Se on yksi suosituimmista tavoista hakea työtä verkossa, ja sitä käyttävät suuret, monikansalliset yritykset ympäri maailmaa. Asia on niin, että et ehkä ole koskaan kuullutkaan siitä. Toisin kuin LinkedIn tai Monster, tämä online-järjestelmä ei halua sinun, työnhakijan, tietävän siitä tai sen toiminnasta paljoakaan.
Järjestelmän nimi on Taleo, ja sitä käyttävät tällä hetkellä matkustamohenkilökunnan rekrytointipäälliköt suurilta lentoyhtiöiltä, kuten Emiratesilta, flydubailta, EasyJetiltä ja Qantasilta.
Taleo-ohjelmiston kehittänyt yritys kuvailee sitä ”täysin integroiduksi lahjakkuuksien hankintaratkaisuksi, joka sisältää rekrytointimarkkinoinnin ja työntekijöiden suosittelun lahjakkuuksien hankkimiseksi, rekrytoinnin automatisoinnin päästä päähän ja virtaviivaistetun työntekijän palvelukseen ottamisen.”
Yhdennettynä sanottuna Taleo on eräänlainen hakijaseurantajärjestelmä eli ATS. ATS-järjestelmät skannaavat ansioluettelosi tai CV:si ja esiseulovat sen, jotta voidaan määrittää, oletko sopiva tehtävään.
Se on vain yksi monista räätälöidyistä rekrytointijärjestelmistä, jotka tallentavat, hallinnoivat ja seulovat työhakemuksia. Voit kuitenkin helposti todeta, käyttääkö yritys, johon olet hakemassa, Taleota, vilkaisemalla nopeasti internet-selaimesi osoiteriville. Jos näet osoitteessa .taleo.net, tiedät, että olet tekemisissä Taleo ATS
Taleo ei valitettavasti ole kaikkein käyttäjäystävällisin järjestelmä. Itse asiassa kokonaisia blogikirjoituksia on omistettu sille, kuinka paljon työnhakijat vihaavat sitä. Inhoa tai ei, rekrytoijat tuskin luopuvat Taleosta vielä. Rekrytointipäälliköt rakastavat Taleota – se antaa heille valtavasti analyyttistä valtaa.
Otetaan esimerkiksi Emiratesin kaltainen yritys, jonka kerrotaan saavan vuosittain noin 200 000 matkustamohenkilökunnan hakemusta. Ilman Taleon laskentatehoa rekrytoijille olisi mammuttimainen tehtävä karsia ja hallita kaikkia ehdokkaita.
Yksi suurimmista valituksista Taleon suhteen on se, että hakemuksen lähettäminen voi kestää niin kauan. Turhautuneet työnhakijat valittavat foorumeilla hakuprosesseista, jotka voivat kestää jopa tunnin. Mutta sitten he eivät koskaan kuule mitään takaisin.
Ja se on toinen suuri valituksen aihe. Koska kun olet lähettänyt hakemuksesi, Taleo jättää sinut näennäisesti pimentoon. On kuitenkin olemassa muutama tapa kertoa, kuuletko todennäköisesti koskaan rekrytoijalta takaisin.
Katsomme tässä esimerkissä Emiratesin Taleo-sivustoa, mutta se, mitä keskustelemme, pätee mihin tahansa rekrytointisivustoon, joka käyttää Taleo-ohjelmistoa.
Ensin on aika kirjautua sisään tilillesi:
Klikkaa Emirates Groupin Careersien etusivulta oikeassa ylänurkassa olevaa Yleiset avoimet työpaikat välilehteä. Valitse seuraavalla näytöllä ”My jobpage”, jolloin saat mahdollisuuden kirjautua tilillesi.
Työnantosivun anatomia:
Sivulla ”My Submissions” (Omat hakemukset) tai jota Taleo kutsuu mielellään ”Candidate Communications Module” (Ehdokasviestintämoduuli) on alue, jossa voit saada tietoa siitä, mitä hakemuksellesi on tapahtunut
Sivun ”Submission Status” (Hakemuksen jättämisen tila) muoto näyttää samalta kuin yllä olevassa kuvassa, riippumatta siitä, mihin Taleon järjestelmää käyttävään yritykseen olet jättänyt hakemuksesi. Jokaisesta lähettämisestä löydät seuraavat tiedot: Tehtävän nimi, johon olet hakenut, työpaikan sijainti, päivämäärä, jolloin työpaikka julkaistiin, työpaikkailmoituksen tila ja hakemuksesi tila.
Tässä on kolme tärkeää elementtiä, jotka on syytä mainita:
- Työpaikan tila – Tämä ei ole yksilöllinen hakemuksellesi. Se ilmaisee, onko työpaikka edelleen avoinna uusille hakemuksille vai ei.
