Was ist eine angemessene Treuhandgebühr in Kalifornien für ein Familienmitglied, das als Treuhänder handelt? Wir stellen fest, dass diese Frage sehr umstritten ist, selbst wenn die Höhe der geforderten Gebühr im Vergleich zum Wert des Treuhandvermögens gering ist. Unsere Blog-Analysen zeigen, dass unser Beitrag von vor ein paar Jahren über die Gebührenfrage weiterhin eine hohe Anzahl von Zugriffen verzeichnet. Wenn Sie diesen Beitrag über eine Google-Suche gefunden haben, sind Sie wahrscheinlich mit einem Gebührenstreit im Rahmen des Trusts Ihrer Familie konfrontiert.
California Probate Code section 15681 erlaubt im Allgemeinen eine „angemessene“ Gebühr, aber der Begriff ist in der Praxis unscharf. Die meisten kalifornischen Superior Courts haben keine Gebührenrichtlinien in ihren örtlichen Vorschriften. In der California Rule of Court 7.776 sind zwar Faktoren aufgeführt, die ein Gericht bei der Prüfung der Treuhändervergütung berücksichtigen kann, doch werden der Treuhänder und die Begünstigten diese Faktoren wahrscheinlich unterschiedlich anwenden. Dementsprechend sind Honorarstreitigkeiten in kalifornischen Treuhandverfahren üblich.
Im Folgenden werden wir die besten Praktiken für einen Treuhänder im Hinblick auf die Geltendmachung eines Honorars erörtern. Nehmen wir die übliche Situation, in der Mutter und Vater eines ihrer Kinder als Nachfolgetreuhänder ausgewählt haben, wenn sie sterben oder arbeitsunfähig werden. Wenn Larry der Treuhänder wird, könnten die Geschwister Moe und Curley verärgert sein und daher nicht bereit sein, einer Gebühr zuzustimmen.
Suchen Sie in der Treuhandurkunde nach Klarheit über die Höhe des Honorars
Wenn Sie möglicherweise als Nachfolgetreuhänder im Treuhandvermögen Ihrer Eltern benannt werden (oder bereits benannt worden sind), ziehen Sie in Erwägung, sie zu bitten, mit ihrem Nachlassplaner zusammenzuarbeiten, um festzulegen, wie das Honorar berechnet wird, insbesondere wenn Sie glauben, dass ein erheblicher Arbeitsaufwand erforderlich sein wird und dass die anderen Begünstigten einem Honorar ablehnend gegenüberstehen könnten.
Die Schöpfer eines Trusts (auch als Settlors, Grantors oder Trustors bezeichnet) können Konflikte vermeiden oder verringern, indem sie eine Formel für die Vergütung des Treuhänders in der Treuhandurkunde festlegen. Gemäß California Probate Code Section 15680 hat ein Treuhänder Anspruch auf eine Vergütung, die in der Urkunde festgelegt ist. In der Urkunde könnte zum Beispiel festgelegt werden, dass der Treuhänder eine jährliche Verwaltungsgebühr von einem Prozent des Wertes des Treuhandvermögens erhält, wobei Teiljahre anteilig berücksichtigt werden. Wenn der Wert des Vermögens klar ist, lässt sich die Gebühr leicht berechnen.
Alternativ könnten die Ersteller einen Stundensatz festlegen (vielleicht an die Inflation angepasst), den der Treuhänder in Rechnung stellen kann.
