Het is belangrijk – en soms wettelijk verplicht – om een personeels- (of werknemers-) archiefsysteem op te zetten en te beheren. Het is echter belangrijk om te onthouden dat er niet slechts één dossier per werknemer is.
- Sommige personeelsdossiers worden gebruikt om managers te helpen bij het nemen van werknemersgerelateerde beslissingen.
- Andere dossiers zijn zeer vertrouwelijk en kunnen informatie bevatten die wordt beschermd door privacywetten.
Daarom kan een personeelsdossiersysteem geen one-size-fits-all-benadering zijn, omdat er bepaalde soorten informatie met betrekking tot werknemers zijn die zeer persoonlijk zijn (medisch, bijvoorbeeld) die moeten worden bijgehouden in een systeem dat gescheiden is van dat wat wordt gebruikt voor personeelsbeslissingen.
Een andere factor bij het bepalen van welke soorten dossiers moeten worden beheerd, heeft betrekking op de grootte van het bedrijf. Zo kunnen sommige bedrijven met minder dan 50 werknemers niet worden verplicht om een bepaald type formulier te onderhouden, wat die met 51 zijn.
Dus denk aan een personeelsdossier systeem als zijnde verschillende soorten bestanden.
- Zekere werknemer dossiers bevatten informatie die wet-en regelgeving vereisen; en dat ze vertrouwelijkheid vereisen. Deze beschermde informatie kan alleen worden ingezien door personeel dat is aangewezen om deze om specifieke, door de overheid goedgekeurde redenen in te zien. Dergelijke dossiers kunnen betrekking hebben op uitkeringen, salaris, medische aandoeningen, en juridische kwesties.
- Het andere dossier, en degene die het meest typisch wordt aangeduid als het algemene “personeelsdossier,” bevat informatie die uitsluitend betrekking heeft op de prestaties van de werknemer op de baan en die kan worden gezien door het toezichthoudend personeel van de werknemer.
Waarom hebben records überhaupt?
Er zijn verschillende basisredenen voor het bijhouden van dossiers met betrekking tot elke werknemer:
- Ze helpen bij promotie of ontslag beslissingen
- Ze bieden een middel om activiteiten te volgen met betrekking tot zaken als opleiding, vakanties, onderscheidingen, conflicten
- Ze zijn nodig om te voldoen aan diverse lokale, provinciale en federale wetten en voorschriften
- Ze bieden verslagen van activiteiten, gesprekken, beoordelingen, enz, die belangrijk kunnen zijn bij het verminderen van de mogelijke aansprakelijkheid als een werknemer wordt ontslagen
Wat blijft en wat gaat?
Het volgende moet wel en niet worden opgenomen in een basis arbeidsdossier.
Moet worden opgenomen
Functieomschrijving (huidige, vroegere functies)
Resumé
Registers met betrekking tot aanbiedingen van werk, promotie, demotie, overplaatsing, ontslag, lonen en andere vormen van compensatie, en onderwijs- en opleidingsdossiers
Dossiers met betrekking tot andere tewerkstellingspraktijken (inclusief beleidsovereenkomsten en -erkenningen)
Brieven van erkenning
Disciplinaire kennisgevingen of documenten
Prestatie-evaluaties en documenten met betrekking tot het stellen van doelen
Ontslagdossiers
Aanmeldingsformulier
Oriëntatiecontrolelijst
Informatie over contact in noodgevallen
Inhoudingstoelage
Certificaat W-werknemer
Aanmeldingsformulier
Aanmeldingsformulier
W-werknemers4
Specifiek werknemers Inhoudingsplichtigheidsattest, indien van toepassing
Kopie van rijbewijs, indien vereist voor de functie
Getekende ontvangst van werknemershandboek en verklaring arbeidsrelatie
Verandering in persoonlijke gegevens formulier
Evaluaties van prestaties
Formulieren voor verandering van functie/ tarief
Register van disciplinaire maatregelen (mondelinge en schriftelijke waarschuwingen), indien van toepassing
Absentee Record
Verzoeken om verlof
Verzoeken om opleiding
Documentatie van opleiding
Documentatie van certificering en/of licentie (indien van toepassing)
Verzoeken om inzage in personeelsdossier
Aanwijzingsverklaring
Mag NIET worden opgenomen in een basiswerkloosheidsdossier
| Er moet één dossier per werknemer zijn. De volgende documenten horen thuis in een of meer AFZONDERLIJKE dossiers en ZIJN NIET toegankelijk voor supervisors die informatie zoeken over de werkprestaties van de werknemer. De informatie in deze documenten wordt beschermd door privacy wetten en hoort bij andere bewaakte, vertrouwelijke documentatie.
EEO/invitatie tot zelf-identificatie handicap of veteranen status records.
Interview notities en werkgelegenheid testresultaten.
Referentie/achtergrond controles.
Drugs test resultaten.
Immigratieformulieren (I-9).
Medische/verzekeringsgegevens (medische vragenlijsten, inschrijvingsformulieren voor uitkeringen en uitkeringsaanvragen, doktersnota’s, verzoeken om accommodatie en verlofgegevens).
Kinderbijslag/garnaties.
Geschillenbeslechtingsdocumenten.
Werknemerscompensatieclaims.
Onderzoeksgegevens. (Alleen relevante disciplinaire maatregelen, counseling of andere directe mededelingen worden in het personeelsdossier van de werknemer geplaatst.)
Verzoeken om verificatie van dienstverband/loonstrook.
Dossier Uitkeringen (Vertrouwelijk)
( Er moet één dossier per werknemer zijn. NIET samenvoegen in een gedeeld bestand van uitkeringsdocumenten voor meer dan één werknemer.)
Benefits Declination Form
Health, Dental, Vision, and/or Pharmacy Insurance Enrollment Forms
Other Insurance Enrollment Forms (Life Insurance, STD, LTD, etc)
Flexible Spending Account Forms
Election Form/Compensation Reduction Agreement
Employee Direct Deposit Signup Form
Claims
Enrollment Form, Pensioenformulieren, formulieren voor winstdeling
S125 Premium Only Plan-formulieren
Beneficiary Designation Form
COBRA of State Continuation papierwerk, indien van toepassing
Payroll File (Vertrouwelijk)
( | Er moet één bestand per werknemer zijn. Meng NIET de loonlijstdocumenten voor meer dan één werknemer in een gezamenlijk bestand.)
Autorisatie voor directe storting
Autorisatieformulieren voor inhouding op de loonlijst
Aanvragen voor overuren, indien van toepassing
Tijdsroosters
Onkostenrapport
Bonnen voor vergoeding van autokilometers
Garnissen/Inkomstenafrekeningen
Verzoeken om loonvoorschot
Meer vertrouwelijke bestanden
( | Er moet één bestand per werknemer zijn. Meng NIET in een gedeeld bestand de loonlijstdocumenten voor meer dan één werknemer.)
Documentatie van onderzoeken
Correspondentie over rechtszaak of DOL/EEOC-onderzoek
EEOC- en Affirmative Action-gegevens
Resultaten antecedentenonderzoek en drugstests
OSHA-formulieren
Rapportage werknemerincidenten
Medische informatie
FMLA Formulieren
Aanvraag werknemer voor medisch gezinsverlof
Certificatie van zorgverlener
Periodieke verslagen medisch gezinsverlof
Certificatie terugkeer naar werk
Aangifteformulier arbeidsongeschiktheid en/of werknemerscompensatie
Aanvragen accommodatie