Välkomna en ny kund eller klient. Exempel på brev.
Framtida saker att tänka på när man skriver välkomstbrev till kunder
Välkomstbrev
Välkomstbrev är brev som skrivs för att artigt hälsa på och presentera andra för en organisation. De kan skickas till nya elever i en skola, nya anställda i ett företag, deltagare på en konferens osv. Det främsta syftet med välkomstbrev är att höja mottagarnas moral och låta dem veta att de nu är en viktig del av teamet. Breven anses vara en artighetsgest och det vackraste sättet att visa mottagaren att du uppskattar hans/hennes närvaro, ansträngningar eller intresse för att göra något. Välkomstbrev kan också innehålla viktig information som mottagarna kanske ännu inte känner till.
När du skriver välkomstbrev är ditt mål att få mottagarna att känna sig ”hemma”. Därför måste du vara så vänlig som möjligt. Börja med att officiellt presentera organisationen för mottagaren. Tacka artigt och gratulera honom/henne till att han/hon blivit en del av teamet. Försäkra mottagaren om att han/hon har fattat rätt beslut när han/hon valde er organisation. Se till att tilltala mottagaren med hans/hennes namn. Var kortfattad och inkludera endast nödvändig information. Avsluta brevet genom att tacka mottagaren igen och underteckna det med ditt namn och din titel.
Brev till kunder
Brev till kunder är brev som skrivs av företag till personer eller organisationer som köper varor och tjänster från dessa företag. Breven kan vara riktade till specifika kunder eller till alla kunder, beroende på vad frågan gäller. Om du äger ett företag finns det många tillfällen då du kan finna det nödvändigt att skriva till dina kunder. Du kanske till exempel vill skicka ursäktsbrev för faktureringsfel, inkassobrev till dem som är skyldiga dig pengar, uppföljningsbrev efter första kundernas besök, marknadsföringsbrev för att marknadsföra konferensevenemang osv. Att ständigt skriva till dina kunder är viktigt eftersom det får kunderna att känna sig uppskattade och stärker relationen mellan företag och kund.
Alla brev till kunder är formella. Därför bör du hålla en professionell ton. Tilltala kunden med hans/hennes namn i stället för ”Kära värdefulla kund”. Tacka personen för att han eller hon är din kund. Förmedla ditt budskap tydligt och kortfattat utan att blanda ihop information. Separera viktig information och märk den med underrubriker. Undvik att avskräcka kunden med detaljerade villkor. Lägg i stället dessa på en annan sida. Berätta för mottagaren hur han eller hon kan kontakta dig och hur han eller hon kan sluta få brev. Avsluta med en positiv kommentar. Skriv ditt namn och signera brevet för hand.