Det er vigtigt – og nogle gange er det lovpligtigt – at oprette og administrere et personale- (eller medarbejder-) arkiveringssystem. Det er dog vigtigt at huske, at der ikke kun er én fil pr. medarbejder.
- Nogle personalefiler bruges til at hjælpe ledere med at træffe medarbejderrelaterede beslutninger.
- Andre filer er meget fortrolige og kan indeholde oplysninger, der er beskyttet af love om beskyttelse af privatlivets fred.
Det er derfor ikke muligt at anvende et system til personalearkivering, da der er visse typer af oplysninger om medarbejdere, der er meget personlige (f.eks. medicinske oplysninger), som bør opbevares i et system, der er adskilt fra det system, der bruges til personaleafgørelser.
En anden faktor, når det skal afgøres, hvilke typer af filer der skal forvaltes, vedrører virksomhedens størrelse. For eksempel er nogle virksomheder med mindre end 50 ansatte måske ikke forpligtet til at vedligeholde en bestemt type formular, hvad virksomheder med 51 er.
Så tænk på et personale arkiveringssystem som værende flere typer af filer.
- Visse medarbejderfiler indeholder oplysninger, som love og regler kræver; og som de kræver fortrolighed. Disse beskyttede oplysninger kan kun ses af personale, der er udpeget til at se dem af specifikke, statsgodkendte grunde. Sådanne filer kan vedrøre ydelser, løn, medicinske forhold og juridiske spørgsmål.
- Den anden fil, og den, der mest typisk omtales som den generelle “personalemappe”, indeholder oplysninger, der udelukkende vedrører medarbejderens præstationer på jobbet, og som kan ses af medarbejderens tilsynspersonale.
Hvorfor overhovedet have journaler?
Der er flere grundlæggende grunde til at føre journaler vedrørende hver enkelt medarbejder:
- De er en hjælp ved beslutninger om forfremmelse eller afskedigelse
- De giver mulighed for at spore aktiviteter i forbindelse med f.eks. uddannelse, ferier, anerkendelser, konflikter
- De er nødvendige for at overholde forskellige lokale, statslige og føderale love og bestemmelser
- De giver optegnelser over aktiviteter, samtaler, evalueringer osv, som kan være vigtige for at reducere det potentielle ansvar, hvis en medarbejder bliver afskediget
Hvad bliver og hvad forsvinder?
Følgende bør, og bør ikke, indgå i en grundlæggende ansættelsesmappe.
Bør medtages
Jobbeskrivelse (nuværende, tidligere stillinger)
Resumé
Registre vedrørende jobtilbud, forfremmelse, degradering, forflyttelse, forflyttelse, afskedigelse, lønsatser og andre former for kompensation, og uddannelsesoplysninger
Optegnelser vedrørende anden ansættelsespraksis (herunder anerkendelser og aftaler om politikker)
Skrivelser om anerkendelse
Disciplinære meddelelser eller dokumenter
Præstationsevalueringer og målfastsættelsesoplysninger
Optegnelser om afskedigelse
Ansøgning om ansættelse
Checkliste til orientering
Kontaktoplysninger i nødstilfælde
Indholdelsesgodtgørelse for medarbejdere
Afgangserklæring W-4
State Specific Employees Withholding Allowance Certificate, hvis relevant
Kopi af kørekort, hvis det er påkrævet for stillingen
Underskrevet kvittering for modtagelse af medarbejderhåndbogen og erklæring om ansættelse efter ønske
Formular til ændring af personlige oplysninger
Performancevurderinger
Formularer til ændring af stilling/sats
Registrering af disciplinære foranstaltninger (mundtlige og skriftlige advarsler), hvis relevant
Absentee Record
Anmodning om afspadsering
Anmodning om uddannelse
Dokumentation af uddannelse
Dokumentation af certificering og/eller licens (hvis relevant)
Anmodning om gennemgang af personalemappe
Udtalelse om afskedigelse
Bør IKKE indgå i en grundlæggende ansættelsesmappe
| Der bør være én mappe pr. ansat. Bland IKKE sammen i en fælles fil dokumenter fra lønsagsmappen for mere end én medarbejder.
| Følgende dokumenter hører hjemme i en SEPARAT fil(er) og BØR IKKE være tilgængelige for tilsynsførende, der søger oplysninger om medarbejderens arbejdspræstationer. Oplysningerne i disse dokumenter er beskyttet i henhold til lovgivningen om beskyttelse af privatlivets fred og hører hjemme sammen med anden bevogtet, fortrolig dokumentation.
EEO/opfordring til selv at oplyse om handicap eller veteranstatus.
Interviewnoter og resultater af ansættelsesprøver.
Reference/baggrundskontrol.
Resultater af narkotikatest.
Indvandringsformularer (I-9).
Læge-/forsikringsjournaler (spørgeskemaer fra læger, formularer til tilmelding til ydelser og krav om ydelser, lægenotater, anmodninger om tilpasninger og journaler om fravær).
Understøttelse af børn/børnebidrag.
Sagsdokumenter.
Arbejdsmiljøerstatningskrav.
Undersøgelsesjournaler. (Kun relevante disciplinære foranstaltninger, rådgivning eller anden direkte kommunikation skal placeres i medarbejderens personalemappe.)
Anmodninger om kontrol af ansættelsesforhold/lønsedler.
Fil om ydelser (fortroligt)
( | Der skal være én fil pr. medarbejder. Der må IKKE blandes dokumenter om ydelser for mere end én ansat sammen i en fælles fil.)
Formular til afvisning af ydelser
Syge-, tandlæge-, syns- og/eller apoteksforsikringstilmeldingsformularer
Andre forsikringstilmeldingsformularer (livsforsikring, STD, LTD osv.)
Flexible Spending Account-formularer
Vælgerformular/aftale om reduktion af kompensation
Ansmeldingsformular til direkte indbetaling
Skyldninger
Indmeldelsesformular
Indmeldelsesformular, formularer til pensionering, formularer til overskudsdeling
S125 Premium Only Plan Formularer
formular til udpegelse af begunstigede
COBRA- eller statsligt papirarbejde om fortsættelse, hvis relevant
Lønningsfil (fortroligt)
( | Der skal være én fil pr. ansat. Bland IKKE sammen i en fælles fil lønregistreringsdokumenter for mere end én ansat.)
Autorisation til direkte indbetaling
Autorisationsblanketter til lønindeholdelse
Overtidsansøgninger, hvis det er relevant
Tidsskemaer
Afgiftsrapport for ansatte
Auto Mileage Reimbursement Vouchers
Garnishments/Income Executions
Requests for Pay Advances
More Confidential Files
( | Der skal være én fil pr. ansat. Lønsedler for mere end én ansat må IKKE blandes sammen i en fælles fil.)
Dokumentation af undersøgelser
Korrespondance om retssager eller DOL/EEOC-undersøgelser
EEOC- og Affirmative Action-data
Resultater af baggrundskontrol og narkotikatestning
OSHA-formularer
Rapport om hændelse hos medarbejderen
Medicinske oplysninger
FMLA Formularer
Anmodning fra en ansat om familielægeorlov
Attestering af sundhedsplejerske
Periodiske rapporter om familielægeorlov
Attestering af tilbagevenden til arbejdet på grund af familielægeorlov
Opkrævningsformularer for invaliditet og/eller arbejdsskadeerstatning
Anmodning om tilpasning