Vad är en EDI 850?

Vad är en EDI 850?

Den EDI 850 är ett inköpsorderdokument för ANSI X12-transaktionsuppsättningen som använder EDI-teknik. Detta är standardformatet för en elektronisk inköpsorder när EDI-formatet används. EDI står för Electronic Data Interchange (elektroniskt datautbyte). Detta dokument används för att göra en beställning av varor eller tjänster. Transaktionsuppsättningen innehåller:

• De begärda artiklarna och deras respektive priser
• Mängder som beställs
• Faktureringsinformation
• Information om avsändning till
• Eventuella fraktinstruktioner
• Informationer om transportör

Informationen organiseras i element och segment enligt vad som specificeras i EDI 850 transaktionsuppsättningen. Det är viktigt att följa EDI 850-specifikationerna eftersom inköpsorderdokumentet kommer att skickas, tas emot och tolkas av en dator. Om man inte följer dessa specifikationer enligt de accepterade standarderna kommer det att skapa problem vid sändning och mottagning – vilket kan orsaka fel eller förhindra att dokumentet någonsin kommer fram till leverantören.

De olika dataelement och segment som finns i en 850 inköpsorder inkluderar:

• ISA är interchange control header. Den markerar början på en eller flera funktionella grupper och kontrollsegment.
• ISA01 – Authorization Information Qualifier. Kod 00 anger att ingen behörighetsinformation finns i I02.
• ISA02 – Behörighetsinformation
• ISA03 – Säkerhetsinformation Qualifier. Kod 00 anger att ingen säkerhetsinformation finns i I01.
• ISA04 – Säkerhetsinformation
• ISA05 – Interchange ID Qualifier
• ISA06 – Interchange Sender ID.
• ISA07 – ID-kvalificering för utbytet
• ISA08 – ID för mottagaren av utbytet
• ISA09 – Datum för utbytet
• ISA10 – Tid för utbytet
• ISA11 – Identifiering av kontrollstandarder för utbytet. ”U” anger att U.S. EDI Community of ASC X12, TDCC och UCS är ansvarig för den kontrollstandard som används i meddelandet.
• ISA12 – Interchange Control Version Number. Koden ”0400” anger att standarden har utfärdats som ANSI X12.5-1997.
• ISA13 – Interchange Control Number
• ISA14 – Acknowledgement Requested. Kod ”0” anger att ingen bekräftelse har begärts.
• ISA15 – Användningsindikator. Kod ”P” anger att utbyteskuvertet innehåller produktionsdata.
• ISA16 – Component Element Separator

GS representerar den funktionella grupphuvudet. Den markerar början av en funktionell grupp och ger kontrollinformation.

• GS01 – Identifiering av funktionell kod. Koden ”PO” anger inköpsorder.
• GS02 – Applikationens avsändarkod
• GS03 – Applikationens mottagarkod
• GS04 – Datum
• GS05 – Tid
• GS06 – Kontrollnummer för gruppen
• GS07 – Kod för det ansvariga organet är X, som står för ackrediterad standardiseringskommitté X12
• GS08 – Identifieringskod för version/omarbetning/industri. Koden 004010 anger att utkastet till standarder har godkänts för publicering av ASC X12 Procedures Review Board till och med oktober 1997.

ST (transaktionsuppsättningens rubrik) markerar början av transaktionsuppsättningen och används för att fastställa ett kontrollnummer. Till exempel: ST*850*05210 anger en inköpsorder med kontrollnumret 05210. 850 betecknar transaktionsuppsättningen för inköpsorder.

BEG startar början av transaktionen för inköpsorder. Det markerar början på denna transaktionsuppsättning och ger identifierande datum och nummer. 00 anger en ny inköpsorder och SA anger att det är en fristående order. Den kommer också att innehålla inköpsordernummer och datum för utfärdande.

N9 representerar referensidentifikationen. ”PO” anger inköpsorder. Den innehåller också inköpsordernumret.

DTM står för datum/tidskvalificering. Detta används för att specificera relevanta datum och tider, inklusive datum och tid för skapandet av transaktionen.

MSG representerar meddelandetext för att innehålla instruktioner för frakt och andra särskilda instruktioner.

N1 representerar flera dataelement, inklusive entitetsidentifieringskoder, namn, identifieringskodskvalificeringar och identifieringskoder.

N3 representerar adressinformation för organisationen.

N4 är den geografiska platsen och inkluderar stad, delstat och postnummer.

PER är den administrativa kontakten.

PO1 representerar uppgifter om inköpsorderns artikel, inklusive linjenummer, beställd kvantitet, måttenhet och pris. IN står för artikelnummer. VC står för leverantörens katalognummer. SN står för serienummer.

Segmentet PID innehåller produktbeskrivningen.

Segmentet REF är referensidentifiering för att specificera identifierande information.

SDQ står för destinationskvantitet och används för att specificera detaljer om destination och kvantitet.

CTT (transaktionssummor) visar antalet poster och antalet beställda enheter.

SE (transaction set trailer) anger antalet segment i beställningen och kontrollnumret för transaktionsuppsättningen.

GE anger slutet av en funktionell grupp och ger kontrollinformation.

IEA representerar interchange control trailer, som anger antalet funktionella grupper som är involverade i utbytet och de kontrollnummer som tilldelats av avsändaren.

