Menu

Staat uw volgende presentatie voor klanten of collega’s voor de deur en denkt u erover om een hand-out op te nemen? Goed idee! Hoewel veel mensen hand-outs associëren met lezingen, zijn ze een beproefd hulpmiddel in de zakelijke omgeving, waardoor uw publiek een dieper en meer blijvend begrip van uw presentatie krijgt. Of het nu gaat om een zakelijke bijeenkomst of een training, een hand-out zal uw punten onderstrepen en uw presentatie ondersteunen als het goed wordt gedaan. Het kan echter lastig zijn om te beslissen wat er in een hand-out moet komen, in welk formaat, hoe de hand-out moet worden gestructureerd en op welk moment van de presentatie de hand-out moet worden uitgedeeld. Deze blogpost wil licht in de duisternis brengen; we zullen ontleden wat een echt goede hand-out maakt en hoe je zelfverzekerd je eigen hand-out kunt maken.

Wat is een hand-out?

Zoals de naam al doet vermoeden, is een hand-out elk type document dat een spreker uitdeelt aan deelnemers tijdens een lezing, presentatie, conferentie of vergadering. Het stelt uw publiek in staat om een duidelijk overzicht van de belangrijkste punten te krijgen, of om samen te vatten wat ze na afloop hebben gehoord.

Een hand-out is niet alleen een samenvatting van de titels van dia’s; het kan veel gedetailleerder zijn, het vat elk afzonderlijk onderwerp samen en dient als een referentie voor kernconcepten en centrale inzichten.

Wat is het essentiële punt van een hand-out?

In een notendop, uw hand-out moet toegevoegde waarde bieden. Het bundelt de belangrijkste aspecten van je presentatie in handige tekstvorm. Het kan niet alleen uw argumenten samenvatten, maar ook de druk op uw dia’s verlichten: dichte feiten en cijfers kunnen naar de hand-out worden verschoven, zodat uw PowerPoint-presentatie er gelikt en professioneel uitziet. Hand-outs bieden uw publiek drie grote voordelen, afhankelijk van wanneer ze worden uitgedeeld:

• deelnemers kunnen volgen wat er tijdens de presentatie wordt gezegd
• luisteraars kunnen hun eigen aantekeningen toevoegen
• uw publiek krijgt een brede schets van uw ideeën

Een hand-out betekent niet alleen dat u een schone en overzichtelijke presentatie kunt maken, maar stelt uw publiek ook in staat uw punten beter te begrijpen en ze achteraf te onthouden. Het is ook erg handig om je argumenten over te brengen aan iedereen die de eigenlijke presentatie misschien gemist heeft.

Een effectieve hand-out maken

Het is dus duidelijk dat een hand-out erg nuttig kan zijn voor je publiek, je presentatie en jezelf. Als je eenmaal weet wat je moet doen, kunnen ze relatief eenvoudig te produceren zijn. Natuurlijk kost dit nog steeds tijd, en daar moet je rekening mee houden. Op het laatste moment een hand-out in elkaar flansen is niet alleen stressvol, het kan ook contraproductief zijn, omdat het je professionaliteit ondermijnt en nooit onopgemerkt blijft.

TIP: Waarom begin je je presentatie voor de verandering niet eens met een hand-out? Door eerst het essentiële uit de weg te ruimen, kunt u vervolgens uw presentatie stap voor stap ontwikkelen met de hand-out als basis. De voordelen hiervan zijn dat je publiek een goed begrip heeft van je argumenten en een gedetailleerde tekst om naar te verwijzen, en je kunt een strakke en professionele presentatie geven.

Clear and Concise: How to Structure a Handout

Zoals met de meeste dingen die met vormgeving te maken hebben, geldt ook voor hand-outs het motto “minder is meer”. Concreet betekent dit: doe het zonder hele zinnen en maak gebruik van kernpunten, afkortingen, pijlen en symbolen. Idealiter bestaat je hand-out uit niet meer dan twee A4-tjes.

Naast belangrijke informatie uit je presentatie moet een hand-out het volgende bevatten:

• basisinformatie, waarschijnlijk in de linkerbovenhoek van de hand-out, zoals de locatie van de presentatie en de naam en titel van de spreker
• de datum, waarschijnlijk in de rechterbovenhoek
• een beknopte kop – bij voorkeur de titel van je presentatie – gecentreerd
• paginanummers in de voettekst
• een duidelijke structuur, gebaseerd op de individuele koppen van de presentatie
• een consistente pagina-indeling met gebruik van een standaard lettertype zoals Arial of Times New Roman

De structuur van je hand-out moet de structuur van je presentatie volgen, vooral als je de hand-out tijdens je presentatie uitdeelt. Het is het beste om je punten te beperken tot die welke je hoofdargument ondersteunen. Houd de subpunten op de hand-out zo eenvoudig mogelijk en ga niet te veel in op details. Om je hand-out visueel aantrekkelijk te maken, helpt het om na te denken over het lettertype. Naast het gebruik van duidelijke, standaard lettertypen, zoals hierboven vermeld, probeer de lettergrootte in de kop- en voetteksten uniform te houden en kleiner dan in het hoofdgedeelte.

TIP: Creëer een ruimte voor je publiek om hun eigen aantekeningen te maken op je hand-out. Maak de rechtermarge breder of laat een paar regels ruimte onder je laatste punt.

