Det är ett av de mest populära sätten att ansöka om ett jobb online och det används av stora multinationella företag över hela världen. Saken är den att du kanske aldrig har hört talas om det. Till skillnad från LinkedIn eller Monster vill detta onlinesystem inte att du som arbetssökande ska veta mycket om det eller hur det fungerar.
Systemet heter Taleo och används för närvarande av chefer som anställer kabinpersonal från stora flygbolag som Emirates, flydubai, EasyJet och Qantas.
Företaget som utvecklade Taleo-mjukvaran beskriver den som ”en helt integrerad lösning för talanganskaffning, inklusive rekryteringsmarknadsföring och arbetstagares hänvisningar för att hitta talanger, automatiserad rekrytering från början till slut och strömlinjeformad anställningsstart.”
Taleo är helt enkelt en form av Applicant Tracking System eller ATS. ATS-systemen skannar ditt CV eller CV och förhandsgranskar det för att avgöra om du är lämplig för tjänsten.
Det är bara ett av många skräddarsydda rekryteringssystem som lagrar, hanterar och granskar jobbansökningar. Du kan dock enkelt se om företaget du söker jobb hos använder Taleo genom att snabbt titta i adressfältet i din webbläsare. Om du ser .taleo.net vet du att du har att göra med Taleo ATS
Taleo är tyvärr inte det mest användarvänliga systemet. Faktum är att hela blogginlägg har ägnats åt hur mycket det hatas av arbetssökande. Oavsett om man avskyr Taleo eller inte, är det osannolikt att rekryterare kommer att ge upp Taleo ännu. Rekryterande chefer älskar Taleo – det ger dem en enorm analytisk kraft.
Tag ett företag som Emirates, som sägs få omkring 200 000 ansökningar om kabinpersonal varje år. Utan Taleos datakraft skulle det vara en gigantisk uppgift för rekryterarna att göra en urvalslista och hantera alla kandidater.
Ett av de största klagomålen på Taleo är att det kan ta så lång tid att skicka in en ansökan. Frustrerade arbetssökande tar till forum för att klaga på ansökningsprocesser som kan ta upp till en timme. Men sedan får de aldrig något svar.
Och det är ett annat stort klagomål. För när du väl har skickat in din ansökan lämnar Taleo dig till synes i mörkret. Det finns dock några sätt att avgöra om det är troligt att du någonsin kommer att få svar från en rekryterare.
Vi tittar på Emirates Taleo-webbplats i det här exemplet, men det vi diskuterar gäller för alla rekryteringssajter som använder Taleo-programvara.
Först av allt är det dags att logga in på ditt konto:
Från hemsidan för Emirates Group Careers klickar du på fliken Allmänna lediga platser i det övre högra hörnet. På nästa skärm väljer du ”My jobpage” (Min jobbsida) där du får möjlighet att logga in på ditt konto.
Anatomin på sidan för inlämning av jobb:
Sidan ”My Submissions” eller vad Taleo kallar ”Candidate Communications Module” är det område där du kan få en inblick i vad som har hänt med din ansökan
Sidan med status för inlämning kommer att se ut på samma sätt som på fotot ovan, oavsett vilket företag som använder Taleo-systemet du har skickat in din ansökan till. För varje inlämning hittar du följande information: Namnet på den roll som du har sökt, var jobbet finns, vilket datum jobbet lades ut, status för jobbannonsen och status för din ansökan.
Det finns tre viktiga element som är viktiga att påpeka:
- Jobbstatus – Detta är inte individuellt för din ansökan. Den anger om jobbet fortfarande är öppet för nya ansökningar eller inte.
- Inlämningsstatus – Detta är din individuella status i processen.
- Knappen Återta – Kan ange om du fortfarande beaktas för rollen.
Det är upp till varje företags HR-avdelning att avgöra om de vill visa kandidater ett uppdateringsmeddelande mot Inlämningsstatus. Om de beslutar att de inte vill ge någon uppdatering kommer statusen för inlämning att visas: ”Completed” från och med det ögonblick då du skickar in din ansökan. Men det finns fortfarande ett par sätt att se om du fortfarande har en chans (se nedan).
Taleo levereras dock med fördefinierade statusuppdateringsmeddelanden och HR-avdelningarna har också möjlighet att anpassa dessa meddelanden. Det är viktigt att notera att det du ser skiljer sig mycket från det som den rekryterande chefen ser under hela processen.
Taleo ger rekryterare stora möjligheter att sålla igenom hundratals ansökningar och föra vissa kandidater vidare medan de avvisar många andra. Med några få klick kan en rekryterare skära ner hundratals (eller till och med tusentals) ansökningar till ett fåtal utvalda som de kommer att undersöka vidare. De flesta rekryterare tar sig inte tid att kontakta varje enskild kandidat för att uppdatera dem om deras individuella status.
Vissa företag anstränger sig mycket för att anpassa sin version av Taleo för att se till att statusen för inlämning och de automatiska e-postmeddelandena håller kandidaten informerad. De flesta företag gör det inte.
Hur kan du då veta vad som hänt med din ansökan? De tre avsnitten ovan kan ge viktiga ledtrådar:
Jobbstatus –
Det finns två alternativ: Aktiv eller Inaktiv.
Aktiv: Jobbannonsen är fortfarande aktiv och har ännu inte tillsatts. Nya ansökningar kan accepteras. Rekryterare granskar fortfarande ansökningarna.
Inaktiv: Företaget tar inte längre emot nya ansökningar och rekryteraren granskar inte längre inlämnade ansökningar.
