Je důležité – a někdy to vyžaduje i zákon – nastavit a spravovat personální (nebo zaměstnanecký) spisový systém. Je však důležité mít na paměti, že na jednoho zaměstnance neexistuje pouze jedna složka.
- Některé osobní složky slouží manažerům jako pomoc při rozhodování týkajícím se zaměstnanců.
- Jiné složky jsou vysoce důvěrné a mohou obsahovat informace chráněné zákony o ochraně osobních údajů.
Proto nemůže být systém personálních spisů univerzální, protože existují určité typy informací týkajících se zaměstnanců, které jsou vysoce osobní (například zdravotní) a které by měly být vedeny v systému odděleném od systému, který se používá pro účely personálního rozhodování.
Další faktor při určování, jaké typy spisů spravovat, se týká velikosti společnosti. Například některé společnosti s méně než 50 zaměstnanci nemusí mít povinnost vést určitý typ formuláře, což ty s 51 zaměstnanci mají.
Přemýšlejte tedy o systému personální spisovny jako o několika typech spisů.
- Některé spisy zaměstnanců obsahují informace, které vyžadují zákony a předpisy; a které vyžadují důvěrnost. Tyto chráněné informace mohou vidět pouze pracovníci, kteří jsou k tomu určeni z konkrétních, vládou schválených důvodů. Takové spisy se mohou týkat dávek, platu, zdravotního stavu a právních záležitostí.
- Druhý spis, a ten se nejčastěji označuje jako obecný „osobní spis“, obsahuje informace týkající se výhradně výkonu práce zaměstnance, které mohou vidět nadřízení zaměstnanci.
Proč vůbec mít záznamy?
Existuje několik základních důvodů pro vedení spisů týkajících se každého zaměstnance:
- Pomáhají při rozhodování o povýšení nebo propuštění
- Poskytují prostředky pro sledování činností týkajících se například školení, dovolených, pochval, konfliktů
- Jsou nezbytné pro dodržování různých místních, státních a federálních zákonů a předpisů
- Poskytují záznamy o činnostech, rozhovorech, hodnoceních apod, které mohou být důležité pro snížení potenciální odpovědnosti v případě propuštění zaměstnance
Co zůstává a co odchází
Následující informace by měly a neměly být součástí základního pracovního spisu.
Měly by být obsaženy
Popis pracovního místa (současné, minulé pozice)
Životopis
Záznamy týkající se nabídek práce, povýšení, sesazení, přeložení, propuštění, mzdových tarifů a jiných forem odměňování, a záznamy o vzdělávání a školení
Záznamy týkající se jiných postupů při zaměstnávání (včetně potvrzení o dodržování zásad a dohod)
Dopisy o uznání
Disciplinární oznámení nebo dokumenty
Záznamy o hodnocení pracovního výkonu a stanovení cílů
Záznamy o ukončení pracovního poměru
Žádost o přijetí do zaměstnání
Kontrolní seznam pro orientaci
Kontaktní údaje pro případ nouze
Zaměstnanecké srážky
Potvrzení W-4
Potvrzení pro zaměstnance se srážkovým příspěvkem pro konkrétní stát, je-li to relevantní
Kopie řidičského průkazu, je-li pro danou pozici vyžadován
Podepsané převzetí Příručky pro zaměstnance a Prohlášení o zaměstnání na dobu neurčitou
Formulář o změně osobních údajů
Hodnocení pracovního výkonu
Formuláře o změně pozice/úvazek
Záznam o disciplinárních opatřeních (ústní a písemné napomenutí), je-li to relevantní
Záznam o absenci
Žádosti o volno
Žádosti o školení
Dokumentace o školení
Dokumentace o osvědčení a/nebo licenci (je-li to relevantní)
Žádosti o nahlédnutí do osobního spisu
Prohlášení o jmenování
NEMĚLO by být součástí základního pracovního spisu
| Na jednoho zaměstnance by měl být jeden spis. NEMÍCHEJTE do společného souboru dokumenty mzdového spisu pro více než jednoho zaměstnance
| Následující dokumenty patří do ODDĚLENÉHO souboru (souborů) a NEMĚLY by být přístupné nadřízeným, kteří chtějí získat informace o pracovním výkonu zaměstnance. Informace, které se v těchto dokumentech nacházejí, jsou chráněny zákonem o ochraně osobních údajů a patří k jiné střežené, důvěrné dokumentaci.
Záznamy o EEO/výzva k vlastnímu určení zdravotního postižení nebo statusu veterána.
Záznamy o pohovoru a výsledky testů zaměstnání.
Reference/prověrky minulosti.
Výsledky testů na drogy.
Formuláře pro imigraci (I-9).
Záznamy o zdravotním stavu/pojištění (lékařské dotazníky, formuláře pro přihlášení k dávkám a žádosti o dávky, poznámky lékařů, žádosti o ubytování a záznamy o dovolené).
Záznamy o výživném/dávkách.
Dokumenty o soudních sporech.
Žádosti o odškodnění pracovníků.
Záznamy o vyšetřování. (Do osobního spisu zaměstnance by se zařadila pouze příslušná disciplinární opatření, poradenství nebo jiná přímá sdělení.)
Žádosti o ověření zaměstnání/platů.
Soubor dávek (důvěrný)
( | Na jednoho zaměstnance by měl být jeden soubor. NEMÍCHEJTE dohromady do společného souboru dokumenty o dávkách pro více než jednoho zaměstnance.)
Formulář pro odmítnutí benefitů
Formuláře pro registraci zdravotního pojištění, zubního pojištění, pojištění zraku a/nebo lékárny
Formuláře pro registraci ostatních pojištění (životní pojištění, STD, LTD atd.)
Formuláře pro flexibilní výdajové účty
Formulář pro volbu/dohoda o snížení odměny
Formulář pro registraci přímého vkladu zaměstnance
Formulář pro registraci nároků
Formulář pro registraci, Formuláře pro odchod do důchodu, formuláře pro podíl na zisku
Formuláře pro plán pouze s pojistným S125
Formulář pro určení příjemce
Případné dokumenty pro COBRA nebo státní pokračování
Soubor výplatních pásek (důvěrné)
( | Na jednoho zaměstnance by měl být jeden soubor. NESMÍŠEJTE do společného souboru dokumenty mzdového souboru pro více než jednoho zaměstnance.)
Autorizace přímých záloh
Formuláře pro autorizaci srážek ze mzdy
Žádosti o přesčasy, případně
Výkazy pracovní doby
Výkazy o výdajích zaměstnance
Knihy o náhradách za ujeté kilometry
Odměny/exekuce
Žádosti o zálohy na mzdu
Další důvěrné soubory
( | Pro každého zaměstnance by měl existovat jeden soubor. NESMÍŠEJTE do společného souboru dokumenty mzdového spisu pro více než jednoho zaměstnance.)
Dokumentace o vyšetřováních
Korespondence o soudních sporech nebo vyšetřováních DOL/EEOC
ÚdajeEEOC a afirmativní akce
Výsledky prověrek a testů na přítomnost drog
Formuláře OSHA
Zpráva o incidentech zaměstnanců
Medicínské informace
FMLA. Formuláře
Žádost zaměstnance o rodinnou zdravotní dovolenou
Potvrzení poskytovatele zdravotní péče
Pravidelná hlášení o rodinné zdravotní dovolené
Potvrzení o návratu do práce
Formuláře pro žádosti o invaliditu a/nebo odškodnění pracovníků
Žádosti o ubytování