Inhoud van de hand-out – Kort en bondig

Je hebt de indeling van je hand-out bepaald, de belangrijkste punten ingevoerd en een ruwe schets gemaakt. Nu is het tijd om de afzonderlijke punten uit te breiden en de hoofdinhoud van uw hand-out te maken. Voordat u dit doet, moet u zich richten op uw doelpubliek: hoeveel achtergrondkennis kunt u veronderstellen dat zij hebben over het onderwerp van uw presentatie? Als je je publiek in gedachten houdt, stem je de hand-out af op hun niveau, vermijd je technische termen als ze zouden afleiden van je punt, en neem je ze op als je te maken hebt met een publiek met kennis van een bepaald vakgebied, Het is erg belangrijk om de kern van je presentatie te condenseren in kernpunten, in plaats van een afleidende stroom tekst op te nemen. Zo houd je de volledige aandacht van je publiek vast.

TIP: Om de nieuwsgierigheid van je publiek meteen aan het begin van je presentatie te wekken, zou je een vrolijk citaat, een spreekwoord of een vraag (die je enigszins provocerend zou kunnen maken) als inleiding kunnen opnemen – dit kan de eerste alinea van je hand-out vormen.

Hoewel het belangrijkste van hand-outs is dat ze kort en bondig moeten zijn, moeten ze nog steeds begrijpelijk zijn wanneer ze buiten de context van je presentatie worden gelezen. Als dit wordt vergeten, kunnen ze niet fungeren als een hulpmiddel voor het geheugen van uw publiek achteraf.

Aanvullende informatie op uw hand-out

De belangrijkste elementen van een hand-out, zoals hierboven behandeld, kan worden aangevuld met extra informatie als u kiest. Dit kunnen zelfs foto’s of afbeeldingen zijn. Afhankelijk van het onderwerp kan een visueel element je hoofdargument echt verduidelijken en aanvullen en dingen samenbinden. In het algemeen is het echter beter om foto’s en grafieken op je presentatiedia’s te laten staan, omdat ze te veel ruimte innemen op de hand-out. De kosten en baten moeten in elk individueel geval worden afgewogen.

Het is ook een goed idee om contactinformatie op de hand-out te zetten; een e-mailadres is het minimum. Afhankelijk van het type en het doel van de presentatie, kunt u ook uw bedrijfsadres en telefoonnummer vermelden. Als uw hand-out uit meerdere pagina’s bestaat, helpt het om uw contactgegevens in de header te zetten, zodat ze op elke pagina verschijnen. Het kan handig zijn om een korte bibliografie in je hand-out op te nemen als je citaten of informatie uit andere bronnen gebruikt. Op die manier kun je ook linken naar relevante websites of verdere lectuur over je onderwerp die interessant kan zijn voor je publiek.

TIP: Aan het eind van je hand-outs kun je vragen of stof tot nadenken opnemen om de discussie aan te zwengelen. Dit is vooral nuttig als u na uw presentatie een vraag-en-antwoordsessie wilt houden.

Eenvoudig en snel: Een hand-out maken met PowerPoint

Wanneer tijd van essentieel belang is, heeft PowerPoint een functie waarmee u in enkele minuten een hand-out kunt maken. Met de functie “Hand-out maken” kunt u een PowerPoint-presentatie overbrengen naar Microsoft Word, ze daar aanpassen en ze optimaliseren voor afdrukken. Met een paar muisklikken kunt u kiezen welke presentatiedia’s op de hand-out moeten verschijnen. Het aantal dia’s kan ook gemakkelijk worden aangepast en u kunt tekst knippen of uitbreiden als dat nodig is. U kunt ook beslissen of de hand-out een notitiemarge, een koptekst en/of een voettekst moet bevatten. Uw PowerPoint-presentatie blijft tijdens dit hele proces onaangeroerd. Naast de mogelijkheid om het hand-out af te drukken, kunt u het ook rechtstreeks in Word opslaan als Word- of PDF-document – een eenvoudige manier om het hand-out digitaal beschikbaar te maken voor uw publiek.

Wanneer is het beste moment om uw hand-out uit te delen?

Er bestaat niet zoiets als het perfecte moment. Om u te helpen de timing voor uw specifieke presentatie te bepalen, helpt het om te begrijpen hoe timings uw publiek beïnvloeden:

• Hand-out vóór presentatie: In dit geval moet je verwachten dat ten minste een deel van je publiek de hand-out heeft doorgebladerd en vooruit heeft gelezen, wat betekent dat ze op elk moment weten wat er nu komt. Dit kan soms betekenen dat de concentratie van je publiek verdeeld is, dus je moet zorgvuldig overwegen of deze optie geschikt is.
• Hand-out tijdens presentatie: Deel uw hand-out uit op het moment dat deze nuttig is als ondersteuning, hetzij in termen van visuele illustratie, hetzij als middel om uw argument te benadrukken.
• Hand-out na de presentatie: Als u voor deze optie kiest, vergeet dan niet uw contactgegevens te vermelden. Als u een hand-out elektronisch verstuurt, is PDF een goede keuze. Afhankelijk van de situatie en de ontvanger, kan het raadzaam zijn om het copyright in de voettekst toe te voegen.

Welke timing u ook kiest, een goed voorbereide hand-out kan een effectief hulpmiddel zijn om uw presentatie te ondersteunen, en fungeren als een gids en geheugensteun voor zowel u als uw publiek. Op de juiste manier gebruikt, kan het de interesse en aandacht van uw publiek verhogen, en u in staat stellen een duidelijke en professionele presentatie te geven.

Heb je hulp nodig bij het maken van een geweldige hand-out of een presentatie? Wij helpen u graag, gebruikmakend van onze jarenlange ervaring als presentatiebureau. Wij zijn altijd bereid u te ondersteunen.