FMLA Insights

In letzter Zeit gibt es eine Reihe von Diskussionen über die Aktualisierung von Handbuchbestimmungen und Richtlinien für soziale Medien, um ein plötzlich übereifriges National Labor Relations Board abzuwehren. Und dieser Ratschlag ist sicherlich gut gemeint.

Wenn Sie diese Richtlinien überprüfen und überarbeiten, sollten Sie auch einen Blick auf Ihre FMLA-Richtlinie werfen und insbesondere darauf, wie Sie Ihr FMLA-Urlaubsjahr berechnen.

Wie Arbeitgeber wissen, hat ein ansonsten anspruchsberechtigter Arbeitnehmer Anspruch auf 12 Wochen FMLA-Urlaub innerhalb eines 12-Monats-Zeitraums. (Vielleicht auch mehr, wenn es sich um einen Urlaub aus familiären Gründen handelt.) Dieser „12-Monats-Zeitraum“ wird jedoch vom Arbeitgeber definiert. In letzter Zeit habe ich Arbeitgeber beraten, die ein FMLA-Jahr beibehalten, das einfach nicht ihren Geschäftszielen entspricht. Lassen Sie uns daher noch einmal kurz die 12-Monats-Zeiträume betrachten, aus denen Arbeitgeber wählen können, und dann die Methode empfehlen, die für Arbeitgeber am vorteilhaftesten ist.

Wie viele Möglichkeiten gibt es, bis 12 zu zählen?

1. Das Kalenderjahr
2. Ein beliebiges festes 12-monatiges „Urlaubsjahr“, wie z.B. ein Steuerjahr, ein Jahr, das nach staatlichem Recht vorgeschrieben ist, oder ein Jahr, das am „Jahrestag“ eines Mitarbeiters beginnt
3. Der 12-monatige Zeitraum, der ab dem Datum, an dem der erste FMLA-Urlaub eines Mitarbeiters beginnt, vorwärts gemessen wird
4. Ein „rollierender“ 12-Monat rückwärts gemessen ab dem Datum, an dem ein Arbeitnehmer FMLA-Urlaub in Anspruch nimmt

Vor- und Nachteile der Wahl eines 12-Monats-Zeitraums

Arbeitgeber können jede dieser vier Zählmethoden wählen, solange die Methode konsequent und einheitlich für alle Arbeitnehmer angewandt wird. Hat sich der Arbeitgeber jedoch für einen bestimmten Zwölfmonatszeitraum entschieden, kann er nicht zu einem anderen Zwölfmonatszeitraum wechseln, ohne zuvor alle Arbeitnehmer mindestens 60 Tage vor dem Wechsel davon in Kenntnis zu setzen. Wählt der Arbeitgeber keinen der oben genannten Zwölfmonatszeiträume aus oder hat er die Methode geändert, liegt aber noch innerhalb des 60-Tage-Fensters, muss der Arbeitgeber den Zwölfmonatszeitraum anwenden, der für den betreffenden Arbeitnehmer am günstigsten ist.

Es ist klar, dass jede dieser vier Methoden ihre Vor- und Nachteile hat. Aber eine Methode hebt sich von den anderen ab: der „rollierende“ 12-Monats-Zeitraum, der rückwärts von dem Datum an gemessen wird, an dem ein Arbeitnehmer FMLA-Urlaub in Anspruch nimmt.

Lassen Sie mich das erklären.

Methoden eins und zwei

Die ersten beiden Methoden sind im Wesentlichen gleich, da sie einen festen Zeitpunkt festlegen, an dem die Berechnung des FMLA-Urlaubs beginnt. Obwohl diese beiden Optionen bei weitem am einfachsten zu verwalten sind, ermöglichen sie es den Arbeitnehmern, 12-wöchige FMLA-Zeiträume doppelt zu nehmen oder zu „stapeln“, wodurch möglicherweise mehr Urlaub als nötig gewährt wird. „Stacking“ bedeutet, dass FMLA-Urlaub für ein nachfolgendes FMLA-Urlaubsjahr direkt nach dem Urlaub des vorherigen Jahres genommen wird.

Nehmen wir zum Beispiel Jane. Nach der „Kalenderjahr“-Methode ihres Arbeitgebers nimmt Jane zum ersten Mal am 1. Februar vier Wochen FMLA-Urlaub. Später im November nimmt sie weitere acht Wochen Urlaub, die sie bis zum Ende des Kalenderjahres in Anspruch nimmt. Theoretisch könnte Jane ab dem 1. Januar weitere 12 Wochen FMLA-Urlaub in Anspruch nehmen. In diesem Beispiel ermöglicht diese Berechnungsmethode Jane insgesamt 20 aufeinanderfolgende Wochen FMLA-Urlaub. (Es hätte auch schlimmer kommen können – Jane hätte 12 Wochen am Ende des Jahres und weitere 12 Wochen zu Beginn des folgenden Kalenderjahres nehmen können, was insgesamt 24 aufeinander folgende Arbeitswochen FMLA-Urlaub bedeutet hätte). Für Arbeitgeber, die die Kontinuität des Geschäftsbetriebs gewährleisten wollen, könnte dieses unbeabsichtigte Ergebnis eine schwer zu schluckende Pille sein.

