Têm ocorrido várias discussões ultimamente sobre a atualização das provisões do manual e das políticas de mídia social para afastar um Conselho Nacional de Relações Trabalhistas subitamente excessivamente zeloso. E este conselho certamente é bem aceito.
Como você revisa e revê estas políticas, considere também dar uma olhada na sua política FMLA, e especificamente, como você calcula o seu ano de licença FMLA.
Como os empregadores estão cientes, um empregado elegível tem direito a 12 semanas de licença FMLA em um período de 12 meses. (Talvez mais, claro, se a licença para família militar estiver em questão.) No entanto, este “período de 12 meses” é definido pelo empregador. Recentemente, aconselhei empregadores que mantêm um ano FMLA que simplesmente não atende aos seus objetivos comerciais. Então, vamos revisitar brevemente os períodos de 12 meses que os empregadores podem escolher e depois recomendar o método mais vantajoso para os empregadores.
How Many Ways are There to Count to 12?
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O ano civil
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Um ano fixo de 12 meses de “férias”, tal como um ano fiscal, um ano exigido por lei estadual ou um ano a partir da data de “aniversário” de um empregado
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O período de 12 meses medido a partir da data de início da primeira licença FMLA de qualquer empregado
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A “rolagem” 12-mês medido retrospectivamente a partir da data em que um empregado usa qualquer licença FMLA
Pros e Cons de Escolha de um Período de 12 Meses
Os empregadores podem selecionar qualquer um desses quatro métodos de contagem, desde que o método seja aplicado de forma consistente e uniforme para todos os funcionários. No entanto, quando o empregador escolhe um determinado período de 12 meses, não pode mudar para outro período de 12 meses sem primeiro avisar todos os empregados com pelo menos 60 dias de antecedência da mudança. Se o empregador não selecionar um dos períodos de 12 meses acima, ou se o empregador tiver mudado o método mas ele estiver dentro da janela de 60 dias, o empregador deve usar o período de 12 meses que fornece o resultado mais benéfico para aquele empregado.
Claramente, há prós e contras com cada um desses quatro métodos. Mas um método se destaca acima do resto: o período de 12 meses “rolante” medido a partir da data em que um empregado usa qualquer licença FMLA.
Deixe-me explicar.
Métodos Um e Dois
Os dois primeiros métodos são materialmente os mesmos, na medida em que definem um ponto fixo no tempo para começar a calcular as licenças FMLA. Embora estas duas opções sejam de longe as mais fáceis de administrar, elas permitem que os funcionários possam “empilhar” períodos de 12 semanas de FMLA um sobre o outro, proporcionando assim potencialmente mais férias do que o necessário. “Empilhar” significa tirar férias FMLA para um ano de férias FMLA subsequente logo após as férias tiradas durante o ano anterior.
Take Jane, por exemplo. Sob o método “ano civil” do seu empregador, Jane tira quatro semanas de licença FMLA pela primeira vez em 1 de fevereiro. Mais tarde, em novembro, ela tira mais oito semanas de licença, o que a leva até o final do ano civil. Em teoria, a partir de 1 de janeiro, Jane poderia utilizar outras 12 semanas de licença FMLA. Neste exemplo, este método de cálculo permite a Jane um total de 20 semanas consecutivas de férias FMLA. (Poderia ter sido pior – Jane poderia ter tirado 12 semanas no final do ano e outras 12 no início do ano civil seguinte, para um total de 24 semanas de trabalho consecutivas de férias FMLA). Para os empregadores que procuram uma continuidade das operações comerciais, este resultado não intencional pode ser um comprimido difícil de engolir.
Método Três
O terceiro método não é totalmente diferente dos dois acima, mas oferece um equilíbrio marginalmente melhor entre a proteção da continuidade das operações comerciais e a facilidade de administração. Sob este método, um empregado teria direito a 12 semanas de férias durante o ano que começa na primeira data em que as férias FMLA são gozadas. De um ponto de vista administrativo, isto é mais fácil de se conseguir: o empregado começa as férias no dia 1 de Fevereiro, portanto o ano de férias do empregado começa no dia 1 de Fevereiro. No entanto, este método não evita o enigma do “empilhamento” identificado acima. Aqui, os empregadores não podem evitar uma situação em que um empregado tira férias FMLA mais tarde no ano de férias FMLA, que é seguido consecutivamente por até 12 semanas tiradas no início do ano FMLA seguinte (em 1 de fevereiro).
