A személyzeti (vagy dolgozói) iktatási rendszer felállítása és kezelése fontos – és néha törvény írja elő. Fontos azonban észben tartani, hogy nem csak egy akta van munkavállalónként.
- Egyes személyzeti aktákat arra használnak, hogy segítsék a vezetőket az alkalmazottakkal kapcsolatos döntések meghozatalában.
- Más akták rendkívül bizalmasak, és adatvédelmi törvények által védett információkat tartalmazhatnak.
Ezért a személyzeti iktatási rendszer nem lehet egy mindenre kiterjedő megközelítés, mivel vannak bizonyos típusú, a munkavállalókkal kapcsolatos, erősen személyes (például orvosi) információk, amelyeket a személyzeti döntésekhez használt rendszertől elkülönített rendszerben kell tárolni.
A másik tényező annak meghatározásában, hogy milyen típusú aktákat kell kezelni, a vállalat méretével függ össze. Például egyes 50-nél kevesebb alkalmazottal rendelkező vállalatok nem kötelesek egy bizonyos típusú űrlapot vezetni, amit az 51 alkalmazottal rendelkezők kötelesek.
A személyzeti iktatási rendszerre tehát úgy kell gondolni, hogy az többféle típusú iratból áll.
- A dolgozók bizonyos iratai olyan információkat tartalmaznak, amelyeket törvények és rendeletek írnak elő; és amelyek bizalmas kezelését megkövetelik. Ezeket a védett információkat csak az a személyzet láthatja, amely meghatározott, a kormányzat által jóváhagyott okokból látja azokat. Az ilyen akták vonatkozhatnak juttatásokra, fizetésre, egészségi állapotra és jogi kérdésekre.
- A másik, leginkább általános “személyi aktaként” emlegetett akta kizárólag a munkavállaló munkahelyi teljesítményével kapcsolatos információkat tartalmaz, amelyeket a munkavállaló felettesei láthatnak.
Miért vannak egyáltalán iratok?
Az egyes alkalmazottakkal kapcsolatos akták vezetésének több alapvető oka van:
- Segítséget nyújtanak az előléptetési vagy elbocsátási döntésekhez
- Elkövethetővé teszik az olyan dolgokkal kapcsolatos tevékenységeket, mint a képzés, szabadságok, elismerések, konfliktusok
- Szükséges a különböző helyi, állami és szövetségi törvényeknek és rendeleteknek való megfeleléshez
- Tevékenységekről, beszélgetésekről, felülvizsgálatokról stb. készült feljegyzések, amelyek fontosak lehetnek az esetleges felelősség csökkentésében, ha egy munkavállalót elbocsátanak
Mi marad és mi megy?
A következőket kell és nem kell tartalmaznia az alapvető munkaügyi aktának.
Tartalmaznia kell
Munkaköri leírás (jelenlegi, korábbi pozíciók)
Összefoglaló
Munkahelyi ajánlatokkal, előléptetéssel, lefokozással, áthelyezéssel, elbocsátással, bérezéssel és egyéb juttatási formákkal kapcsolatos feljegyzések, és oktatási és képzési nyilvántartások
Egyéb foglalkoztatási gyakorlatokkal kapcsolatos nyilvántartások (beleértve a szabályzatok elismerését és a megállapodásokat)
Elismerő levelek
Fegyelmi értesítések vagy dokumentumok
Teljesítményértékelések és célmeghatározási nyilvántartások
Felmondási nyilvántartások
Foglalkoztatási kérelem
Felkészülési ellenőrző lista
Vészhelyzeti elérhetőségek
Munkavállalók visszatartási juttatása
W-tanúsítvány
Munkavállalók W…4
Munkavállalói forrásmegvonási igazolás, ha szükséges
A vezetői engedély másolata, ha a munkakör betöltéséhez szükséges
A munkavállalói kézikönyv és az Employment-at-will nyilatkozat aláírt átvétele
A személyes adatok változására vonatkozó nyomtatvány
Teljesítményértékelések
Munkahely/osztályváltoztatási nyomtatványok
Fegyelmi intézkedések nyilvántartása (szóbeli és írásbeli figyelmeztetések), adott esetben
A távolléti nyilvántartás
Kimenőidő-kérelmek
Képzési kérelmek
Képzés dokumentálása
Bizonyítvány és/vagy engedély dokumentálása (adott esetben)
Kérelmek a személyi akták felülvizsgálatára
Kiválasztási nyilatkozat
NEM szerepelhet az alapvető foglalkoztatási aktában
| Minden alkalmazottnak egy aktának kell lennie. NE keverje össze egy közös fájlban az egynél több munkavállalóhoz tartozó bérdokumentumokat.
