Het is een van de populairste manieren om online te solliciteren en het wordt gebruikt door grote, multinationale bedrijven over de hele wereld. Maar misschien heb je er nog nooit van gehoord. In tegenstelling tot LinkedIn of Monster, dit online systeem wil niet dat je, de werkzoekende, om veel te weten over het of hoe het werkt.
Het systeem heet Taleo en het wordt momenteel gebruikt door cabinepersoneel hiring managers van grote luchtvaartmaatschappijen, waaronder Emirates, flydubai, EasyJet en Qantas.
Het bedrijf dat de Taleo-software heeft ontwikkeld, beschrijft het als “een volledig geïntegreerde oplossing voor talentacquisitie, inclusief wervingsmarketing en verwijzingen van werknemers om talent te werven, end-to-end wervingsautomatisering en gestroomlijnde onboarding van werknemers.”
Vereenvoudig gezegd, Taleo is een vorm van Applicant Tracking System of ATS. De ATS-systemen scannen je cv, screenen het vooraf om te bepalen of je geschikt bent voor de functie.
Het is slechts een van de vele op maat gemaakte wervingssystemen die sollicitaties opslaan, beheren en screenen. Je kunt echter gemakkelijk zien of het bedrijf waar je solliciteert Taleo gebruikt door een snelle blik te werpen in de adresbalk van je internetbrowser. Als je .taleo.net ziet, weet je dat je te maken hebt met het Taleo ATS
Helaas is Taleo niet het meest gebruiksvriendelijke systeem dat er is. Er zijn zelfs hele blogposts aan gewijd hoezeer werkzoekenden het haten. Gehaat of niet, het is onwaarschijnlijk dat recruiters Taleo nu al zullen opgeven. Werving managers houden van Taleo – het geeft hen een enorme hoeveelheid analytische kracht.
Neem een bedrijf als Emirates, dat naar verluidt elk jaar zo’n 200.000 sollicitaties voor cabinepersoneel ontvangt. Zonder de rekenkracht van Taleo zou het voor recruiters een gigantische klus zijn om alle kandidaten te selecteren en te beheren.
Eén van de grootste klachten over Taleo is dat het zo lang kan duren om een sollicitatie in te dienen. Gefrustreerde werkzoekenden gaan naar forums om te klagen over sollicitatieprocessen die tot een uur kunnen duren. Maar vervolgens horen ze nooit meer iets terug.
En dat is een ander groot punt van kritiek. Want als je eenmaal hebt gesolliciteerd, laat Taleo je schijnbaar in het ongewisse. Er zijn echter een paar manieren om te bepalen of je ooit iets van een recruiter zult horen.
We bekijken in dit voorbeeld de Emirates Taleo-site, maar wat we bespreken geldt voor elke wervingssite die Taleo-software gebruikt.
Voreerst is het tijd om in te loggen op je account:
Vanaf de homepage van Emirates Group Careers klik je rechtsboven op het tabblad ‘Algemene vacatures’. Op het volgende scherm kies je ‘Mijn vacaturepagina’ waar je de mogelijkheid krijgt om in te loggen op je account.
De anatomie van de vacaturepagina:
De pagina ‘Mijn inzendingen’ of wat Taleo graag de ‘Kandidaatcommunicatiemodule’ noemt, is het gedeelte waar u enig inzicht krijgt in wat er met uw sollicitatie is gebeurd
De indeling van de pagina Inzendstatus ziet er hetzelfde uit als op de bovenstaande foto van welk bedrijf dat het Taleo-systeem gebruikt u uw sollicitatie ook hebt ingediend. Voor elke indiening vindt u de volgende informatie: De naam van de functie waarop u hebt gesolliciteerd, de locatie van de functie, op welke datum de functie is geplaatst, de status van de vacature en de status van uw sollicitatie.
Er zijn drie belangrijke elementen om op te wijzen:
- Job Status – Dit is niet individueel voor uw sollicitatie. Het geeft aan of de vacature nog open is voor nieuwe sollicitaties of niet.
- Indieningsstatus – Dit is uw individuele status in het proces.
- De knop Intrekken – Kan aangeven of u nog steeds in aanmerking komt voor de rol.
