Es importante -y a veces lo exige la ley- establecer y gestionar un sistema de archivos de personal (o de empleados). Sin embargo, es importante recordar que no hay sólo un archivo por empleado.
- Algunos archivos de personal se utilizan para ayudar a los gerentes a tomar decisiones relacionadas con los empleados.
- Otros archivos son altamente confidenciales y pueden contener información protegida por las leyes de privacidad.
Por lo tanto, un sistema de archivo de personal no puede ser un enfoque de talla única, ya que hay ciertos tipos de información relacionados con los empleados que son altamente personales (médicos, por ejemplo) que deben ser mantenidos en un sistema separado del que se utiliza para fines de decisión de personal.
Otro factor para determinar qué tipos de archivos gestionar se relaciona con el tamaño de la empresa. Por ejemplo, algunas empresas con menos de 50 empleados pueden no estar obligadas a mantener un tipo específico de formulario, lo que sí están las que tienen 51.
Así que piense en un sistema de archivo de personal como si se tratara de varios tipos de archivos.
- Ciertos archivos de empleados contienen información que las leyes y reglamentos exigen; y que requieren confidencialidad. Esta información protegida sólo puede ser vista por el personal designado para verla por razones específicas y aprobadas por el gobierno. Dichos archivos pueden estar relacionados con las prestaciones, el salario, las condiciones médicas y las cuestiones legales.
- El otro archivo, y el que se conoce más típicamente como el «archivo de personal» general, contiene información relacionada exclusivamente con el desempeño del empleado en el trabajo que puede ver el personal de supervisión del empleado.
¿Por qué tener registros en absoluto?
Hay varias razones básicas para mantener archivos relacionados con cada empleado:
- Ayudan en las decisiones de promoción o despido
- Proporcionan un medio para rastrear las actividades relacionadas con cosas como la formación, las vacaciones, los elogios, los conflictos
- Son necesarios para cumplir con varias leyes y reglamentos locales, estatales y federales
- Proporcionan registros de actividades, conversaciones, revisiones, etc., que pueden ser importantes para reducir la responsabilidad potencial si un empleado es despedido
¿Qué se queda y qué se va?
Lo siguiente debe, y no debe, incluirse en un archivo básico de empleo.
Debe incluirse
Descripción del puesto de trabajo (puestos actuales, pasados)
Currículum vitae
Registros relativos a ofertas de trabajo, ascensos, descensos, traslados, despidos, tarifas salariales y otras formas de compensación, y registros de educación y formación
Registros relativos a otras prácticas de empleo (incluidos los reconocimientos y acuerdos normativos)
Cartas de reconocimiento
Notificaciones o documentos disciplinarios
Registros de evaluaciones de rendimiento y fijación de objetivos
Registros de despido
Solicitud de empleo
Lista de comprobación de la orientación
Información de contacto en caso de emergencia
Asignación de retención para empleados
Certificado W-4
Certificado de la compensación de retenciones de los empleados específico del estado, si procede
Copia del permiso de conducir, si se requiere para el puesto
Recibo firmado del manual del empleado y de la declaración de empleo a voluntad
Formulario de cambio de datos personales
Evaluaciones del rendimiento
Formularios de cambio de puesto/de tarifa
Registro de medidas disciplinarias (amonestaciones verbales y escritas), si procede
Registro de ausencias
Solicitudes de tiempo libre
Solicitudes de formación
Documentación de formación
Documentación de certificación y/o licencia (si procede)
Solicitudes de revisión del expediente de personal
Declaración de cese
NO debe incluirse en un expediente básico de empleo
| Debe haber un expediente por empleado. NO mezcle en un archivo compartido los documentos del expediente de nómina de más de un empleado.
| Los siguientes documentos pertenecen a un archivo(s) SEPARADO(s) y NO DEBEN ser accesibles a los supervisores que buscan información sobre el desempeño laboral del empleado. La información que se encuentra en estos documentos está protegida por las leyes de privacidad y pertenece a otra documentación guardada y confidencial.
Registros de EEO/invitación a autoidentificar la discapacidad o la condición de veterano.
Notas de entrevistas y resultados de pruebas de empleo.
Comprobación de referencias/antecedentes.
Resultados de pruebas de drogas.
Formularios de inmigración (I-9).
Registros médicos/de seguros (cuestionarios médicos, formularios de inscripción en prestaciones y reclamaciones de prestaciones, notas de médicos, solicitudes de alojamiento y registros de permisos de ausencia).
Mantenimiento de niños/perdones.
Documentos de litigios.
Reclamaciones de indemnización de trabajadores.
Registros de investigación. (Sólo cualquier acción disciplinaria relevante, asesoramiento u otras comunicaciones directas se colocarían en el archivo de personal del empleado.
Solicitudes de verificación de empleo/nómina.
Archivo de beneficios (confidencial)
( | Debe haber un archivo por empleado. NO mezclar en un archivo compartido los documentos de prestaciones de más de un empleado.)
Formulario de declinación de beneficios
Formularios de inscripción al seguro de salud, dental, de visión y/o de farmacia
Formularios de inscripción a otros seguros (seguro de vida, STD, LTD, etc)
Formularios de cuentas de gastos flexibles
Formularios de elección/acuerdo de reducción de compensación
Formularios de inscripción al depósito directo del empleado
Formularios de reclamos
, Formularios de jubilación, formularios de participación en los beneficios
Formularios del plan de prima única S125
Formularios de designación de beneficiarios
Cobra o documentación de continuación estatal, si procede
Archivo de nómina (confidencial)
( | Debe haber un archivo por empleado. NO mezcle en un archivo compartido los documentos del archivo de nóminas de más de un empleado.)
Autorización de Depósito Directo
Formularios de Autorización de Deducción de Nómina
Solicitud de Horas Extras, si procede
Hojas de tiempo
Informe de gastos del empleado
Vales de reembolso de kilometraje
Ganancias/Ejecuciones de ingresos
Solicitudes de anticipos de sueldo
Más archivos confidenciales
( | Debe haber un archivo por empleado. NO mezcle en un fichero compartido los documentos del fichero de nóminas de más de un empleado.)
Documentación de investigaciones
Correspondencia de demandas o investigaciones del DOL/EEOC
Datos de la EEOC y de acción afirmativa
Resultados de pruebas de antecedentes y de drogas
Formularios de la OSHA
Informe de incidentes del empleado
Información médica
FMLA Formularios
Solicitud de licencia médica familiar
Certificación del proveedor de atención médica
Informes periódicos de licencia médica familiar
Certificación de reincorporación al trabajo por licencia médica familiar
Formularios de reclamación por incapacidad y/o compensación laboral
Solicitudes de acomodación