În ultima vreme au avut loc o serie de discuții despre actualizarea prevederilor manualului și a politicilor privind rețelele sociale pentru a evita un National Labor Relations Board brusc prea zelos. Iar acest sfat este cu siguranță bine primit.
În timp ce analizați și revizuiți aceste politici, luați în considerare, de asemenea, posibilitatea de a arunca o privire asupra politicii dvs. privind FMLA și, în special, asupra modului în care calculați anul de concediu FMLA.
După cum știu angajatorii, un angajat eligibil are dreptul la 12 săptămâni de concediu FMLA într-o perioadă de 12 luni. (Poate mai mult, desigur, dacă este vorba de un concediu militar pentru familie.) Cu toate acestea, această „perioadă de 12 luni” este definită de angajator. Recent, am consiliat angajatori care mențin un an FMLA care pur și simplu nu corespunde obiectivelor lor de afaceri. Așadar, haideți să revedem pe scurt perioadele de 12 luni dintre care angajatorii pot alege și apoi să recomandăm metoda cea mai avantajoasă pentru angajatori.
Câte moduri există de a număra până la 12?
-
Anul calendaristic
-
Oricărui „an de concediu” fix de 12 luni, cum ar fi un an fiscal, un an impus de legislația statului sau un an care începe la data de „aniversare” a unui angajat
-
Perioada de 12 luni măsurată în avans de la data la care începe primul concediu FMLA al oricărui angajat
-
Un an „continuu” de 12-perioadă de 12 luni măsurată în sens invers de la data la care un angajat utilizează orice concediu FMLA
Poroane și dezavantaje ale alegerii unei perioade de 12 luni
Angajatorii pot alege oricare dintre aceste patru metode de numărare, atâta timp cât metoda este aplicată în mod consecvent și uniform pentru toți angajații. Cu toate acestea, odată ce angajatorul alege o anumită perioadă de 12 luni, acesta nu poate trece la o altă perioadă de 12 luni fără a da mai întâi tuturor angajaților un preaviz de cel puțin 60 de zile cu privire la această schimbare. În cazul în care angajatorul nu reușește să selecteze una dintre perioadele de 12 luni de mai sus sau dacă angajatorul a schimbat metoda, dar se află în intervalul de 60 de zile, angajatorul trebuie să utilizeze perioada de 12 luni care oferă cel mai benefic rezultat pentru acel angajat.
Evident, există argumente pro și contra pentru fiecare dintre aceste patru metode. Dar o metodă iese în evidență mai presus de toate celelalte: perioada „mobilă” de 12 luni măsurată înapoi de la data la care un angajat folosește orice concediu FMLA.
Lasă-mă să explic.
Metodele unu și doi
Primele două metode sunt în esență identice în sensul că stabilesc un punct fix în timp de la care se începe calcularea concediului FMLA. Deși aceste două opțiuni sunt de departe cele mai ușor de administrat, ele permit angajaților să dubleze sau să „stivuiască” perioade FMLA de 12 săptămâni una peste alta, oferind astfel potențial mai mult concediu decât este necesar. „Stivuirea” înseamnă a lua concediu FMLA pentru un an de concediu FMLA următor imediat după concediul luat în anul precedent.
Să o luăm pe Jane, de exemplu. Conform metodei „anului calendaristic” a angajatorului său, Jane își ia patru săptămâni de concediu FMLA prima dată la 1 februarie. Mai târziu, în noiembrie, ea își ia alte opt săptămâni de concediu, ceea ce o duce până la sfârșitul anului calendaristic. În teorie, începând cu 1 ianuarie, Jane ar putea utiliza încă 12 săptămâni de concediu FMLA. În acest exemplu, această metodă de calcul îi permite lui Jane un total de 20 de săptămâni consecutive de concediu FMLA. (Ar fi putut fi mai rău – Jane ar fi putut lua 12 săptămâni la sfârșitul anului și alte 12 la începutul anului calendaristic următor, pentru un total de 24 de săptămâni consecutive de concediu FMLA). Pentru angajatorii care caută o continuitate a operațiunilor de afaceri, acest rezultat neintenționat ar putea fi o pastilă greu de înghițit.
Metoda trei
Cea de-a treia metodă nu este complet diferită de cele două de mai sus, dar oferă un echilibru marginal mai bun între protejarea continuității operațiunilor de afaceri și ușurința administrării. Conform acestei metode, un angajat ar avea dreptul la 12 săptămâni de concediu pe parcursul anului, începând cu prima dată la care se ia concediu FMLA. Din punct de vedere administrativ, acest lucru este mai ușor de pus în practică: angajatul începe concediul la 1 februarie, deci anul de concediu al angajatului începe la 1 februarie. Cu toate acestea, această metodă nu evită enigma „suprapunerii” identificată mai sus. Aici, angajatorii nu pot evita situația în care un angajat își ia concediu FMLA mai târziu în anul de concediu FMLA, care este urmat consecutiv de până la 12 săptămâni luate la începutul următorului an FMLA (la 1 februarie).
