Samanställning är en viktig typ av arbetsarrangemang för företag att förstå eftersom oberoende entreprenörer blir en alltmer integrerad del av arbetskraften. Företagen måste vara medvetna om de problem med efterlevnaden av reglerna för oberoende entreprenörer som kan uppstå i samband med samanställningsarrangemang för att undvika rättsliga och ekonomiska återverkningar.
Vad är samanställning?
Samanställning är ett arrangemang där två företag båda har rättigheter och skyldigheter som arbetsgivare – företaget behåller ansvaret för arbetstagarens arbetsuppgifter och dagliga funktioner, medan samanställaren sköter personalrelaterade funktioner, t.ex. löneadministrationen. På detta sätt är arbetstagaren tekniskt sett anställd både av företaget och medarbetsgivaren.
I världen av oberoende entreprenörer förekommer samanställning ofta när bemanningsföretag anlitar oberoende entreprenörer för sina kunder. Medan bemanningsföretaget i första hand ansvarar för HR-funktioner som rekrytering, anställning och lönesättning, hanterar företaget arbetsavtalet. Eftersom bemanningsföretaget och kunden har skyldigheter gentemot uppdragstagaren kan de i denna situation båda betraktas som arbetsgivare.
Vad är riskerna med samanställning?
Vissa företag kan använda samanställning som ett sätt att anlita oberoende uppdragstagare utan att ta på sig det ytterligare ansvaret för personalfrågor, t.ex. betalnings- och skatteansvar. Detta strukturella arrangemang eliminerar dock inte riskerna.
Om entreprenören bestämmer sig för att vidta rättsliga åtgärder för att han eller hon anser att han eller hon bör behandlas som anställd, eller om ditt företag granskas och det visar sig att det har behandlat oberoende entreprenörer som anställda eller tvärtom, kan både ditt företag och bemanningsföretaget hållas ansvariga och tvingas betala skadestånd.
Om ett företag till exempel behandlar sina oberoende entreprenörer som anställda – och kräver att de ska arbeta i team med ordinarie anställda, dela samma handledare, utföra samma funktioner, arbeta på samma tider och arbeta på plats med hjälp av företagets utrustning och förnödenheter – riskerar företaget att drabbas av klagomål, en revision och eventuellt en rättegång.
Det är viktigt att inse att de oberoende entreprenörerna kommer från olika bakgrunder. Vissa kommer lätt att klara en granskning av efterlevnaden medan andra kan ha accepterat en etikett som oberoende entreprenör på grund av en ekonomisk omständighet men är anställningsmedvetna. En arbetstagare som motvilligt arbetar som en oberoende entreprenör i ett samverkansavtal kan utsätta ditt företag för risker.
Hur företag kan undvika samverkansrisker
Som ett samverkansavtal kan befria företag från en del av de administrativa bördorna med anställning av oberoende entreprenörer, eliminerar det inte de inneboende riskerna. Här är fyra steg du kan ta för att undvika risker med samanställning:
Säkerställ att alla oberoende entreprenörer är korrekt klassificerade
För att undvika att bli granskad för felaktig klassificering av anställda är det viktigt att se till att alla oberoende entreprenörer som du anlitar är korrekt granskade och klassificerade. Detta innebär att förstå och följa federala, statliga och lokala lagar – en uppgift som många företag utför genom att samarbeta med ett företag som specialiserar sig på att anlita oberoende entreprenörer, till exempel MBO. Om du samarbetar med ett bemanningsföretag ska du se till att de har en klassificeringsprocess.
Behandla inte oberoende entreprenörer som anställda
Du och ditt team kan utveckla goda arbetsrelationer med oberoende entreprenörer, men det är viktigt att du inte placerar dig själv i en position som arbetsgivare och anställd. Skapa ett program för att engagera oberoende entreprenörer och utbilda dina chefer och anställda om hur de ska interagera med oberoende entreprenörer. Hur mycket du än uppskattar tjänsterna från en oberoende entreprenör är de inte dina anställda.
Håll dig till att oberoende entreprenörer är en egen affärsenhet
Kontroll är en viktig faktor när det gäller att fastställa arbetstagarstatus. Samarbetsavtal skyddar dig inte från osäker ledning av oberoende entreprenörer. Till skillnad från en heltidsanställd har en oberoende arbetstagare frihet när det gäller hur de uppfyller skyldigheterna i projektavtalet. Om deras arbete inte kräver att de är på plats bör du till exempel inte kräva att de arbetar från ditt kontor. Kom ihåg att en oberoende entreprenör är ett företag och bör behandlas som ett sådant.
Samarbeta med ett etablerat företag som engagerar oberoende entreprenörer
Samarbeta med ett etablerat företag kan hjälpa dig att navigera i dessa processer och rutiner, sänka dina risker och hjälpa dig att engagera oberoende talanger i enlighet med reglerna. Företag som MBO har många års erfarenhet och beprövade metoder för att utvärdera och anlita oberoende talanger för kunder.
När man anlitar oberoende entreprenörer är regelefterlevnad en viktig fråga. Om du vill veta mer om hur du minskar din risk kan du läsa Hur du minskar din risk för felklassificering av anställda.