Notable, sob o novo regulamento FMLA, os empregadores devem usar este método ao calcular as férias de um empregado que está cuidando de um membro do serviço coberto com uma lesão ou doença grave. 29 C.F.R. 825.200(f)
Método Quatro
O método mais comum (mas claramente o mais confuso) que os empregadores utilizam é referido como o método “rolante”. Sob o método “rolante”, conhecido também nos círculos de RH como o método “look-back”, o empregador “olha para trás” nos últimos 12 meses, soma todo o tempo FMLA que o empregado utilizou durante os 12 meses anteriores e subtrai esse total da atribuição de férias de 12 semanas do empregado. Portanto, ao calcular as férias FMLA disponíveis de um empregado, o saldo restante disponível do empregado é de 12 semanas menos qualquer parte das férias FMLA que o empregado usou durante os 12 meses anteriores àquele dia.
O regulamento fornece um exemplo bastante simples de como o empregador calcularia as férias usando este método:
Se um empregado usasse quatro semanas a partir de 1 de fevereiro de 2008, quatro semanas a partir de 1 de junho de 2008 e quatro semanas a partir de 1 de dezembro de 2008, o empregado não teria direito a nenhuma licença adicional até 1 de fevereiro de 2009. Entretanto, a partir de 1º de fevereiro de 2009, o empregado teria novamente direito a tirar férias FMLA, recuperando o direito de tirar as férias da mesma forma e nos mesmos valores em que foram usadas no ano anterior. Assim, o empregado recuperaria (e teria direito a usar) um dia adicional de férias FMLA por dia durante quatro semanas, a partir de 1º de fevereiro de 2009. O empregado também começaria a recuperar dias adicionais a partir de 1º de junho de 2009, e dias adicionais a partir de 1º de dezembro de 2009. Por conseguinte, os empregadores que utilizam o período de 12 meses consecutivos podem precisar calcular se o empregado tem direito a tirar férias FMLA cada vez que essas férias são solicitadas, e os empregados que tiram férias FMLA nessa base podem cair dentro e fora da proteção FMLA com base em seu uso do FMLA nos 12 meses anteriores. Por exemplo, no exemplo acima, se o empregado precisar de seis semanas de licença por um problema de saúde grave a partir de 1 de fevereiro de 2009, apenas as primeiras quatro semanas de licença seriam protegidas pelo FMLA.
29 C.F.R. 825.200(c)
O Vencedor
Quando se utiliza o calendário rolante ou o período de look-back, as férias FMLA de um funcionário que permanecem no seu direito de férias FMLA de 12 semanas podem mudar literalmente diariamente, já que o empregador deve adicionar dias (ou horas) usados no aniversário de 12 meses de uma ausência FMLA. Embora este método possa ser confuso de administrar (como calcular as férias disponíveis a partir de diferentes datas FMLA para cada empregado, e fazê-lo cada vez que as férias FMLA são solicitadas), é o único método disponível sob o regulamento para garantir que um empregado não tire um bloco de férias FMLA por mais de 12 semanas consecutivas. A implementação deste método é a melhor defesa do empregador contra o abuso do FMLA, e tende a poupar custos a longo prazo. Além disso, desencoraja o uso de períodos prolongados de férias por períodos consecutivos de 12 meses. Quando comparado com os outros, este método muitas vezes é a melhor escolha para os empregadores.
Trabalhe com o seu consultor de emprego para garantir que você está usando um ano FMLA que atenda às suas necessidades operacionais e comerciais. E já que você está nisso, considere o aperto dessas outras provisões em sua política FMLA e suas práticas FMLA, como expliquei em um post anterior.