Den 850 är EDI-formatversionen av den konkreta inköpsordern i företagets inköpssystem. Under EDI-kommunikationsprocessen förbereder köparen beställningen och får den godkänd. Efter godkännandet sker EDI-översättningsprocessen för att omvandla inköpsordern till ett språk som datorn förstår, innan den skickas till leverantören.

”EDI 850 Inköpsorder liknar inköpsorderdokumentet på papper. Skillnaden är att datorn sköter all överföring för att effektivisera verksamheten i leveranskedjan och det finns inget behov av att ta emot beställningar via e-post eller fax och att skriva in informationen på nytt i flera olika system. Detta minskar antalet fel och frigör resurser.”

Hur EDI-överföring fungerar

Både köparen och leverantören måste använda samma EDI-system för att överföringen ska lyckas. Därför är det viktigt att veta vilket system man använder och att välja leverantörer som använder samma system.

Köparens datorsystem skickar EDI 850 direkt till handelspartnern via Internet med filöverföringsprotokoll (FTP) eller med hjälp av ett Value-Added Network, eller VAN. VAN fungerar som mellanhand mellan handelspartnerna för att underlätta kommunikationen. Köparens VAN ansluter till leverantörens VAN för att starta överföringen. VAN:n ser till att EDI 850 skickas och tas emot. Dokumentet hålls säkert under hela överföringsprocessen med hjälp av olika säkerhetsfunktioner, t.ex. lösenord, kryptering och användar-ID. EDI 850 förblir autentisk genom en rad kontrollförfaranden och redigering under hela säkerhetsprocessen.

Överföringen är ett kritiskt steg och betydande misstag kan inträffa när felaktiga kommunikationsmetoder används.

Tillväxling av en EDI 850 inköpsorder Arbetsflöde

När en köpare skickar EDI inköpsordern till leverantören är det en indikation på att köparen vill köpa de listade varorna och tjänsterna från leverantören. När leverantören tar emot inköpsordern validerar de dokumentet mot EDI 850-specifikationerna och svarar med sitt eget EDI-dokument, 855 Purchase Order Acknowledgement.

Om köparen behöver göra en ändring i inköpsordern efter att den skickats och tagits emot av leverantören, men innan ordern har fyllts i, kan de skapa och skicka en EDI 860: Purchase Order Change Request – Buyer Initiate (begäran om ändring av inköpsorder). Saker som ingår här kan vara:

• Attester
• Ändring av artiklar
• Förändring av datum
• Förändring av kvantitet
• Prisändring
• Rebokning

När köparen bekräftar ändringen av inköpsbeställningen skickar de som svar en EDI 865 Purchase Order Acknowledgment with Change (bekräftelse av inköpsorder med ändring). Detta kommer att uppmärksamma köparen på att säljaren att de accepterar eller förkastar köparens ändringar. Om säljaren behöver det kan han också använda 865 för att begära ändringar i den ursprungliga beställningen, med en annan kod än den som används för att bekräfta beställningen.

När EDI 850 tas emot av säljaren översätts den till ett användbart format. EDI-översättningsprogramvara fungerar som gränssnitt mellan dokumentet och datorns infrastruktur. Översättningsprogrammet tar EDI-dokumentet och översätter det till ett användbart format för datorsystemet. Därefter används en mappare för att ändra filen, tidigare EDI-dokumentet, till ett format som är kompatibelt med leverantörens ERP-system (Enterprise Resource Planning). Vid denna tidpunkt är EDI 850 inte längre ett EDI-dokument utan en användbar inköpsorder (precis som den som köparen började med innan den översattes till EDI-format) som företaget kan bearbeta enligt sitt arbetsflöde.

Köporderbekräftelsen uppmärksammar köparen på att säljaren har bekräftat mottagandet av inköpsordern. Med detta dokument slipper köparen ringa, skicka e-post eller faxa till säljaren för att försäkra sig om att beställningen har tagits emot.

Om den ursprungliga inköpsordern inte accepterades i befintligt skick, t.ex. om varor inte finns i lager, och leverantören har gjort ändringar i den, innehåller inköpsorderbekräftelsen dessa ändringar. EDI 855-dokumentet innehåller följande:

• Köpordernummer
• Förväntat leveransdatum
• Förväntat leveransdatum
• Leverantörsnummer
• Artikelnummer eller artikelnummer
• Artikelbeskrivning
• Enhetspriser

När beställningen har förberetts kommer leverantörens system att skapa och sända ett EDI 856-dokument om förhandsbesked om leverans.

Detta dokument innehåller:

• Information på fraktnivå, t.ex. information om transportör och spårningsnummer
• Information på beställningsnivå, t.ex. inköpsordernummer
• Information på artikelnivå, t.ex. artiklar och kvantiteter
• Information på förpackningsnivå, t.ex. streckkoder på artikelförpackningar

Köparen tar emot artiklarna och kontrollerar beställningen för att se till att allt är där som det ska vara.

Leverantören skickar en EDI 810-faktura som innehåller:

• Beställda artiklar och deras kostnad
• Mängder som beställts
• Betalningsvillkor
• Någon rabatt som erbjuds
• Fakturerings- och leveransuppgifter

Den EDI 810-faktura konverteras till en faktura som köparens inköpsorderhanterings- och redovisningssystem kan använda, så att leverantörsreskontra kan göra betalning till leverantören.