| A következő dokumentumok külön fájl(ok)ba tartoznak, és NEM KELL, hogy hozzáférhetőek legyenek a felettesek számára, akik információt keresnek a munkavállaló munkateljesítményéről. Az ezekben a dokumentumokban található információk a magánélet védelméről szóló törvények alapján védettek, és más őrzött, bizalmas dokumentációhoz tartoznak.
EEO/felhívás a fogyatékosság vagy a veterán státusz önazonosítására.
Elbeszélgetési feljegyzések és foglalkoztatási tesztek eredményei.
Referencia/háttérellenőrzések.
Drogvizsgálati eredmények.
Bevándorlási (I-9) nyomtatványok.
Egészségügyi/biztosítási nyilvántartások (orvosi kérdőívek, ellátási beiratkozási nyomtatványok és ellátási kérelmek, orvosi feljegyzések, szálláskérelmek és távolléti nyilvántartások).
Gyermektartási/gyermekfelajánlások.
Pertárgyalási dokumentumok.
Munkavállalói kártérítési igények.
Vizsgálati feljegyzések. (Csak a vonatkozó fegyelmi intézkedések, tanácsadás vagy egyéb közvetlen közlések kerülnek a munkavállaló személyi aktájába.)
Foglalkoztatási/fizetésigazolási kérelmek.
Juttatási dosszié (bizalmas)
( | Minden munkavállalónak egy dossziét kell vezetnie. NE keverje össze egy közös fájlba az egynél több munkavállalóhoz tartozó juttatási dokumentumokat.)
Juttatások visszautasítási formanyomtatvány
Egészség-, fogászati, látás- és/vagy gyógyszerbiztosítási beiratkozási formanyomtatványok
Más biztosítási beiratkozási formanyomtatványok (életbiztosítás, STD, LTD stb.)
Flexible Spending Account Forms
Választási formanyomtatvány/Kompenzációcsökkentési megállapodás
Munkavállalói közvetlen befizetés bejelentési formanyomtatvány
Követelések
Beiratkozási form, Nyugdíjnyilatkozatok, nyereségrészesedési nyomtatványok
S125 Premium Only Plan Forms
Beneficiary Designation Form
COBRA vagy State Continuation paperwork, ha alkalmazható
Payroll File (Confidential)
( | Alkalmazottanként egy fájlnak kell lennie. NE keverje össze egy közös fájlban az egynél több munkavállalóhoz tartozó bérszámfejtési dokumentumokat.)
Közvetlen befizetési engedély
Bérlevonási engedélyezési nyomtatványok
Túlórakérelmek, adott esetben
Időjegyzékek
Munkavállalói költségelszámolás
Autó kilométer-költségtérítési bizonylatok
Kifizetések/jövedelmek teljesítése
Bérelőlegkérelmek
További bizalmas fájlok
( | Alkalmazottanként egy fájlnak kell lennie. NE keverje össze egy közös fájlban az egynél több munkavállalóhoz tartozó bérszámfejtési dokumentumokat.)
Vizsgálatok dokumentációja
Pert vagy DOL/EEOC vizsgálat levelezése
EEOC és pozitív diszkriminációval kapcsolatos adatok
Háttérellenőrzés és drogtesztek eredményei
OSHA nyomtatványok
Munkavállalói incidensjelentés
Egészségügyi információk
FMLA. Forms
Employee Request for Family Medical Leave
Az egészségügyi szolgáltató igazolása
Family Medical Leave Periodic Reports
Family Medical Leave Return to Work Certification
Disability and/or Workers’ Compensation Claim Forms
Accommodation Requests