Auch eine allgemeine Formulierung über die Absicht, eine Gebühr zu zahlen, kann helfen, Streit zu vermeiden. Zum Beispiel könnten Mama und Papa schreiben: „In Anbetracht der Tatsache, dass wir Immobilien und verschiedene andere Vermögenswerte besitzen, erkennen wir an, dass unser Nachfolgetreuhänder viele Stunden für die Verwaltung dieses Trusts aufwenden muss. Unser Treuhänder sollte für seine Dienste ein Honorar erhalten, das dem Stundensatz entspricht, den ein privater professioneller Treuhänder berechnen würde.“ Professionelle Treuhänder, die vom California’s Professional Fiduciaries Bureau lizenziert sind, berechnen zwischen 100 und 150 Dollar pro Stunde. Mit einer solchen Formulierung ist der Treuhänder besser in der Lage, ein erhebliches Honorar zu verlangen als mit einer allgemeinen Formulierung, die ein „angemessenes Honorar“ zulässt.
Vorbereiten Sie sich darauf, ein Honorar als angemessen zu begründen
Wenn Sie noch nie einen Job hatten, bei dem Sie Ihre Zeit nach Stunden abrechnen, betreten Sie jetzt dieses Terrain. Ein Treuhänder sollte zu Beginn seiner Tätigkeit als Treuhänder ein Zeitprotokoll führen, in dem das Datum jeder Aufgabe, die Anzahl der Stunden pro Aufgabe (aufgeschlüsselt in Bruchteile) und eine kurze Beschreibung der Art der Aufgabe aufgeführt sind. (Denken Sie daran, dass komplexere Aufgaben in der Regel ein höheres Honorar rechtfertigen.) Ein solches Protokoll kann in einer elektronischen Datei oder in einem Spiralheft aufbewahrt werden.
Anrufe per Mobiltelefon lassen sich relativ leicht nachverfolgen, da Smartphones anzeigen, wann und wie lange Sie im Zusammenhang mit Treuhandgeschäften telefoniert haben. Auch E-Mails und Textnachrichten liefern Anhaltspunkte, ebenso wie die Rechnungen eines Anwalts, der Sie als Treuhänder berät.
Die Rekonstruktion von Zeitaufzeichnungen lange nach der Tat kann recht schwierig sein, und der Treuhänder verliert dabei oft Stunden. Stundenschätzungen dürfen nur akzeptiert werden, wenn sie konservativ sind.
Nehmen Sie eine Gebühr in regelmäßigen Abständen ein
Kalifornische Treuhänder können im Allgemeinen Gebühren im Laufe der Treuhandverwaltung ohne vorherige gerichtliche Genehmigung erhalten, anstatt zu warten, bis sie den Treuhandvertrag abschließen.
Die Gebühr zu verteilen, z.B. durch Erhebung einer Gebühr am Ende eines jeden Kalenderjahres, hat mehrere Vorteile: (1) Sie kann den Treuhänder dazu ermutigen, sorgfältig ein Zeitprotokoll zu führen; (2) die Gebühr kann als Verwaltungsaufwand mit dem Einkommen verrechnet werden, wodurch sich die Einkommenssteuer verringert; (3) der Treuhänder zahlt möglicherweise weniger Einkommenssteuer, weil die Gebühr über mehrere Steuerjahre verteilt wird, anstatt in einem einzigen Jahr gebündelt zu werden; und (4) die Gebühr kann, wenn sie über mehrere Jahre verteilt wird, für die Begünstigten schmackhafter sein als ein Pauschalbetrag am Ende der Verwaltung.
Da die Treuhänder den Begünstigten häufig jährlich Rechenschaft ablegen, wird das Honorar oft im Rahmen der Rechnungslegung offengelegt.
Kontrollieren Sie nicht erstattete Ausgaben
Während ein Honorar im Allgemeinen als steuerpflichtiges Einkommen des Treuhänders in dem Jahr behandelt wird, in dem er es erhält, wird die rechtmäßige Erstattung von Ausgaben nicht besteuert. Daher sollte ein Treuhänder bei Reisen im Zusammenhang mit dem Treuhandvermögen ein Fahrtenbuch führen, das auch bezahlte Mautgebühren enthält. Ausgaben für die Vorbereitung des Hauses von Mama und Papa für den Verkauf sollten ebenfalls sorgfältig dokumentiert und mit Rechnungen und stornierten Schecks belegt werden.