În mod notabil, conform noilor reglementări FMLA, angajatorii trebuie să folosească această metodă atunci când calculează concediul pentru un angajat care îngrijește un membru al serviciului militar acoperit cu o rănire sau boală gravă. 29 C.F.R. 825.200(f)
Metoda patru
Metoda cea mai frecventă (dar, în mod clar, cea mai confuză) pe care o folosesc angajatorii este denumită metoda „rotativă”. În cadrul metodei „rolling”, cunoscută și în cercurile de resurse umane sub numele de metoda „look-back”, angajatorul „se uită înapoi” la ultimele 12 luni, însumează tot timpul FMLA pe care angajatul l-a folosit în ultimele 12 luni și scade acest total din alocarea de concediu de 12 săptămâni a angajatului. Prin urmare, atunci când se calculează concediul FMLA disponibil al unui angajat, soldul rămas disponibil al angajatului este de 12 săptămâni minus orice porțiune de concediu FMLA pe care angajatul a folosit-o în cele 12 luni anterioare acelei zile.
Regulamentele oferă un exemplu destul de simplu despre cum ar calcula angajatorul concediul folosind această metodă:
Dacă un angajat a folosit patru săptămâni începând cu 1 februarie 2008, patru săptămâni începând cu 1 iunie 2008 și patru săptămâni începând cu 1 decembrie 2008, angajatul nu ar avea dreptul la niciun concediu suplimentar până la 1 februarie 2009. Cu toate acestea, începând cu 1 februarie 2009, angajatul ar fi din nou eligibil pentru a lua concediu FMLA, recuperând dreptul de a lua concediu în același mod și în aceleași cantități în care a fost folosit în anul precedent. Astfel, angajatul ar recupera (și ar avea dreptul de a utiliza) o zi suplimentară de concediu FMLA în fiecare zi, timp de patru săptămâni, începând cu 1 februarie 2009. De asemenea, angajatul ar începe să recupereze zile suplimentare începând cu 1 iunie 2009 și zile suplimentare începând cu 1 decembrie 2009. În consecință, este posibil ca angajatorii care utilizează perioada de 12 luni să fie nevoiți să calculeze dacă angajatul are dreptul de a lua concediu FMLA de fiecare dată când solicită acest concediu, iar angajații care iau concediu FMLA pe o astfel de bază pot intra și ieși de sub protecția FMLA în funcție de utilizarea FMLA în ultimele 12 luni. De exemplu, în exemplul de mai sus, dacă angajatul are nevoie de șase săptămâni de concediu pentru o problemă gravă de sănătate începând cu 1 februarie 2009, doar primele patru săptămâni de concediu ar fi protejate de FMLA.
29 C.F.R. 825.200(c)
Câștigătorul
Când se folosește calendarul rulant sau perioada de analiză retrospectivă, concediul FMLA al unui angajat rămas în dreptul său de 12 săptămâni de concediu FMLA literalmente se poate schimba zilnic, deoarece angajatorul trebuie să adauge zilele (sau orele) utilizate la aniversarea de 12 luni a unei absențe FMLA. Deși această metodă poate fi confuză de administrat (cum ar fi calcularea concediului disponibil de la diferite date FMLA pentru fiecare angajat și de a face acest lucru de fiecare dată când se solicită un concediu FMLA), aceasta este singura metodă disponibilă conform reglementărilor pentru a se asigura că un angajat nu va lua un bloc de concediu FMLA pentru mai mult de 12 săptămâni consecutive. Implementarea acestei metode este cea mai bună apărare a angajatorului împotriva abuzurilor FMLA și tinde să economisească costurile pe termen lung. În plus, aceasta descurajează utilizarea de către angajați a unor perioade extinse de concediu pe perioade consecutive de 12 luni. Atunci când este pusă în balanță cu celelalte, această metodă este adesea cea mai bună alegere pentru angajatori.
Lucrați cu consilierul dvs. de ocupare a forței de muncă pentru a vă asigura că utilizați un an FMLA care satisface nevoile dvs. operaționale și de afaceri. Și în timp ce vă ocupați de asta, luați în considerare înăsprirea acestor alte prevederi în politica FMLA și în practicile dvs. FMLA, așa cum am explicat într-o postare anterioară.
.