. Sin embargo, a partir del 1 de febrero de 2009, el empleado volvería a tener derecho a tomar la licencia FMLA, recuperando el derecho a tomar la licencia de la misma manera y en las mismas cantidades en que la utilizó el año anterior. Así, el empleado recuperaría (y tendría derecho a utilizar) un día adicional de permiso FMLA cada día durante cuatro semanas, a partir del 1 de febrero de 2009. El empleado también empezaría a recuperar días adicionales a partir del 1 de junio de 2009, y días adicionales a partir del 1 de diciembre de 2009. En consecuencia, los empleadores que utilicen el período de 12 meses consecutivos pueden tener que calcular si el empleado tiene derecho a tomar la licencia FMLA cada vez que la solicite, y los empleados que tomen la licencia FMLA sobre esa base pueden entrar y salir de la protección de la FMLA en función de su uso de la FMLA en los 12 meses anteriores. Por ejemplo, en el ejemplo anterior, si el empleado necesita seis semanas de licencia por una condición de salud grave a partir del 1 de febrero de 2009, sólo las primeras cuatro semanas de la licencia estarían protegidas por la FMLA.

29 C.F.R. 825.200(c)

El ganador

Cuando se utiliza el calendario rodante o el período de revisión, la licencia FMLA que le queda a un empleado en su derecho de licencia FMLA de 12 semanas puede cambiar literalmente cada día, ya que el empleador debe añadir los días (u horas) utilizados al cumplirse los 12 meses de una ausencia FMLA. Aunque este método puede ser confuso de administrar (como calcular el permiso disponible a partir de diferentes fechas de la FMLA para cada empleado, y hacerlo cada vez que se solicite el permiso de la FMLA), es el único método disponible bajo las regulaciones para asegurar que un empleado no tomará un bloque de permiso de la FMLA por más de 12 semanas consecutivas. La aplicación de este método es la mejor defensa del empleador contra el abuso de la FMLA, y tiende a ahorrar costes a largo plazo. Además, desalienta el uso por parte de los empleados de periodos prolongados de licencia a lo largo de periodos consecutivos de 12 meses. Cuando se compara con los demás, este método suele ser la mejor opción para los empleadores.

Trabaje con su asesor laboral para asegurarse de que está utilizando un año de FMLA que satisfaga sus necesidades operativas y comerciales. Y mientras lo hace, considere endurecer estas otras disposiciones en su política de FMLA y sus prácticas de FMLA, como expliqué en un post anterior.