- Submission Status – Tämä on yksilöllinen tilasi prosessissa.
- Withdraw-painike – Voi ilmaista, harkitaanko sinua edelleen tehtävään.
Kunkin yrityksen henkilöstöosasto päättää itse, haluavatko ne näyttää ehdokkaille päivitysviestin Submission Status -tilaa vastaan. Jos he päättävät, että he eivät halua antaa minkäänlaista päivitystä, Submission Status näkyy: ’Completed’ siitä hetkestä lähtien, kun lähetät hakemuksesi. On kuitenkin vielä pari tapaa kertoa, onko hakijalla vielä mahdollisuuksia (ks. alla).
Taleossa on kuitenkin valmiiksi määritellyt tilapäivitysviestit, ja henkilöstöosastoilla on myös mahdollisuus muokata näitä viestejä. On tärkeää huomata, että se, mitä sinä näet, on hyvin erilainen kuin se, mitä rekrytoiva johtaja näkee koko prosessin ajan.
Taleo antaa rekrytoijille paljon valtaa seuloa satoja hakemuksia, edistäen tiettyjä ehdokkaita ja hylätessään monia muita. Muutamalla klikkauksella rekrytoija voi karsia satoja (tai jopa tuhansia) hakemuksia muutamaan valikoituun hakijaan, joita hän tutkii tarkemmin. Useimmat rekrytoijat eivät ehdi ottaa yhteyttä jokaiseen yksittäiseen hakijaan päivittääkseen heille heidän yksilöllisen tilanteensa.
Jotkut yritykset näkevät paljon vaivaa räätälöidäkseen Taleo-versiotaan varmistaakseen, että lähettämisen tila ja automaattiset sähköpostiviestit pitävät hakijan ajan tasalla. Useimmat yritykset eivät tee niin.
Miten voit siis kertoa, mitä hakemuksellesi on tapahtunut? Yllä olevat kolme osiota voivat antaa tärkeitä vihjeitä:
Työn tila –
Vaihtoehtoja on kaksi: Aktiivinen tai Inaktiivinen.
Aktiivinen: Työpaikkailmoitus on edelleen voimassa, eikä sitä ole vielä täytetty. Uusia hakemuksia voidaan ottaa vastaan. Rekrytoijat tarkastelevat edelleen hakemuksia.
Inaktiivinen: Yritys ei enää ota vastaan uusia hakemuksia eikä rekrytoija enää käsittele lähetettyjä hakemuksia.
Mitä tämä tarkoittaa, jos olet lähettänyt hakemuksen ja tilassa lukee ’Application Complete’? Jos työpaikan tila on ’Inactive’ ja lähettämisesi tila on ’Completed’, sinua ei ole valittu tehtävään eikä sinulle lähetetä enää mitään viestejä yritykseltä.
Submission Status –
Submission Status voi kulkea yhtä kolmesta reitistä:
- Näyttää ’Completed’-tilana siitä hetkestä lähtien, kun lähetät hakemuksesi, aina prosessin loppuun asti,
- Muuttuu automaattisesti Taleon oletusarvoisten lähetystilojen perusteella,
- Muuttuu automaattisesti räätälöityjen lähetystilojen perusteella.
Vaikka täysin räätälöityjen tilaviestienkin kanssa Submission Status antaa kuitenkin vain hyvin karkean käsityksen siitä, mitä hakemuksen kanssa tapahtuu. Tässä reaalimaailman esimerkki:
Eräs hakija jätti hakemuksen, mutta sen jälkeen kun hän oli saanut ensimmäisen automaattisen sähköpostiviestin, jossa vahvistettiin hakemuksen vastaanotto, hän ei koskaan kuullut mitään takaisin. Kun hän tarkisti työpaikkasivunsa yrityksen urasivustolla, lähetyksen tilassa luki ”Under Consideration” (Harkinnassa) ja työpaikan tila oli edelleen ”Active” (Aktiivinen).
Näistä vihjeistä tiedämme, että hakija läpäisi alustavan tietokonetarkastuksen ja hänet on valittu jatkokäsittelyyn. Työpaikkailmoitus julkaistiin kuitenkin kolme kuukautta sitten, ja viimeisin päivitys järjestelmään oli kaksi kuukautta sitten.
On selvää, että hakijaa ei kutsuta haastatteluun eikä hän todennäköisesti saa koskaan enää mitään päivitystä. Vaikka hakemus näyttää edelleen olevan auki. On monia syitä, miksi näin voi käydä, mutta kuten monissa tietokonejärjestelmissä, sen onnistuminen riippuu käyttäjän toimista. Tässä tapauksessa rekrytoija ei yksinkertaisesti ole suorittanut Taleon työnkulkua kunnolla loppuun.