Der Treuhänder sollte frühzeitig ein Treuhandverwaltungskonto einrichten, in der Regel unter einer speziell für den Treuhandfonds vergebenen Steuerzahler-Identifikationsnummer, um Einzahlungen entgegenzunehmen und Ausgaben zu tätigen. Die Vermengung von Treuhandausgaben mit persönlichen Ausgaben führt zu einem unübersichtlichen Wirrwarr, das später geklärt werden muss und zu einer Honorarkürzung führen kann.
Leisten Sie gute Arbeit und holen Sie sich frühzeitig einen Anwalt ins Boot
Ein sorgfältiger Treuhänder, der umsichtig und im Interesse aller Begünstigten handelt, verdient ein Honorar für die erfolgreiche Verwaltung des Trusts. Andererseits kann ein Treuhänder Schwierigkeiten haben, sein Honorar zu rechtfertigen, oder er kann mit einem gekürzten Honorar davonkommen, wenn er die Abwicklung des Trusts unangemessen verzögert hat oder sich an Selbstgeschäften beteiligt hat. Abschnitt 16420 des California Probate Code erlaubt es einem Gericht, die Vergütung eines Treuhänders zu kürzen oder zu verweigern, wenn der Treuhänder einen Treuebruch angedroht oder tatsächlich begangen hat.
Es ist eine gute Idee, schon früh in Ihrer Amtszeit als Treuhänder einen mit der Treuhandverwaltung vertrauten Anwalt zu beauftragen. Der Anwalt kann, muß aber nicht derjenige sein, der die Treuhandurkunde entworfen hat. Der Anwalt wird Sie bei der Abwicklung der Treuhandverwaltung anleiten und Ihnen helfen, Verstöße gegen die Treuepflicht zu vermeiden.
Der California Probate Code und die Treuhandurkunde erlauben es den Treuhändern im Allgemeinen, Anwälte und andere Fachleute zu beauftragen und sie aus dem Treuhandvermögen zu bezahlen. Alle derartigen Ausgaben unterliegen jedoch der Überprüfung und dem möglichen Einspruch durch die Begünstigten, so dass die Treuhänder die Rechnungen überprüfen und bereit sein sollten, sie zu rechtfertigen.
Erfahrene Treuhandverwaltungsanwälte sind in der Regel in der Lage, Buchhalter, Gutachter, Immobilienmakler und andere Fachleute vorzuschlagen, die bei der Verwaltung helfen.
Sein Sie gut aufgestellt, um eine Gebühr geltend zu machen, auch wenn Sie sich letztendlich dafür entscheiden, darauf zu verzichten
Manche Treuhänder von Familienmitgliedern entscheiden sich letztendlich dafür, auf eine Gebühr zu verzichten, da Gebühren (im Gegensatz zu Treuhandausschüttungen) der Einkommensteuer unterliegen. Treuhänder können der Meinung sein, dass ihr Anteil am Treuhandvermögen eine ausreichende Vergütung darstellt und/oder dass ihr Honorar nicht auf Kosten anderer Begünstigter gehen sollte.
Doch sollten Treuhänder die Verwaltung als ernsthafte Aufgabe betrachten, so dass sie ein Honorar verdienen, wenn sie sich entschließen, eines zu verlangen. Aus verschiedenen Gründen kann sich die Arbeit als zeitaufwendiger erweisen, als der Treuhänder ursprünglich erwartet hat. Gleichzeitig kann ein Treuhänder zustimmen, auf eine Gebühr zu verzichten oder sie zu reduzieren, um einen verärgerten Begünstigten zu besänftigen und so einen ansonsten möglicherweise teuren Rechtsstreit zu vermeiden oder schnell zu beenden.
In einem der nächsten Beiträge werden wir uns mit der Frage der Treuhändergebühr aus der Sicht des Begünstigten befassen.