人事（または従業員）ファイルシステムを構築し管理することは重要であり、時には法律で義務付けられていることもあります。 しかし、1人の社員に1つのファイルしかないわけではないことを覚えておくことが重要です。
- 一部の人事ファイルは、マネージャーが社員関連の決定をするために使われます。
したがって、人事ファイル・システムは万能ではありえません。従業員に関する情報の中には、非常に個人的なもの（たとえば、医療関係など）があり、人事決定のために使用するものとは別のシステムで管理すべきです。
どのような種類のファイルを管理すべきかを決めるもう一つの要因は、会社のサイズに関係しています。 例えば、従業員50人未満の一部の企業は、51人であるもの、フォームの特定のタイプを維持する必要はないかもしれません。
So 人事ファイリングシステムは、いくつかのタイプのファイルであると考える。 この保護された情報は、特定の、政府が承認した理由のために見ることを指定された人員によってのみ見ることができます。
各従業員に関連するファイルを維持する基本的な理由はいくつかあります。
- 昇進や解雇の決定に役立つ
- トレーニング、休暇、賞賛、衝突などに関する活動を追跡する手段を提供する
- 地方、州、連邦の各種法律や規制に従うために必要
- 活動、会話、レビューなどの記録が提供される。
What stays and what goes?
The following should be in a basic employment file, and not be included in a basic employment file.
Should be included
Job description (present, past positions)
Resumé
Records relating to job offers, promotion, demotion, transfer, layoff, rates of pay and other forms of compensation.
Resumé
Resumé
Resumé{1}Resumé{1}Resume{1402}Resume{1402 その他の雇用慣行に関する記録（同意書、協定書等）
表彰状
懲戒通知または文書
業績評価および目標設定記録
解雇記録
雇用申請書
オリエンテーションチェックリスト
緊急連絡先
源泉徴収票
証明書W-(1)・(2)・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・ 1734
州別従業員源泉徴収票。
Sign Receipt of Employee Handbook and Employment-at-will Statement
Change in Personal Data Form
Performance Evaluation
Position/Rate Change Forms
Record of Disciplinary Action (Verbal and Written Warnings)（役職に必要な場合、運転免許書のコピー。
Absentee Record
Request for Time Off
Training Requests
Documentation of Training
Document of Certification and/or License (if applicable)
Request to Review Personnel File
Resignation Statement
Should not be included in Basic employment file
| Have a single file per employee.The only have a private file of a employee. 複数の従業員の給与ファイル文書を共有ファイルに混ぜてはいけません。
｜以下の文書は別々のファイルに属し、従業員の仕事ぶりに関する情報を求めている上司がアクセスできないようにすべきです。 これらの文書に含まれる情報は、プライバシー法の下で保護されており、他の保護された機密文書に属します。
EEO/障害または退役軍人の状態を自己特定するための招待記録
面接メモおよび雇用試験結果
リファレンス/バックグラウンドチェック
ドラッグテスト結果従業員の勤務成績に関する情報を求める上司は、これらの文書にアクセスできません。
移民（I-9）フォーム.
医療/保険記録（医療アンケート、給付金登録フォームおよび給付金請求、医師の診断書、宿泊施設要求、休職記録）.
児童養護/ガーニッシュメント.
訴訟文書.
労災請求.
調査記録. (関連する懲戒処分、カウンセリング、その他の直接的なコミュニケーションのみが従業員の人事ファイルに置かれる。)
雇用/給与証明のリクエスト
Benefits File (Confidential)
( |従業員ごとに1ファイルであるべきである。 複数の従業員のベネフィット書類を混ぜて共有ファイルにしないでください。)
Benefits Declination Form
Health, Dental, Vision, and/or Pharmacy Insurance Enrollment Forms
Other Insurance Enrollment Forms (Life Insurance, STD, LTD, etc)
Flexible Spending Account Forms
Election Form/Compensation Reduction Agreement
Employee Direct Deposit Signup Form
Claims
Enrollment Forms.Benefits ファイルは従業員1人につき1つのファイルです。 Retirement Forms, Profit Sharing Forms
S125 Premium Only Plan Forms
Beneficiary Designation Form
COBRA or State Continuation paperwork, if applicable
Payroll File (Confidential)
( | 1人の従業員に1ファイルであること。 複数の従業員の給与ファイル書類を混ぜて共有ファイルにしないでください。)
Direct Deposit Authorization
Payroll Deduction Authorization Forms
Overtime Requests(残業代申請書)。
Time Sheets
Employee Expense Report
Auto Mileage Reimbursement Voucher
Garnishments/Income Executions
Request for Pay Advances
More Confidential Files
( | 1人の従業員につき1ファイルでなければなりません。 複数の従業員の給与ファイル文書を共有ファイルに混在させないでください。)
Documentation of Investigations
Lawsuit or DOL/EEOC investigation correspondence
EEOC and Affirmative Action Data
Background Check and Drug Testing Results
OSHA Forms
Employee Incident Report
Medical Information
FMLA Forms
Employee Request for Family Medical Leave
Certification of Health Care Provider
Family Medical Leave Periodic Reports
Family Medical Leave Return to Work Certification
Disability and/or Workers’ Compensation Claims Forms
Acommodation Requests