Het is aan de HR-afdeling van elk bedrijf om te beslissen of ze kandidaten een update-bericht willen laten zien tegen de Indieningsstatus. Als ze besluiten dat ze geen update willen geven, zal de indieningsstatus worden getoond: ‘Completed’ vanaf het moment dat je je sollicitatie indient. Maar er zijn nog een paar manieren om te zien of je nog steeds een kans maakt (zie hieronder).
Taleo wordt echter geleverd met voorgedefinieerde status update-berichten en HR-afdelingen hebben ook de mogelijkheid om deze berichten aan te passen. Het is belangrijk op te merken dat wat u ziet heel anders is dan wat de hiring manager ziet gedurende dit proces.
Taleo geeft recruiters veel macht om te ziften door honderden sollicitaties, het bevorderen van bepaalde kandidaten, terwijl het afwijzen van vele anderen. Met een paar klikken kan een recruiter honderden (of zelfs duizenden) sollicitaties terugbrengen tot een select aantal dat ze verder zullen onderzoeken. De meeste recruiters zullen niet de tijd nemen om elke kandidaat te benaderen om hen op de hoogte te houden van hun individuele status.
Sommige bedrijven doen veel moeite om hun versie van Taleo aan te passen om ervoor te zorgen dat de indieningsstatus en auto-emails de kandidaat op de hoogte houden. De meeste bedrijven doen dat niet.
Dus hoe kun je zien wat er met je sollicitatie is gebeurd? De drie bovenstaande secties kunnen belangrijke aanwijzingen weggeven:
Job Status –
Er zijn twee opties: Actief of Inactief.
Actief: De vacature staat nog steeds live en is nog niet ingevuld. Nieuwe sollicitaties kunnen worden geaccepteerd. Recruiters zijn nog bezig met het beoordelen van sollicitaties.
Inactief: Het bedrijf accepteert geen nieuwe sollicitaties meer en de recruiter is niet langer bezig met het beoordelen van ingediende sollicitaties.
Wat betekent dit als u een sollicitatie hebt ingediend en de status luidt ‘Sollicitatie voltooid’? Als de vacaturestatus ‘Inactief’ is en uw sollicitatiestatus ‘Voltooid’, dan bent u niet geselecteerd voor de functie en zult u geen verdere communicatie van het bedrijf ontvangen.
Inzendstatus –
De inzendstatus kan een van de volgende drie routes volgen:
- Tonen als ‘Voltooid’ vanaf het moment dat u uw sollicitatie indient, tot aan het einde van het proces,
- Automatisch wijzigen op basis van de standaard Taleo inzendstatussen,
- Automatisch wijzigen op basis van aangepaste inzendstatussen.
Hoewel, zelfs met volledig aangepaste statusberichten geeft de indieningsstatus u slechts een zeer ruw idee van wat er gebeurt met uw toepassing. Hier volgt een voorbeeld uit de praktijk:
Een kandidate heeft gesolliciteerd, maar na de eerste automatische e-mail ter bevestiging van de ontvangst van de sollicitatie, heeft zij nooit meer iets gehoord. Toen ze haar vacaturepagina op de carrièresite van het bedrijf bekeek, stond er ‘In behandeling’ en was de vacaturestatus nog steeds ‘Actief’.
Van deze aanwijzingen weten we dat de kandidaat door de eerste computerscan is gekomen en op de shortlist voor verdere beoordeling is geplaatst. De vacature is echter drie maanden geleden gepubliceerd en de laatste update in het systeem was twee maanden geleden.
Het is duidelijk dat de kandidaat niet zal worden opgeroepen voor een gesprek en dat zij waarschijnlijk ook nooit een verdere update zal ontvangen. Ook al lijkt de sollicitatie nog open te staan. Er zijn vele redenen waarom dit zou kunnen gebeuren, maar zoals bij veel computersystemen is het succes afhankelijk van de handelingen van de gebruiker. In dit geval heeft de recruiter de Taleo-workflow gewoon niet goed doorlopen.
