È importante – e talvolta richiesto dalla legge – impostare e gestire un sistema di archiviazione del personale (o dei dipendenti). Tuttavia, è importante ricordare che non c’è solo un file per dipendente.
- Alcuni file personali sono usati per aiutare i manager a prendere decisioni relative ai dipendenti.
- Altri file sono altamente confidenziali e possono contenere informazioni protette dalle leggi sulla privacy.
Quindi, un sistema di archiviazione del personale non può essere un approccio unico per tutti, poiché ci sono alcuni tipi di informazioni relative ai dipendenti che sono altamente personali (mediche, per esempio) che dovrebbero essere mantenute in un sistema separato da quello che viene utilizzato per le decisioni del personale.
Un altro fattore nel determinare quali tipi di file gestire riguarda la dimensione della società. Per esempio, alcune aziende con meno di 50 impiegati possono non essere tenute a mantenere un tipo specifico di modulo, quello che lo sono quelle con 51.
Pensate quindi a un sistema di archiviazione del personale come a diversi tipi di file.
- Alcuni file dei dipendenti contengono informazioni che le leggi e i regolamenti richiedono; e che richiedono riservatezza. Queste informazioni protette possono essere viste solo dal personale che è designato a vederle per ragioni specifiche, approvate dal governo. Tali file possono riguardare benefici, salari, condizioni mediche e questioni legali.
- L’altro file, e quello più tipicamente indicato come “file personale” generale, contiene informazioni relative esclusivamente alle prestazioni del dipendente sul lavoro che possono essere viste dal personale di supervisione del dipendente.
Perché avere dei record?
Ci sono diverse ragioni di base per mantenere i file relativi a ciascun dipendente:
- Aiutano nelle decisioni di promozione o licenziamento
- Forniscono un mezzo per tracciare le attività relative a cose come formazione, vacanze, riconoscimenti, conflitti
- Sono necessari per rispettare varie leggi e regolamenti locali, statali e federali
- Forniscono registrazioni di attività, conversazioni, revisioni, ecc, che possono essere importanti per ridurre la potenziale responsabilità se un dipendente viene licenziato
Cosa rimane e cosa va?
Il seguente dovrebbe, e non dovrebbe, essere incluso in un file di lavoro di base.
Dovrebbe essere incluso
Descrizione del lavoro (presente, posizioni passate)
Resumé
Registri relativi a offerte di lavoro, promozione, retrocessione, trasferimento, licenziamento, tassi di paga e altre forme di compensazione, e registri relativi all’istruzione e alla formazione
Registri relativi ad altre pratiche di impiego (inclusi riconoscimenti e accordi politici)
Lettere di riconoscimento
Avvisi o documenti disciplinari
Valutazioni delle prestazioni e registri relativi alla definizione degli obiettivi
Registri relativi alla cessazione del rapporto di lavoro
Applicazione di lavoro
Lista di controllo dell’orientamento
Informazioni di contatto per le emergenze
Assegno di trattenuta ai dipendenti
Certificato W-4
Certificato di trattenuta per i dipendenti specifico dello Stato, se applicabile
Copia della patente di guida, se richiesta per la posizione
Ricezione firmata del Manuale del dipendente e della dichiarazione “Employment-at-will”
Modifica dei dati personali
Valutazione delle prestazioni
Moduli di modifica della posizione/dei tassi
Registro delle azioni disciplinari (avvertimenti verbali e scritti), se applicabile
Registro delle assenze
Richieste di ferie
Richieste di formazione
Documentazione della formazione
Documentazione della certificazione e/o licenza (se applicabile)
Richieste di revisione del file del personale
Dichiarazione di designazione
NON deve essere incluso in un file di lavoro di base
| Ci deve essere un file per dipendente. I seguenti documenti appartengono ad un file SEPARATO e NON DEVONO essere accessibili ai supervisori che cercano informazioni sulla performance lavorativa del dipendente. Le informazioni contenute in questi documenti sono protette dalle leggi sulla privacy e appartengono ad altra documentazione protetta e confidenziale.
EEO/invito all’autoidentificazione della disabilità o dello stato di veterano.
Appunti di colloquio e risultati di test sull’occupazione.
Controlli di referenze/referenze.
Risultati di test antidroga.
Moduli di immigrazione (I-9).
Registri medici/assicurativi (questionari medici, moduli di iscrizione ai benefici e richieste di benefici, note del medico, richieste di alloggio e registri di congedo).
Assistenza ai figli/garanzie.
Documenti di contenzioso.
Richieste di risarcimento dei lavoratori.
Registri di indagine. (Solo qualsiasi azione disciplinare pertinente, consulenza o altre comunicazioni dirette dovrebbero essere messe nel file personale del dipendente.)
Richieste di verifica dell’impiego/retribuzione.
File dei benefici (confidenziale)
( | Ci dovrebbe essere un file per dipendente. NON mischiare in un file condiviso i documenti dei benefici per più di un dipendente.)
Modulo di rinuncia ai benefici
Moduli di iscrizione all’assicurazione sanitaria, dentistica, oculistica e/o farmaceutica
Moduli di iscrizione ad altre assicurazioni (assicurazione sulla vita, STD, LTD, ecc.)
Moduli per conti di spesa flessibili
Modulo di elezione/accordo di riduzione della retribuzione
Modulo di iscrizione al deposito diretto del dipendente
Richiarazioni
Modulo d’iscrizione, Moduli di pensionamento, moduli di partecipazione agli utili
Moduli del piano S125 Premium Only
Modulo di designazione del beneficiario
Formulario COBRA o documentazione di continuità statale, se applicabile
File del libro paga (riservato)
( | Ci deve essere un file per dipendente. NON mischiare insieme in un file condiviso i documenti del file del libro paga per più di un dipendente.)
Autorizzazione al deposito diretto
Moduli di autorizzazione alla detrazione
Richieste di straordinari, se applicabile
Fogli orari
Relazione spese dipendenti
Voucher di rimborso chilometrico
Garniture/esecuzioni di reddito
Richieste di anticipi di stipendio
Altri file riservati
( | Ci deve essere un file per dipendente. NON mischiate insieme in un file condiviso i documenti del file del libro paga per più di un dipendente.)
Documentazione delle indagini
Corrispondenza con le cause legali o le indagini DOL/EEOC
Dati EOC e sull’azione affermativa
Risultati dei controlli del background e dei test antidroga
Moduli OSHA
Rapporto sugli incidenti dei dipendenti
Informazioni mediche
FLA Moduli
Richiesta di congedo medico per motivi di famiglia
Certificazione del fornitore di assistenza sanitaria
Rapporti periodici sul congedo medico per motivi di famiglia
Certificazione di ritorno al lavoro per motivi di famiglia
Moduli di richiesta di invalidità e/o compensazione dei lavoratori
Richieste di alloggio