Methode Drei

Die dritte Methode unterscheidet sich nicht völlig von den beiden oben genannten, bietet jedoch ein etwas besseres Gleichgewicht zwischen dem Schutz der Kontinuität des Geschäftsbetriebs und der einfachen Verwaltung. Nach dieser Methode hätte ein Arbeitnehmer Anspruch auf 12 Wochen Urlaub im Laufe des Jahres, beginnend mit dem ersten Tag, an dem FMLA in Anspruch genommen wird. Aus verwaltungstechnischer Sicht ist dies einfacher zu handhaben: Der Arbeitnehmer beginnt seinen Urlaub am 1. Februar, so dass das Urlaubsjahr des Arbeitnehmers am 1. Februar beginnt. Allerdings lässt sich mit dieser Methode das oben beschriebene Problem des „Stacking“ nicht vermeiden. In diesem Fall kann der Arbeitgeber nicht vermeiden, dass ein Arbeitnehmer später im FMLA-Jahr FMLA-Urlaub nimmt, auf den dann bis zu 12 Wochen zu Beginn des folgenden FMLA-Jahres (am 1. Februar) folgen.

Nach den neuen FMLA-Bestimmungen muss der Arbeitgeber diese Methode anwenden, wenn er den Urlaub eines Arbeitnehmers berechnet, der ein gedecktes Mitglied des Militärs mit einer schweren Verletzung oder Krankheit pflegt. 29 C.F.R. 825.200(f)

Methode Vier

Die häufigste Methode (aber eindeutig die verwirrendste), die Arbeitgeber anwenden, wird als „rollierende“ Methode bezeichnet. Bei der „rollierenden“ Methode, die in HR-Kreisen auch als „Look-back“-Methode bekannt ist, „blickt“ der Arbeitgeber auf die letzten 12 Monate zurück, addiert alle FMLA-Zeiten, die der Arbeitnehmer in den letzten 12 Monaten in Anspruch genommen hat, und zieht diese Summe von dem 12-wöchigen Urlaubskontingent des Arbeitnehmers ab. Bei der Berechnung des verfügbaren FMLA-Urlaubs eines Arbeitnehmers ist der verbleibende verfügbare Saldo daher 12 Wochen abzüglich des Teils des FMLA-Urlaubs, den der Arbeitnehmer in den letzten 12 Monaten vor diesem Tag in Anspruch genommen hat.

Das Reglement enthält ein recht einfaches Beispiel dafür, wie der Arbeitgeber den Urlaub nach dieser Methode berechnen würde:

Wenn ein Arbeitnehmer ab dem 1. Februar 2008 vier Wochen, ab dem 1. Juni 2008 vier Wochen und ab dem 1. Dezember 2008 vier Wochen in Anspruch nehmen würde, hätte der Arbeitnehmer bis zum 1. Februar 2009 keinen Anspruch auf zusätzlichen Urlaub. Ab dem 1. Februar 2009 wäre der Arbeitnehmer jedoch wieder berechtigt, FMLA-Urlaub zu nehmen, und zwar in der gleichen Art und Weise und in dem gleichen Umfang, wie er im Vorjahr in Anspruch genommen worden war. So würde der Arbeitnehmer ab dem 1. Februar 2009 vier Wochen lang jeden Tag einen zusätzlichen Tag FMLA-Urlaub erhalten (und wäre berechtigt, diesen zu nehmen). Ab dem 1. Juni 2009 würde der Arbeitnehmer zusätzliche Tage und ab dem 1. Dezember 2009 zusätzliche Tage erhalten. Dementsprechend müssen Arbeitgeber, die den gleitenden Zwölfmonatszeitraum verwenden, unter Umständen jedes Mal, wenn sie FMLA-Urlaub beantragen, berechnen, ob der Arbeitnehmer berechtigt ist, FMLA-Urlaub zu nehmen, und Arbeitnehmer, die FMLA-Urlaub auf einer solchen Grundlage nehmen, können auf der Grundlage ihrer FMLA-Nutzung in den vorangegangenen zwölf Monaten in den Schutz von FMLA hinein- und herausfallen. Zum Beispiel, wenn der Arbeitnehmer in dem obigen Beispiel sechs Wochen Urlaub für eine schwere Krankheit benötigt, beginnend am 1. Februar 2009, wären nur die ersten vier Wochen des Urlaubs FMLA-geschützt.

29 C.F.R. 825.200(c)

Der Gewinner

Bei Verwendung des rollenden Kalenders oder des Rückblicks kann sich der verbleibende FMLA-Urlaub eines Arbeitnehmers in seinem 12-wöchigen FMLA-Urlaubsanspruch buchstäblich täglich ändern, da der Arbeitgeber die genutzten Tage (oder Stunden) am 12-monatigen Jahrestag einer FMLA-Abwesenheit hinzufügen muss. Obwohl diese Methode verwirrend sein kann (wie z.B. die Berechnung des verfügbaren Urlaubs von verschiedenen FMLA-Daten für jeden Angestellten, und dies jedes Mal, wenn FMLA-Urlaub beantragt wird), ist es die einzige Methode, die nach den Vorschriften zur Verfügung steht, um sicherzustellen, dass ein Angestellter nicht einen Block von FMLA-Urlaub für mehr als 12 aufeinanderfolgende Wochen nimmt. Die Anwendung dieser Methode ist die beste Verteidigung des Arbeitgebers gegen den Missbrauch von FMLA und spart auf lange Sicht Kosten. Außerdem schreckt sie Arbeitnehmer davon ab, längere Urlaubszeiten über aufeinander folgende 12-Monats-Zeiträume hinweg in Anspruch zu nehmen. In Abwägung mit den anderen Möglichkeiten ist diese Methode oft die beste Wahl für den Arbeitgeber.

Arbeiten Sie mit Ihrem Arbeitsrechtsberater zusammen, um sicherzustellen, dass Sie ein FMLA-Jahr verwenden, das Ihren betrieblichen und geschäftlichen Anforderungen entspricht. Und wenn Sie schon dabei sind, sollten Sie auch die anderen Bestimmungen in Ihrer FMLA-Politik und Ihren FMLA-Praktiken verschärfen, wie ich in einem früheren Beitrag erläutert habe.