De Intrekknop –
De aanwezigheid (of het ontbreken daarvan) van de knop ‘Intrekken’ onder de Indieningsstatus kan een van de beste indicaties zijn of je de primaire ATS-screening van je cv hebt doorstaan.
- ‘Intrekken’ link aanwezig – samen met ‘bekijken indiening’ en een Job Status van ‘Actief’ betekent waarschijnlijk dat uw cv is geslaagd voor de primaire computer screening en is doorgegeven voor menselijke beoordeling,
- Geen ‘Intrekken’ link – En een Submission Status van ‘Voltooid’ betekent normaal gesproken dat uw cv niet is geselecteerd door de computer en zal niet worden beoordeeld door een recruiter.
Als de link ‘Intrekken’ op enig moment verdwijnt, is uw sollicitatieprocedure beëindigd en komt u niet langer in aanmerking voor de functie.
Bedenk dat uw cv, zelfs als de link ‘Intrekken’ aanwezig is, nog steeds automatisch kan worden gefilterd na het eerste succes. De recruiter kan bijvoorbeeld besluiten alleen verder te gaan met sollicitaties die voldoen aan bepaalde criteria, zoals locatie, nationaliteit, bepaalde vaardigheden, enz.
Wilt u een e-mail ontvangen om u op de hoogte te houden van de voortgang van uw sollicitatie?
Niet altijd. De meeste kandidaten ontvangen een automatisch gegenereerde e-mail bij het indienen van hun sollicitatie ter bevestiging van de ontvangst. Het is mogelijk dat u een tweede e-mail ontvangt als uw sollicitatie is afgewezen.
Deze e-mails worden automatisch door Taleo gegenereerd op basis van back-office acties van de recruiter. Je kunt ze niet beantwoorden en de hiring manager heeft de e-mail niet persoonlijk verstuurd.
De Emirates Cabin Crew Submission Status Betekenissen:
Emirates heeft de Submission Status-berichten op zijn implementatie van Taleo aangepast. De indieningsstatus wordt bijgewerkt wanneer bepaalde gebeurtenissen worden geactiveerd. De volledige lijst staat hieronder, samen met de meest voorkomende gebeurtenis die die status heeft gecreëerd.
- Sollicitatie ontvangen – U heeft uw sollicitatie ingediend en deze is door de eerste ATS-screening gekomen. De sollicitatie staat nu op de shortlist voor beoordeling.
- Completed – Er gebeurt verder niets met uw sollicitatie. U bent deze keer niet geslaagd. In het verleden was deze status soms zichtbaar wanneer de sollicitant was uitgenodigd voor een Open Dag.
- Application Under Review – Uw sollicitatie wordt beoordeeld door het wervingsteam. Een recruiter beoordeelt uw cv, vaardigheden en foto’s en kijkt naar andere factoren om te bepalen of uw sollicitatie wordt doorgezet.
- Sollicitatie in behandeling – Zoals hierboven.
- Sollicitatiegesprek afgerond – Het wervingsteam heeft in uw dossier alleen aangegeven dat er een sollicitatiegesprek met u heeft plaatsgevonden. Er wordt niet aangegeven wanneer een definitieve beslissing zal worden genomen, maar deze status geeft aan dat uw dossier open is en dat de rekruteerder u actief in overweging neemt voor de functie.
- Sollicitatie niet geslaagd – Helaas bent u in dit geval niet geslaagd. Deze status leidt normaal gesproken tot een automatisch gegenereerde e-mail om u op de hoogte te stellen van het besluit van het wervingsteam.
- Goedkeuring in uitvoering – Gefeliciteerd! U hebt de baan voorwaardelijk aangeboden gekregen. Deze status betekent dat het bedrijf nu al uw papierwerk en medische gegevens moet goedkeuren.
- Inwerkformaliteiten in uitvoering – U hebt de baan zo goed als gekregen! Nu begint het inwerkproces.
Het indienen van een sollicitatie via een carrièresite die door Taleo wordt beheerd, kan een frustrerend proces zijn. Zelfs met deze hacks is er geen definitieve manier om te weten hoe succesvol uw sollicitatie is. De beste kans die u hebt, is nog altijd rechtstreeks contact opnemen met de recruiter.