Det är viktigt – och ibland krävs det enligt lag – att upprätta och hantera ett system för arkivering av personalakter (eller anställda). Det är dock viktigt att komma ihåg att det inte bara finns en fil per anställd.
- Vissa personalfiler används för att hjälpa cheferna att fatta personalrelaterade beslut.
- Andra filer är mycket konfidentiella och kan innehålla information som skyddas av integritetslagar.
Det kan därför inte vara så att ett system för personalakter kan vara en enhetlig metod, eftersom det finns vissa typer av information om anställda som är mycket personlig (till exempel medicinsk information) och som bör bevaras i ett system som är skilt från det system som används för personalbeslut.
En annan faktor när det gäller att avgöra vilka typer av akter som ska hanteras har att göra med företagets storlek. Till exempel kan vissa företag med mindre än 50 anställda inte vara skyldiga att upprätthålla en viss typ av blankett, vad de med 51 är.
Tänk därför på ett personalsystem som flera olika typer av filer.
- Vissa anställdas filer innehåller information som lagar och förordningar kräver; och att de kräver konfidentialitet. Denna skyddade information kan endast ses av personal som är utsedd att se den av särskilda, av regeringen godkända skäl. Sådana akter kan gälla förmåner, lön, medicinska förhållanden och juridiska frågor.
- Den andra akten, och den som oftast kallas den allmänna ”personalakten”, innehåller information som uteslutande rör den anställdes prestationer på jobbet och som kan ses av den anställdes chefspersonal.
Varför har man överhuvudtaget journaler?
Det finns flera grundläggande skäl till att föra register över varje anställd:
- De underlättar beslut om befordran eller uppsägning
- De ger ett sätt att spåra aktiviteter i samband med t.ex. utbildning, semestrar, hyllningar, konflikter
- De är nödvändiga för att följa olika lokala, statliga och federala lagar och förordningar
- De ger register över aktiviteter, konversationer, utvärderingar osv, som kan vara viktiga för att minska det potentiella ansvaret om en anställd sägs upp
Vad stannar och vad försvinner?
Följande bör, och bör inte, ingå i en grundläggande anställningsakt.
Bör ingå
Arbetsbeskrivning (nuvarande, tidigare befattningar)
Resumé
Register över jobberbjudanden, befordran, degradering, förflyttning, uppsägning, lönesatser och andra former av ersättning, och uppgifter om utbildning och fortbildning
Akter som rör andra anställningsrutiner (inklusive erkännanden och överenskommelser om policy)
Ansvarsbrev
Disciplinära meddelanden eller dokument
Prestationsbedömningar och uppgifter om målsättning
Avgångsregister
Anställningsansökan
Checklista för orientering
Kontaktuppgifter i nödsituationer
Informationer om anställda med källskatt
Certifikat W-…4
Specifikt intyg för arbetstagares källskatt, om tillämpligt
Kopia av körkort, om det krävs för tjänsten
Undertecknat mottagande av handboken för anställda och en förklaring om anställning på begäran
Formulär för ändring av personuppgifter
Formulär för prestationsbedömningar
Formulär för ändring av tjänst eller taxa
Register över disciplinära åtgärder (muntliga och skriftliga varningar), om tillämpligt
Registrering av avhopp
Förfrågningar om ledighet
Förfrågningar om utbildning
Dokumentation av utbildning
Dokumentation av certifiering och/eller licens (om tillämpligt)
Förfrågningar om granskning av personalakten
Utträdesförklaring om uppsägning
Får INTE ingå i en grundläggande anställningsakt
| Det ska finnas en akt per anställd. Blanda INTE samman i en gemensam fil lönefilsdokumenten för mer än en anställd.
| Följande dokument hör hemma i en SEPARAT fil(er) och SKA INTE vara tillgängliga för arbetsledare som söker information om den anställdes arbetsprestationer. Den information som finns i dessa dokument är skyddad enligt sekretesslagar och hör hemma tillsammans med annan bevakad, konfidentiell dokumentation.
EEO/inbjudan att själv ange funktionshinder eller veteranstatus.
Intervjuanteckningar och resultat av anställningstester.
Referens-/bakgrundskontroller.
Resultat av drogtest.
Immigrationsformulär (I-9).
Medicinska/försäkringshandlingar (medicinska frågeformulär, formulär för inskrivning till förmåner och anspråk på förmåner, läkaranteckningar, ansökningar om anpassningar och anteckningar om tjänstledighet).
Understöd till barn/underhåll.
Tvisthandlingar.
Arbetsgivaranspråk.
Undersökningshandlingar. (Endast relevanta disciplinära åtgärder, rådgivning eller annan direkt kommunikation placeras i den anställdes personalakt.)
Förfrågningar om kontroll av anställning/lönekontroll.
Förmånsfil (konfidentiell)
( | Det ska finnas en fil per anställd. Blanda INTE ihop förmånshandlingar för fler än en anställd till en gemensam fil.)
Formulär för avböjning av förmåner
Formulär för registrering av sjuk-, tand-, syn- och/eller apoteksförsäkringar
Formulär för registrering av andra försäkringar (livförsäkringar, STD, LTD osv.)
Formulär för flexibla konton
Formulär för val/avtal om minskning av ersättning
Formulär för registrering av direktinbetalning för anställda
Formulär för krav
Inskrivningsformulär, Pensioneringsblanketter, blanketter för vinstdelning
S125 Premium Only Plan Formulär
Befattningsformulär
COBRA eller statligt pappersarbete för fortsatt anställning, om tillämpligt
Löneräkningsfil (konfidentiell)
( | Det ska finnas en fil per anställd. Blanda INTE ihop löneunderlag för mer än en anställd i en gemensam fil.)
Godkännande av direktinbetalning
Formulär för godkännande av löneavdrag
Övertidsbegäran, om tillämpligt
Tidsredovisning
Avtalsrapport för anställda
Brev för automatisk milersättning
Garnishments/Income Executions
Förfrågningar om löneförskott
Fler konfidentiella filer
( | Det ska finnas en fil per anställd. Blanda INTE ihop löneunderlag för mer än en anställd i en gemensam fil.)
Dokumentation av utredningar
Korrespondens om stämningar eller DOL/EEOC-utredningar
Data omEEOC och positiv särbehandling
Resultat av bakgrundskontroller och drogtester
OSHA-formulär
Rapporter om incidenter för anställda
Medicinsk information
FMLA. Blanketter
Anställd begäran om familjeledighet
Varumärke från vårdgivare
Periodiska rapporter om familjeledighet
Varumärke om återgång till arbetet
Blanketter för invaliditet och/eller arbetsskadeersättning
Förfrågningar om anpassningsåtgärder