Arbetsdepartementets löne- och timavdelning och Fair Labor Standards Act kräver båda att företag ska föra lönespecifikationer och annan dokumentation om anställda. Internal Revenue Service kräver också att du sparar löneunderlag för alla nuvarande anställda i minst sex år efter det att anställningen har upphört. Arbetsgivare måste hålla reda på ersättning och ledighet.
Vilka lönespecifikationer måste arbetsgivare föra?
Du skulle normalt sett föra de flesta av de register som lagen kräver i samband med affärsverksamheten, så för att uppfylla kraven bör det inte krävas mycket extra åtgärder. Se över de register som du redan har för att se till att du uppfyller kraven från IRS och FLSA.
Register kan föras i vilken form som helst, även elektroniskt. För alla anställda som inte är undantagna och de som omfattas av krav på minimilön behöver du:
- Personlig information, inklusive den anställdes namn, hemadress, yrke, kön, och födelsedatum om han/hon är under 19 år
- Hur och dag då hans/hennes arbetsvecka börjar
- Totalt antal arbetade timmar varje arbetsdag och varje arbetsvecka
- Totalt antal raka arbetstimmar per dag eller per vecka
- timlön
- Reguljär timlön för varje vecka då övertidsarbete utförs
- Total övertidsersättning för arbetsveckan
- Total löner som betalas ut varje löneperiod
- Datum för utbetalning och löneperiod som omfattas.
Icke- undantagsanställda
Nej undantagsanställda måste få minst minimilön och få övertidsersättning för alla arbetstimmar över 40 timmar per vecka. Från och med den 30 november 2016 kan en anställd vara undantagen om han eller hon får minst 455 dollar i veckan på lönebasis och om han eller hon utför vissa arbetsuppgifter. Dessa arbetsuppgifter är vanligtvis administrativa, verkställande eller i ledningen.
Den direkta lönen är den som intjänas under de första 40 timmarna i en arbetsvecka.
Undantagna arbetstagare
De uppgifter som krävs för undantagna arbetstagare skiljer sig från dem som krävs för arbetstagare som inte är undantagna, och särskild information krävs för hushållsanställda, för arbetstagare som arbetar enligt ovanliga lönearrangemang, för arbetstagare till vilka logi eller andra faciliteter tillhandahålls, och för arbetstagare som får stödundervisning. Om någon av dina arbetstagare faller in i dessa kategorier bör du rådgöra med en advokat.
Formulär som du måste behålla
För varje anställd bör du, förutom lönebokföringen, spara några andra dokument.
- En undertecknad kopia av hans W-4-blankett som visar federal källsortering. Anställda kan ändra det här formuläret när som helst, så se till att du har det senaste formuläret i topp.
- En kopia av alla blanketter där den anställde har godkänt löneavdrag, inklusive förmåner och särskilda donationer som United Way eller andra välgörenhetsorganisationer.
- En kopia av den anställdes ursprungliga ansökningsblankett och alla styrkande dokument, t.ex. CV eller betygshandlingar.
- Register över förändringar i lönenivåer, inklusive befordringar eller degraderingar, och orsakerna till dessa åtgärder.
Vilket är det bästa sättet att förvara lönebokföring?
Lönespecifikationer, inklusive de som dokumenterar alla arbetade timmar, förändringar i lönestatus och lönesatser, bör förvaras i en separat fil för varje anställd.
Du måste också föra register över alla ändringar som görs i de anställdas löner och förmåner, inklusive anställdas samtycken. Du måste ha ett skriftligt samtycke i din akt för alla avdrag från en anställds lön, med undantag för FICA-skatter och kvarstad.
Vem har rätt att ta del av arbetstagarjournaler?
De flesta företag förvarar personaljournaler i ett avgränsat område och tillåter endast åtkomst för personer som kan behöva granska dem på grund av sin anställningsgrad eller position. Ange vilka företagsanställda som får se de anställdas journaler. Tillgången är vanligtvis begränsad till personer på personalavdelningen och chefer och ledare över en viss nivå.
Arbetsgivarjournaler bör aldrig avlägsnas från journalrummet. I ett mycket litet företag kanske du vill förvara dessa register på ditt personliga kontor, eller på din bokhållares kontor om han har ett eget avskilt utrymme. Anställda bör få se sina egna journaler, men du kanske vill ha någon som stannar i rummet tillsammans med arbetstagaren medan hon tittar på sina handlingar.
Om du har fler än ett fåtal anställda kanske du vill upprätta en policy för tillgång till personalakter så att personalansvariga vet hur de ska svara på förfrågningar.
Vissa federala och statliga revisorer kan få tillgång till de anställdas journaler i revisionssyfte. Du kan begära en fullmakt innan du ger en revisor tillgång till anställdas journaler.
Avokater som företräder anställda i rättegångar kan få tillgång till uppgifter i vissa specifika fall. En tjänsteman på högsta nivå eller företagets advokat bör verifiera advokatens begäran innan han/hon tillåter att register får ses, och en fullmakt eller stämning kan vara nödvändig även i detta fall.