Peruutus-painike –
Painikkeen ”Peruutus” olemassaolo (tai puuttuminen) lähettämisen tilan alla voi olla yksi parhaista osoituksista siitä, oletko läpäissyt ansioluettelosi ensisijaisen ATS-seulan.
- ’Withdraw’-linkki läsnä – Yhdessä ’view submission’ -linkin ja Job Status -tilan ’Active’ kanssa tarkoittaa todennäköisesti, että ansioluettelosi on läpäissyt ensisijaisen tietokoneen seulonnan ja se on siirretty ihmisten tarkasteltavaksi,
- Ei ’Withdraw’-linkkiä – Ja Submission Status -tilanne ’Completed’ tarkoittaa tavallisesti sitä, että ansioluetteloasi ei ole karsittu tietokoneella eikä rekrytoijasi tarkastele sitä.
Jos ’Withdraw’-linkki katoaa jossakin vaiheessa, hakuprosessisi on päättynyt eikä sinua enää harkita tehtävään.
Muista, että vaikka ’Withdraw’-linkki olisikin läsnä, ansioluettelosi saatetaan silti suodattaa automaattisesti alkuperäisen onnistumisen jälkeen. Rekrytoija voi esimerkiksi päättää edetä vain sellaisten hakemusten kanssa, jotka täyttävät vain tietyt kriteerit, kuten sijainnin, kansallisuuden, tietyt taidot jne.
Saatko sähköpostia, jossa kerrotaan hakemuksesi edistymisestä?
Ei aina. Useimmat hakijat saavat hakemuksen lähettämisen yhteydessä automaattisesti luotua sähköpostiviestin, jossa kuitataan hakemuksen vastaanotto. Tämän jälkeen saatat saada toisen sähköpostiviestin, jos hakemusta ei ole hyväksytty.
Taleo luo nämä sähköpostiviestit automaattisesti rekrytoijan back-office-toimien perusteella. Niihin ei voi vastata, eikä rekrytointipäällikkö ole henkilökohtaisesti lähettänyt sähköpostia.
Emirates Cabin Crew Submission Status Meanings:
Emirates on räätälöinyt Submission Status -viestejä Taleo-toteutuksessaan. Submission Status päivittyy, kun tietyt tapahtumat käynnistyvät. Täydellinen luettelo on alla yhdessä yleisimmän tapahtuman kanssa, joka on luonut kyseisen tilan.
- Hakemus vastaanotettu – Olet lähettänyt hakemuksesi ja se on läpäissyt ATS:n alustavan seulonnan. Se valitaan nyt tarkasteltavaksi.
- Completed – Hakemuksellesi ei tapahdu enää mitään. Et ole menestynyt tällä kertaa. Aiemmin tämä tila näkyi joskus silloin, kun hakija oli kutsuttu avoimien ovien päivään.
- Hakemus tarkastelun alla – Rekrytointitiimi tarkastelee hakemustasi parhaillaan. Rekrytoija arvioi ansioluetteloasi, taitojasi, valokuviasi ja harkitsee muita tekijöitä päättääkseen, pitäisikö hakemustasi viedä eteenpäin.
- Hakemus käsittelyssä – Kuten edellä.
- Haastattelu suoritettu – Rekrytointitiimi on yksinkertaisesti merkinnyt tiedostoosi, että sinut on haastateltu tehtävään. Ei ole mitään merkintää siitä, milloin lopullinen päätös tehdään, mutta tämä tila tarkoittaa, että tiedostosi on avoinna ja rekrytoija harkitsee sinua aktiivisesti tehtävään.
- Hakemus ei menestynyt – Valitettavasti et ole menestynyt tällä kertaa. Tämä tila laukaisee yleensä automaattisesti luotavan sähköpostiviestin, jossa sinulle ilmoitetaan rekrytointitiimin päätöksestä.
- Hyväksyntä käynnissä – Onnittelut! Sinulle on ehdollisesti tarjottu työtä. Tämä tila tarkoittaa, että yrityksen on nyt hyväksyttävä kaikki paperi- ja terveystietosi.
- Liittymismuodollisuudet käynnissä – Olet melko varmasti saanut työpaikan! Nyt käynnistyy sisäänpääsyprosessi.
Työhakemuksen jättäminen Taleon hallinnoiman urasivuston kautta voi olla turhauttava prosessi. Jopa näiden hakkerointien avulla ei ole mitään varmaa keinoa tietää, kuinka onnistunut hakemuksesi on. Paras mahdollisuutesi on edelleen ottaa suoraan yhteyttä rekrytoijiin.