Este important – și, uneori, impus prin lege – să înființați și să gestionați un sistem de arhivare a personalului (sau a angajaților). Cu toate acestea, este important să vă amintiți că nu există doar un singur dosar pentru fiecare angajat.
- Câteva dosare de personal sunt folosite pentru a ajuta managerii să ia decizii legate de angajați.
- Alte dosare sunt foarte confidențiale și pot conține informații protejate de legile privind confidențialitatea.
În consecință, un sistem de arhivare a dosarelor de personal nu poate fi o abordare universală, deoarece există anumite tipuri de informații legate de angajați care sunt extrem de personale (medicale, de exemplu) care ar trebui să fie păstrate într-un sistem separat de cel care este utilizat în scopul luării deciziilor de personal.
Un alt factor în determinarea tipurilor de dosare care trebuie gestionate se referă la dimensiunea companiei. De exemplu, este posibil ca unele companii cu mai puțin de 50 de angajați să nu fie obligate să păstreze un anumit tip de fișe, ceea ce sunt cele cu 51.
Așa că gândiți-vă la un sistem de arhivare a dosarelor de personal ca fiind mai multe tipuri de fișe.
- Certe dosare ale angajaților conțin informații pe care legile și reglementările le cer; și care necesită confidențialitate. Aceste informații protejate pot fi văzute numai de către personalul care este desemnat să le vadă pentru motive specifice, aprobate de guvern. Astfel de dosare se pot referi la beneficii, salarii, afecțiuni medicale și probleme juridice.
- Celălalt dosar, și cel mai des denumit „dosar personal” general, conține informații legate exclusiv de performanța angajatului la locul de muncă, care pot fi văzute de către personalul de supraveghere al angajatului.
De ce să avem dosare?
Există mai multe motive de bază pentru a păstra dosare legate de fiecare angajat:
- Ajută la luarea deciziilor de promovare sau de concediere
- Furnizează un mijloc de urmărire a activităților legate de lucruri cum ar fi formarea, concediile, laudele, conflictele
- Sunt necesare pentru a respecta diverse legi și reglementări locale, de stat și federale
- Furnizează înregistrări ale activităților, conversațiilor, evaluărilor etc., care pot fi importante în reducerea răspunderii potențiale în cazul în care un angajat este concediat
Ce rămâne și ce pleacă?
Cele ce urmează ar trebui și ce nu ar trebui să fie incluse într-un dosar de angajare de bază.
Ar trebui să fie incluse
Descrierea postului (prezent, posturi anterioare)
Curriculum vitae
Înregistrări referitoare la ofertele de locuri de muncă, promovare, retrogradare, transfer, concediere, rate de salarizare și alte forme de compensare, și înregistrări privind educația și formarea profesională
Înregistrări referitoare la alte practici de angajare (inclusiv recunoașteri și acorduri de politică)
Cartete de recunoaștere
Avizări sau documente disciplinare
Evaluări ale performanței și înregistrări privind stabilirea obiectivelor
Înregistrări de concediere
Solicitare de angajare
Listă de verificare a orientării
Informații de contact în caz de urgență
Informații de contact în caz de urgență
Alimentație de reținere la sursă a angajaților
Certificat W-4
Certificat privind indemnizația de reținere la sursă pentru angajați specific statului, dacă este cazul
Copie a permisului de conducere, dacă este necesar pentru postul respectiv
Recepție semnată a Manualului angajatului și a Declarației de angajare voluntară
Formular de modificare a datelor personale
Evaluări ale performanțelor
Formulare de modificare a postului/tarifului
Înregistrarea acțiunilor disciplinare (avertismente verbale și scrise), dacă este cazul
Registru de absențe
Solicitări de timp liber
Solicitări de formare profesională
Documentație de formare profesională
Documentație de certificare și/sau licență (dacă este cazul)
Solicitări de revizuire a dosarului personal
Declarație de demisie
NU trebuie inclusă într-un dosar de bază de angajare
| Trebuie să existe un singur dosar pentru fiecare angajat. NU amestecați într-un dosar comun documentele din dosarul de salarizare pentru mai mult de un angajat.
| Următoarele documente trebuie să se afle într-un dosar (dosare) SEPARAT(e) și NU TREBUIE să fie accesibile supervizorilor care caută informații despre performanța profesională a angajatului. Informațiile care se găsesc în aceste documente sunt protejate în temeiul legilor privind protecția vieții private și fac parte din altă documentație păzită și confidențială.
Dosare EEO/invitație de autoidentificare a dizabilității sau a statutului de veteran.
Note de interviu și rezultate ale testelor de angajare.
Verificări de referință/verificări ale antecedentelor.
Rezultatele testelor antidrog.
Formulare de imigrare (I-9).
Înregistrări medicale/de asigurare (chestionare medicale, formulare de înscriere la prestații și cereri de prestații, note ale medicilor, cereri de acomodare și înregistrări de concediu).
Ajutoare/garanții pentru copii.
Documente de litigii.
Cereri de despăgubire a lucrătorilor.
Înregistrări de anchetă. (Doar orice acțiune disciplinară relevantă, consiliere sau alte comunicări directe vor fi plasate în dosarul personal al angajatului.)
Solicitări de verificare a angajării/plății.
Dosar de beneficii (confidențial)
( | Trebuie să existe un singur dosar pentru fiecare angajat. NU amestecați într-un fișier comun documentele de beneficii pentru mai mult de un angajat.)
Formular de renunțare la beneficii
Formulare de înscriere la asigurări de sănătate, stomatologice, de vedere și/sau de farmacie
Formulare de înscriere la alte asigurări (asigurări de viață, STD, LTD, etc)
Formulare de cont de cheltuieli flexibile
Formular de alegere/Acord de reducere a remunerației
Formular de înscriere la depozitul direct al angajatului
Formular de cerere de despăgubire
Formular de înscriere, Formulare de pensionare, Formulare de participare la profit
Formulare pentru planul S125 Premium Only Plan
Formular de desemnare a beneficiarilor
COBRA sau documentația State Continuation, dacă este cazul
Fișier de salarizare (confidențial)
( | Trebuie să existe un singur fișier pentru fiecare angajat. NU amestecați într-un dosar comun documentele din dosarul de salarizare pentru mai mult de un angajat.)
Autorizație de depunere directă
Formulare de autorizare a deducerilor din salariu
Solicitări de ore suplimentare, dacă este cazul
File de pontaj
Raportul de cheltuieli al angajatului
Cupoane de rambursare a kilometrajului auto
Executații de plată/venituri
Solicitări de avansuri de salariu
Alte fișiere confidențiale
( | Trebuie să existe un singur fișier pentru fiecare angajat. NU amestecați într-un dosar comun documentele din dosarul de salarizare pentru mai mult de un angajat.)
Documentație privind investigațiile
Corespondență privind procesele sau investigațiile DOL/EEOC
EEOC și date privind acțiunile afirmative
Rezultatele verificărilor de cazier și ale testelor antidrog
Formulare OSHA
Raportul privind incidentele angajaților
Informații medicale
FMLA Formulare
Solicitare de concediu medical familial pentru angajați
Certificare a furnizorului de asistență medicală
Rapoarte periodice privind concediul medical familial
Certificare de revenire la locul de muncă pentru concediu medical familial
Formulare de solicitare a indemnizației de invaliditate și/sau a indemnizației pentru accidente de muncă
Solicitări de acomodare
.