Vad betyder detta om du har skickat in en ansökan och statusen är ”Application Complete”? Om jobbstatusen är ”Inaktiv” och din inlämningsstatus är ”Fullbordad” har du inte tagits ut i slutomgången för jobbet och kommer inte att få någon ytterligare kommunikation från företaget.
Sändningsstatus –
Sändningsstatusen kan gå en av tre vägar:
- Visas som ”Fullbordad” från det ögonblick du skickar in din ansökan, ända fram till slutet av processen,
- Automatiskt ändra baserat på Taleos standardstatusar för inlämning,
- Automatiskt ändra baserat på anpassade statusar för inlämning.
Men även med helt anpassade statusmeddelanden ger inlämningsstatusen endast en mycket grov uppfattning om vad som händer med din ansökan. Här är ett exempel från verkligheten:
En kandidat skickade in en ansökan, men efter det första automatiska e-postmeddelandet som bekräftade mottagandet av ansökan fick hon aldrig något svar. När hon kontrollerade sin jobbsida på företagets karriärwebbplats stod det ”Under Consideration” (under övervägande) och ”Active” (aktiv) på jobbstatusen.
Från dessa ledtrådar vet vi att kandidaten klarade den första datorgranskningen och att han/hon har tagits upp på en kort lista för vidare granskning. Utlysningen annonserades dock för tre månader sedan och den senaste uppdateringen i systemet var för två månader sedan.
Det står klart att kandidaten inte kommer att kallas till intervju och troligen kommer hon heller aldrig att få någon ytterligare uppdatering. Trots att ansökan fortfarande verkar vara öppen. Det finns många anledningar till varför detta kan hända, men liksom många datorsystem är dess framgång beroende av användarens agerande. I det här fallet har rekryteraren helt enkelt inte slutfört arbetsflödet i Taleo på rätt sätt.
Knappen Återta –
Närvaron (eller avsaknaden) av knappen ”Återta” under statusen för inlämning kan vara en av de bästa indikationerna på om du har klarat den primära ATS-screeningen av ditt CV.
- Länken ”Withdraw” finns – Tillsammans med ”view submission” och statusen ”Active” betyder sannolikt att ditt CV har klarat den primära datorgranskningen och har gått vidare till en mänsklig granskning.
- Ingen länk ”Withdraw” – Och statusen ”Completed” betyder normalt att ditt CV inte har tagits upp på datorns slutlista och att det inte kommer att granskas av en rekryterare.
Om länken ”Withdraw” försvinner vid något tillfälle har din ansökningsprocess avslutats och du kommer inte längre att övervägas för tjänsten.
Och även om länken ”Withdraw” finns med kan ditt CV fortfarande filtreras automatiskt efter den första framgången. Rekryteraren kan till exempel besluta att endast gå vidare med ansökningar som uppfyller vissa kriterier som plats, nationalitet, vissa färdigheter osv.
Får du ett e-postmeddelande som uppdaterar dig om hur det går med din ansökan?
Inte alltid. De flesta kandidater får ett automatiskt genererat e-postmeddelande när de skickar in sin ansökan för att bekräfta mottagandet. Du kan sedan få ett andra e-postmeddelande om du inte har blivit godkänd.
Dessa e-postmeddelanden genereras automatiskt av Taleo baserat på rekryterarens backoffice-åtgärder. Du kan inte svara på dem och den rekryterande chefen har inte personligen skickat e-postmeddelandet.
Betydelse för Emirates Cabin Crew Submission Status Meanings:
Emirates har anpassat meddelandena om Submission Status i sin implementering av Taleo. Inlämningsstatusen uppdateras när vissa händelser utlöses. Den fullständiga listan finns nedan tillsammans med den vanligaste händelsen som har skapat den statusen.
- Ansökan har mottagits – Du har skickat in din ansökan och den har klarat den första ATS-screeningen. Den kommer nu att tas upp på en kort lista för granskning.
- Avslutat – Inget annat kommer att hända med din ansökan. Du har inte blivit godkänd vid detta tillfälle. Tidigare har den här statusen ibland visats när den sökande hade blivit inbjuden att delta i en öppen dag.
- Ansökan under granskning – Din ansökan granskas av rekryteringsteamet. En rekryterare utvärderar ditt CV, dina färdigheter, foton och tar hänsyn till andra faktorer för att avgöra om din ansökan ska gå vidare.
- Ansökan pågår – Som ovan.
- Intervju avslutad – Rekryteringsteamet har helt enkelt markerat i din akt att du har blivit intervjuad för tjänsten. Det finns ingen uppgift om när ett slutgiltigt beslut kommer att fattas, men denna status anger att din akt är öppen och att rekryteraren aktivt överväger dig för tjänsten.
- Application Unsuccessful – Tyvärr har du inte blivit godkänd vid detta tillfälle. Denna status utlöser normalt ett automatiskt genererat e-postmeddelande för att informera dig om rekryteringsgruppens beslut.
- Godkännande pågår – Grattis! Du har blivit villkorligt erbjuden jobbet. Denna status innebär att företaget nu måste godkänna alla dina papper och medicinska uppgifter.
- Anställningsformaliteter pågår – Du har i stort sett fått jobbet! Nu börjar onboardingprocessen.
Att skicka in en jobbansökan via en Taleo-administrerad karriärsida kan vara en frustrerande process. Även med dessa hacks finns det inget definitivt sätt att veta hur framgångsrik din ansökan är. Den bästa chansen du har är fortfarande att kontakta rekryteraren direkt.